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「毎月、Google スプレッドシートのデータを手動でエクスポートしてバックアップしている…」
「フォームに回答があるたびに、関連シートをエクスポートして他部署に共有するのが手間…」
このように、Google スプレッドシートのデータをエクスポートする定型的な作業に、貴重な時間を奪われていませんか？
もし、フォームへの回答送信や特定のスケジュールをきっかけに、Google スプレッドシートの特定シートを自動でエクスポートできる仕組みがあれば、こうした手作業による手間や更新漏れのリスクから解放され、より付加価値の高い分析業務や企画立案に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGoogle スプレッドシートのデータを自動でエクスポートする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Yoomのフォームで回答が送信されたら、Google スプレッドシートで該当のシートを自動でエクスポートするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Google Drive
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビでは、Google スプレッドシートのマイアプリ連携方法を解説しています。
Google Driveも同じ手順で行えますので、ナビを参照してマイアプリ連携を行ってください！
今回のフローでは、特定のGoogle スプレッドシートをエクスポートするため、エクスポートするシートを用意してください。
今回は、以下のシートを用意しました。
「シート1」のシートをGoogle Driveにエクスポートする想定です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
最初の設定です！
フォームに回答があった際にフローボットが起動します。赤枠をクリックしてください。
※詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
フォームの基本設定・オプション設定について
クリックすると、フォームを作成する画面が表示されます。
デフォルトで設定されていますが、フォームのタイトルや質問項目など、自由にカスタマイズも可能です。
プレビューページでは、フォームの完成形を確認できます！
必要に応じて質問文、質問形式などを設定しましょう！
「スプレッドシートのID」の部分が質問項目です。
設定を終えたら、「次へ」をクリックしましょう！
続いて、以下の画面に遷移します。
「回答ページ」や「完了ページ」をクリックすると、回答する際に表示される画面や完了画面のプレビューを確認できます。
次に「取得した値」を設定しましょう！
ここでは、次のステップで使用するサンプル値を入力してください。
「スプレッドシートID」は、Google スプレッドシートを開き、URLから確認できます。
URLがhttps://docs.google.com/spreadsheets/d/⚫︎⚫︎⚫︎/editの場合、⚫︎⚫︎⚫︎がスプレッドシートIDです。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」をクリックします。以上で、フォームトリガーの設定は完了です！
ここでは、Google スプレッドシートの情報を取得する設定を行います。
それでは、赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
次の画面で、「スプレッドシートID」を設定します。
指定のスプレッドシートのタイトルやURLなどの情報を取得することができます。
「スプレッドシートID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択が可能です！
※「←フォームのアウトプットを設定してください」は削除してくださいね。
「テスト」をクリックしてください。
テスト成功の表示を確認し、「完了」をクリックしましょう！
ここでは、先ほど取得したシートID、シート名の一覧から「抽出対象シート」の「シートID」を抽出する設定を行います。
赤枠をクリックしましょう！
まずは、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分の「変更」をクリックして、設定を変更することが可能です。
消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
詳細設定の画面に遷移したら、「対象のテキスト」を設定します。
フォームのトリガー設定や、Google スプレッドシートの設定で取得した値から選択してください。
続いて、「抽出したい項目」を設定します。
入力欄下の注釈を参照して、設定しましょう。
「指示内容」はあらかじめ設定されています。
必要に応じて変更し、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
確認ができたら、「完了」をクリックしましょう！
ここでは、Google スプレッドシートをダウンロードする設定を行います。
赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
次の画面で必須項目を設定していきます！
まずは、「ファイルID」を設定します。
下図のように、Google スプレッドシートの設定で取得した値を引用して設定してください。
「シートID」は、テキスト抽出の設定で取得した値を設定してください。
続いて、「ファイルタイプ」を設定します。
プルダウンから選択してください。
テストをクリックします。
ダウンロードボタンをクリックすると、ダウンロードできているか確認ができます。
「完了」をクリックし、次に進みましょう！
最後の設定です！
ここでは、エクスポートしたファイルをメールで送付する設定を行います。
赤枠をクリックしましょう！
まずは、メールの設定を行います。
アプリは変更せず、このままで大丈夫です。
続いて、「メールの内容」を設定します。
「To」は、フォームの設定で取得した値を設定してください。
※今回はテスト操作のため、自身のメールアドレスを入力しておくことをおすすめします。
フローボットが正常に動作していることを確認できたら、下図のようにフォームの設定で取得した値を設定しましょう。
「件名」と「本文」は、ご自身で自由に設定しましょう。
今回は以下のように設定しましたが、任意で作成した文章とこれまでのステップで取得した値を組み合わせて設定することも可能です。
【Tips】
取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動する値として反映されます。
