Zoho Mailで特定のワードを含むメールを受信したらGoogle スプレッドシートに追加する

Zoho Mailで特定のワードを含むメールを受信したらGoogle スプレッドシートに追加する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Zoho Mail
Google スプレッドシート
を自動連携できます。
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■概要

Zoho Mailで受信する重要なお問い合わせや注文メールなどを、一件ずつ確認してGoogle スプレッドシートに手作業で転記していませんか?このような定型業務は時間がかかるだけでなく、コピー&ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、内容を自動でGoogle スプレッドシートへ追加でき、こうした課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Zoho Mailで受信した特定メールの内容を、手動でGoogle スプレッドシートへ転記している方
  • メールからのデータ転記作業における入力ミスや漏れを防ぎ、業務品質を高めたい方
  • 日々の定型業務を自動化し、より生産性の高いコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Zoho Mailでメールを受信するだけで自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業によるコピー&ペーストが不要になるため、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Zoho MailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のワードを含むメールが届いたら」というアクションを設定し、検知したいキーワードを指定します。
  3. 次に、Zoho Mailの「メール内容の取得」アクションを設定し、トリガーで検知したメールから本文などの情報を取得します。
  4. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したメール情報を指定のスプレッドシートに追加します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Zoho Mailのトリガー設定で、検知対象とするメールのキーワード(「問い合わせ」「注文」など)を任意で指定してください。
  • Google スプレッドシートに追加する情報は、Zoho Mailから取得したメールの件名や本文、送信元アドレスなど、必要なデータを選択して自由に設定できます。

■注意事項

  • Zoho MailとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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