「毎月、Google スプレッドシートのデータを手動でエクスポートしてバックアップしている…」
「フォームに回答があるたびに、関連シートをエクスポートして他部署に共有するのが手間…」
このように、Google スプレッドシートのデータをエクスポートする定型的な作業に、貴重な時間を奪われていませんか？
もし、フォームへの回答送信や特定のスケジュールをきっかけに、Google スプレッドシートの特定シートを自動でエクスポートできる仕組みがあれば、こうした手作業による手間や更新漏れのリスクから解放され、より付加価値の高い分析業務や企画立案に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートのデータを自動でエクスポートする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームで回答が送信されたら、Google スプレッドシートで該当のシートをエクスポートする
試してみる
■概要
フォームの回答内容に応じて、Google スプレッドシートから特定のシートを探して手動でエクスポートする作業は、手間がかかる上に、選択ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動で該当シートを特定し、Google スプレッドシートから指定の形式でエクスポート処理を実行するため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム回答をもとにしたGoogle スプレッドシートのエクスポート作業に手間を感じている方
- 特定のシートを定期的にエクスポートし、関係者へ共有する業務を担当している方
- 手作業によるデータ抽出やファイルのエクスポートミスを防止し、業務を標準化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に、Google スプレッドシートからのデータ取得とエクスポートが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのシート選択やファイルのエクスポート処理がなくなるため、ファイル形式の間違いや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「スプレッドシートの情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、取得した情報からエクスポート対象のシートIDを特定するためのマニュアル（指示）を作成します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「Googleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでメール機能を選択し、「メールを送る」アクションを設定して、ダウンロードしたファイルを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能で、用途に応じて質問項目や回答形式などを任意に設定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、情報を取得したい対象のスプレッドシートIDを任意で設定します。
- AI機能によるテキスト抽出では、前段で取得した情報などを変数として活用し、 エクスポート対象のシートIDのほか、任意の抽出したい項目を設定することが可能です。
- Google Driveでファイルをダウンロードする際に、ファイル種別などを任意で設定してください。
- メール機能では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、前段のオペレーションで取得した情報を変数として本文などに含めることも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
フォーム回答をトリガーにGoogle スプレッドシートのデータをエクスポートするフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Yoomのフォームで回答が送信されたら、Google スプレッドシートで該当のシートを自動でエクスポートするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google スプレッドシートとGoogle Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フォームのトリガー設定と各種アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
フォームで回答が送信されたら、Google スプレッドシートで該当のシートをエクスポートする
試してみる
■概要
フォームの回答内容に応じて、Google スプレッドシートから特定のシートを探して手動でエクスポートする作業は、手間がかかる上に、選択ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動で該当シートを特定し、Google スプレッドシートから指定の形式でエクスポート処理を実行するため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム回答をもとにしたGoogle スプレッドシートのエクスポート作業に手間を感じている方
- 特定のシートを定期的にエクスポートし、関係者へ共有する業務を担当している方
- 手作業によるデータ抽出やファイルのエクスポートミスを防止し、業務を標準化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に、Google スプレッドシートからのデータ取得とエクスポートが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのシート選択やファイルのエクスポート処理がなくなるため、ファイル形式の間違いや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「スプレッドシートの情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、取得した情報からエクスポート対象のシートIDを特定するためのマニュアル（指示）を作成します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「Googleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでメール機能を選択し、「メールを送る」アクションを設定して、ダウンロードしたファイルを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能で、用途に応じて質問項目や回答形式などを任意に設定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、情報を取得したい対象のスプレッドシートIDを任意で設定します。
- AI機能によるテキスト抽出では、前段で取得した情報などを変数として活用し、 エクスポート対象のシートIDのほか、任意の抽出したい項目を設定することが可能です。
- Google Driveでファイルをダウンロードする際に、ファイル種別などを任意で設定してください。
- メール機能では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、前段のオペレーションで取得した情報を変数として本文などに含めることも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：Google スプレッドシートとGoogle Driveをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビでは、Google スプレッドシートのマイアプリ連携方法を解説しています。
Google Driveも同じ手順で行えますので、ナビを参照してマイアプリ連携を行ってください！
前準備：Google スプレッドシートを用意する
今回のフローでは、特定のGoogle スプレッドシートをエクスポートするため、エクスポートするシートを用意してください。
今回は、以下のシートを用意しました。
「シート1」のシートをGoogle Driveにエクスポートする想定です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
フォームで回答が送信されたら、Google スプレッドシートで該当のシートをエクスポートする
試してみる
■概要
フォームの回答内容に応じて、Google スプレッドシートから特定のシートを探して手動でエクスポートする作業は、手間がかかる上に、選択ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動で該当シートを特定し、Google スプレッドシートから指定の形式でエクスポート処理を実行するため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム回答をもとにしたGoogle スプレッドシートのエクスポート作業に手間を感じている方
- 特定のシートを定期的にエクスポートし、関係者へ共有する業務を担当している方
- 手作業によるデータ抽出やファイルのエクスポートミスを防止し、業務を標準化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に、Google スプレッドシートからのデータ取得とエクスポートが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのシート選択やファイルのエクスポート処理がなくなるため、ファイル形式の間違いや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「スプレッドシートの情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、取得した情報からエクスポート対象のシートIDを特定するためのマニュアル（指示）を作成します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「Googleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでメール機能を選択し、「メールを送る」アクションを設定して、ダウンロードしたファイルを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能で、用途に応じて質問項目や回答形式などを任意に設定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、情報を取得したい対象のスプレッドシートIDを任意で設定します。
- AI機能によるテキスト抽出では、前段で取得した情報などを変数として活用し、 エクスポート対象のシートIDのほか、任意の抽出したい項目を設定することが可能です。
- Google Driveでファイルをダウンロードする際に、ファイル種別などを任意で設定してください。
- メール機能では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、前段のオペレーションで取得した情報を変数として本文などに含めることも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：フォームのトリガー設定
最初の設定です！
フォームに回答があった際にフローボットが起動します。赤枠をクリックしてください。
※詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
フォームの基本設定・オプション設定について
クリックすると、フォームを作成する画面が表示されます。
デフォルトで設定されていますが、フォームのタイトルや質問項目など、自由にカスタマイズも可能です。
プレビューページでは、フォームの完成形を確認できます！
必要に応じて質問文、質問形式などを設定しましょう！
「スプレッドシートのID」の部分が質問項目です。
設定を終えたら、「次へ」をクリックしましょう！
続いて、以下の画面に遷移します。
「回答ページ」や「完了ページ」をクリックすると、回答する際に表示される画面や完了画面のプレビューを確認できます。
次に「取得した値」を設定しましょう！
ここでは、次のステップで使用するサンプル値を入力してください。
「スプレッドシートID」は、Google スプレッドシートを開き、URLから確認できます。
URLがhttps://docs.google.com/spreadsheets/d/⚫︎⚫︎⚫︎/editの場合、⚫︎⚫︎⚫︎がスプレッドシートIDです。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」をクリックします。以上で、フォームトリガーの設定は完了です！
ステップ4：Google スプレッドシートのアクション設定
ここでは、Google スプレッドシートの情報を取得する設定を行います。
それでは、赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