これにより、毎回変動する情報を手動で入力する必要がなくなり、効率的に連携できます。
「添付ファイル」は、以下のように設定しましょう。
このように設定することで、先ほどエクスポートしたファイルをメールに添付することができます。
次の画面で、「メールの送信内容」を確認します。
宛先や本文に間違いがないかを確認し、テストをクリックしましょう！
※テストをクリックすると、実際にメールが送信されてしまうので、ご注意ください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
「完了」をクリックしてください！
最後に、先ほど指定したメールアドレスに送信されたか確認してみましょう。
送信されましたね！
以上で、フローの完成です！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Google スプレッドシートのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Google スプレッドシートへの行追加を機にマネーフォワード クラウド請求書やfreee会計へ取引先を自動登録したり、BoxやConfluenceの情報をシートへ集約したりできます。
各種ツールとの連携により、データの転記作業をなくし、Google スプレッドシートで情報を一元管理することが可能です。
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
■概要
ClickUpでタスク管理を行う際、進捗状況の集計や共有のためにGoogle スプレッドシートへ手作業で情報を転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、ClickUpでタスクが作成されたタイミングで、Google スプレッドシートへ自動でレコードを追加できます。二重入力の手間をなくし、タスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書などのページ情報を、管理のためにGoogle スプレッドシートへ手作業で転記していませんか。こうした単純作業は手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、自動でGoogle スプレッドシートに情報が追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、Misocaに取引先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.管理業務でGoogle スプレッドシートを利用している方
・取引先の登録でGoogle スプレッドシートを活用している営業チーム
・共同編集でGoogle スプレッドシートを利用しているチームメンバー
2.Misocaで請求業務を担当している方
・取引先の登録を手動で行っている経理担当者
・Misocaへの取引先の登録作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートとMisocaの両ツールで取引先を管理している場合、手動による登録作業が手間だと感じているかもしれません。
また、手動による登録作業は誤入力や入力漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性があります。
このテンプレートは、Google スプレッドシートに取引先が登録されると自動でMisocaに登録することができます。
Misocaへの取引先の登録が自動化されるため、手動による作業が軽減され、業務の効率化を図ることが可能です。
多くの取引先を扱っている場合でも、両ツールのデータの一貫性が保たれることで正確に作業を進めていくことができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、MisocaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、TOKIUMに取引先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先情報の管理をしている方
・Google スプレッドシートに取引先情報を日常的に追加している方
・管理業務でGoogle スプレッドシートを活用している方
2.業務でTOKIUMを利用している方
・TOKIUMへの取引先情報の追加を手動で行っている方
・Google スプレッドシートとTOKIUMの連携を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
取引先情報の管理において複数のツールを利用する場合、手動による情報入力が手間だと感じているかもしれません。
また、手動による情報入力は入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性があります。
このテンプレートは、Google スプレッドシートで取引先が追加されるとTOKIUMに自動で追加することができます。
TOKIUMへの取引先の登録が自動化されることで、後続作業をスムーズに進めることができ、業務の効率化を図ることが可能です。
また、手動によるヒューマンエラーの発生を防止することができるため、正確なデータ管理をすることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、TOKIUMのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、boardに顧客を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートで顧客管理をしている方
・顧客情報の入力を行っている営業部門の方
・Google スプレッドシートとboardを連携して効率化を図りたい方
2.管理業務でboardを利用している方
・日常的にboardへの顧客登録を担当している方
・boardへの顧客登録の作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは情報管理に適したツールです。
しかし、Google スプレッドシートに追加した顧客情報をboardに手動で登録している場合、時間がかかり手間です。
このテンプレートは、Google スプレッドシートで顧客情報が追加されると自動でboardに追加することができます。
boardでの顧客情報をスピーディーに管理できるようになるため、業務スピードが向上し、効率化を図ることができます。
また、部門間で利用ツールが異なる場合でも情報連携を円滑にすることができるため、業務進行をスムーズにすることが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
・boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、freee会計に取引先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートで取引先情報を管理している方
・取引先情報の追加をしているバックオフィス業務の担当者
・顧客リストを管理する営業担当者
2.業務でfreee会計を使用している方
・freee会計への取引先の登録を手動で行っている方
・Google スプレッドシートとfreee会計を連携して業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはデータ管理に役立つツールで、共同編集にも適しています。
しかし、Google スプレッドシートに追加した取引先をfreee会計にも登録する場合、誤入力や入力漏れといったミスが発生する可能性があります。
freee会計への取引先の登録を自動化したい方に、このテンプレートは適しています。
Google スプレッドシートで取引先が追加されるとfreee会計にも自動で登録されるため、手動による作業を効率化することが可能です。
また、ツール間のデータの一貫性が保てるため、常に最新の情報を確認することができ、スピーディーに業務を進めることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、マネーフォワード クラウド請求書に取引先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
・定期的に取引先をGoogle スプレッドシートに追加している方
・Google スプレッドシートを共同編集しているチーム
2.バックオフィス業務を担当している方
・業務でマネーフォワード クラウド請求書を利用している方
・手動での取引先登録を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの取引先登録はオンライン上で行えるため、共同編集に適したツールです。
しかし、Google スプレッドシートに登録した取引先をマネーフォワード クラウド請求書にも手動で登録する場合、作業効率を低下させる可能性があります。
このテンプレートは、Google スプレッドシートに取引先が登録されると自動でマネーフォワード クラウド請求書に登録することができます。
手動作業で生じるミスを防ぐことができ、ツール間のデータの整合性を保つことができるため、バックオフィス業務を効率化することが可能です。
また、定期的に取引先を登録する環境である場合、取引先の登録が自動化されることで業務負荷を軽減することができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、マネーフォワード クラウド請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Zoho Mailで受信する重要なお問い合わせや注文メールなどを、一件ずつ確認してGoogle スプレッドシートに手作業で転記していませんか？このような定型業務は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、内容を自動でGoogle スプレッドシートへ追加でき、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoho CRMでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoho CRMを利用して営業活動の管理をしている方
・フォローアップのタスクを管理している方
・営業活動の効率化でZoho CRMを導入している営業チーム
2.Google スプレッドシートでタスク管理をしている方
・Google スプレッドシートでチーム内のタスクを一元管理している方
・プロジェクトの進行状況の共有でGoogle スプレッドシートを利用している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMを利用することで、営業プロセスの効率化ができ、作業負担を軽減できるのがメリットです。
また、Google スプレッドシートでチーム内のタスクを一元管理している場合、Zoho CRMに登録されたタスク情報も共有でき、情報共有がスムーズになります。
しかし、Zoho CRMのタスクを手動でGoogle スプレッドシートに追加している場合、タスクの入力誤りや登録漏れが発生する可能性があります。
このテンプレートを利用することで、Zoho CRMでタスクが登録されるとGoogle スプレッドシートにもタスクを自動で追加できるため、ヒューマンエラーを防止することができます。
Google スプレッドシートへのタスクの追加を自動化することで、手動によるタスク追加の作業が不要となるため、業務を効率化することが可能です。
■注意事項
・Zoho CRM、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートのエクスポート作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた定期的なデータ出力や、特定のタイミングでのファイル作成といった手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、データのバックアップや他システムへの連携がスムーズかつ確実になり、より迅速な意思決定や業務遂行が可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローの構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：定期実行（毎月1日など）でエクスポートできますか？
A：
はい、可能です。
スケジュールトリガーを使用することで、お好きなタイミングでフローボットを起動させることができます。
詳細は以下のリンクをご確認ください。
スケジュールトリガーの設定方法
Q：対象シートが存在しないなど、エラー時の挙動はどうなりますか？
A：
エラーになった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動的に通知できます。
Slack・Chatworkへの通知設定
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
エラー時の対応方法について
Q：PDFやCSVなど他の形式でエクスポートできますか？
A：
はい、可能です。
Google Driveの「Google スプレッドシートをダウンロード」のオペレーションでは、以下のファイル形式から選択できます。
