■概要
フォームの回答内容に応じて、Google スプレッドシートから特定のシートを探して手動でエクスポートする作業は、手間がかかる上に、選択ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動で該当シートを特定し、Google スプレッドシートから指定の形式でエクスポート処理を実行するため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム回答をもとにしたGoogle スプレッドシートのエクスポート作業に手間を感じている方
- 特定のシートを定期的にエクスポートし、関係者へ共有する業務を担当している方
- 手作業によるデータ抽出やファイルのエクスポートミスを防止し、業務を標準化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に、Google スプレッドシートからのデータ取得とエクスポートが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのシート選択やファイルのエクスポート処理がなくなるため、ファイル形式の間違いや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「スプレッドシートの情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、取得した情報からエクスポート対象のシートIDを特定するためのマニュアル（指示）を作成します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「Googleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでメール機能を選択し、「メールを送る」アクションを設定して、ダウンロードしたファイルを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能で、用途に応じて質問項目や回答形式などを任意に設定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、情報を取得したい対象のスプレッドシートIDを任意で設定します。
- AI機能によるテキスト抽出では、前段で取得した情報などを変数として活用し、 エクスポート対象のシートIDのほか、任意の抽出したい項目を設定することが可能です。
- Google Driveでファイルをダウンロードする際に、ファイル種別などを任意で設定してください。
- メール機能では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、前段のオペレーションで取得した情報を変数として本文などに含めることも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
