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「Googleカレンダーに新しい予定が登録されるたびに、内容をGmailに通知するのが面倒…」
「関係者に添付ファイルを都度共有しなければならないのに、つい忘れがち…」
このように、Googleカレンダーに関連する手作業での情報共有やデータ入力に手間を感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">Googleカレンダーに新しい予定が作成された際、添付ファイルを自動で読み取って内容をメールで送信できる仕組み</span>があったらどうでしょう？
これらの煩雑な作業から解放され、より創造的なコア業務に集中する時間を確保できますね！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Googleカレンダーの予定作成をトリガーとして様々な業務を自動化するテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのGoogleカレンダーと様々なツールを連携して業務を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
予定管理に伴う面倒な手作業をなくし、業務効率を向上させることができるでしょう。気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleカレンダーで新しい予定が作成された際、その予定情報や添付されたファイルの内容を自動で読み取り、Gmailなどのメールツールから関係者に通知する</span>フローです。
これまで手作業で行っていた情報共有の手間を削減し、迅速かつ正確な対応を実現できます。
それではここから代表的な例として、Googleカレンダーで予定が作成されたら、添付ファイルをOCRで読み取り、内容をGmailで送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGoogleカレンダーを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックしてください。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
全てのチェックボックスにチェックを入れ「続行」をクリックすると、Googleカレンダーのマイアプリ連携が完了します。
同様にGoogle DriveとGmailもそれぞれ検索しましょう。Googleカレンダーと同じ手順で連携できます。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
まず、Googleカレンダーで添付ファイル付きの予定を作成しておきましょう。
今回は例として、資料を添付した会議の予定を作成しました。
用意できたらYoomの設定画面に戻って「予定が作成されたら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「予定が作成されたら」のまま「次へ」をクリック。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、カレンダーIDを候補から選択してください。
最後に任意で種別と検索キーワードを設定してテストしましょう。
今回はテスト用に作成した予定に合わせて「会議」というキーワードを設定しました。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次以降のステップで活用します。
また、ステップ4・5で必要になるため「+ 取得する値を追加」からfileIdのアウトプットを追加しました。
※ご利用プランによって、利用できる機能や制限が異なります。「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
後続の処理に進むかどうか判別する設定をします。「コマンドオペレーション」をクリック。
まず、分岐対象の取得した値を設定します。
オペレーションは「予定が作成されたら」、取得した値は「fileId」のままで大丈夫です。
※「分岐」の設定方法もご参照ください。
次に分岐条件を設定しましょう。今回は、取得した値(fileId)が空ではない場合に次のステップに進むよう設定しています。
つまり、添付ファイルがある場合という意味です。
条件は「+ 分岐条件を追加」から最大5個まで設定できます。
設定が完了したら保存してください。
ステップ3のトリガーで取得した情報をもとに、ファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロードする」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをダウンロードする」のまま「次へ」をクリック。
API接続設定に移ります。ダウンロード可能なファイルサイズにつきましてはこちらをご参照ください。
ファイルIDにはGoogleカレンダーの「fileId」のアウトプットが予め設定されているので、そのままテストしましょう。
※以下のようにアウトプットを設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
成功したら保存してください。ファイルがダウンロードされました！
「ダウンロード」からファイルの内容を確認することもできます。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひ試してみましょう！
ダウンロードしたファイルの内容を、テキストとして読み取る設定をします。
「OCRで文字を抽出」の設定方法、「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないことも併せてご参照ください。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
ステップ3・5と同様、アクションは「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」のまま「次へ」をクリックしましょう。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択してください。料金プランについて
詳細設定に入ります。ファイルの添付方法は予め設定されている通りでOKです。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
「出したい項目は今回「全文」としていますが、一部だけ読み取りたい場合は必要事項をカンマ区切りで入力してください。
あとは任意で使用するAIと言語をそれぞれ選択してテストしましょう。
成功したら保存してください。添付ファイルの内容をテキストとして抽出できました！
あと少しです！先ほどダウンロードしたファイルをGmailで送信します。
「メールを送る」でできることもご参照ください。
「メールを送る」をクリック。
メールの設定に入ります。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に、Toに任意のメールアドレスを入力してください。CC・BCCの設定も可能です。
最後に件名と本文を入力しましょう。
Googleカレンダー・OCRから取得したアウトプットや、固定の文章などの変数を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
通知したい形式で設定してみてください。
「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストしましょう。
※「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。送付されてもいいアドレスか事前にご確認いただくと安心です。
※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。@などが大文字になっていないかを確認してみてください。それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。
成功したら保存しましょう。
連携したGmailアドレスから、Googleカレンダーに添付されたファイルが送信されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Googleカレンダーで予定が作成されたら、添付ファイルをOCRで読み取り、内容をGmailで送信する方法でした！
Yoomでは、Googleカレンダーを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、Googleカレンダーに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
本記事ではGoogleカレンダーでの予定作成をトリガーとして、添付ファイルの読み取りや関係者への情報共有といった一連の作業を自動化する方法を解説しました。<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報転記や通知の手間を削減し、共有漏れやヒューマンエラーを防ぐことができるでしょう。</span>
これによりチーム全体の情報連携がスムーズになり、より迅速な意思決定やアクションに繋がるため、ビジネスのスピードを加速させるのに役立ちます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：予定の「更新」も自動化のトリガーにできますか？
A：可能です。Googleカレンダーのトリガーアクションを「予定が更新されたら」に変更してください。
Q：OCRで読み取った内容をGoogle スプレッドシートに転記できますか？
A：可能です。Gmailのアクション設定の下にGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを追加して、OCR結果を追記する設定してください。
Q：定期的な予定（毎週の定例など）でも毎回起動しますか？
A：はい、設定したカレンダーIDの予定が追加されるたびに起動します。
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