Googleカレンダーで予定が作成されたら、添付ファイルをOCRで読み取り、内容をGmailで送信する
試してみる
■概要
Googleカレンダーでの予定管理は便利ですが、予定に添付された請求書や申込書といったPDFファイルの内容を確認し、都度メールで関係者に連絡する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleカレンダーで管理する予定に添付されたファイルの処理に、手間や時間を要している方 手作業によるファイル内容の転記やメール作成で、入力ミスや送信漏れをなくしたいと考えている方 Googleカレンダーなどのツールを連携させ、定型的な通知業務を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーへの予定作成をきっかけに、ファイル読取りからGmailでの送信までが自動処理されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます OCRによる自動テキスト抽出とメール作成により、手作業での転記ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、予定に添付されたファイルを取得します 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイルの内容をテキストデータ化します 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したテキストを含んだメールを自動で送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleカレンダーのトリガー設定では、通知対象のカレンダーIDや予定の種別、特定の検索キーワードを含んだ予定のみを対象とする、といったカスタマイズが可能です Google Driveのファイルダウンロード設定では、トリガーで取得したファイルIDを変数として設定することで、添付されたファイルを動的に指定できます OCR機能では、読み取りたいファイルの項目を任意で設定し、必要な情報だけを抽出することが可能です Gmailの送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、OCR機能で読み取った情報を変数として本文内に差し込むこともできます ■注意事項
Googleカレンダー、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 GoogleカレンダーのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
とにかく早く試したい方へ YoomにはGoogleカレンダーの予定作成をトリガーとして様々な業務を自動化するテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
Googleカレンダーで予定が作成されたら、添付ファイルをOCRで読み取り、内容をGmailで送信する
試してみる
■概要
Googleカレンダーでの予定管理は便利ですが、予定に添付された請求書や申込書といったPDFファイルの内容を確認し、都度メールで関係者に連絡する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleカレンダーで管理する予定に添付されたファイルの処理に、手間や時間を要している方 手作業によるファイル内容の転記やメール作成で、入力ミスや送信漏れをなくしたいと考えている方 Googleカレンダーなどのツールを連携させ、定型的な通知業務を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーへの予定作成をきっかけに、ファイル読取りからGmailでの送信までが自動処理されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます OCRによる自動テキスト抽出とメール作成により、手作業での転記ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、予定に添付されたファイルを取得します 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイルの内容をテキストデータ化します 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したテキストを含んだメールを自動で送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleカレンダーのトリガー設定では、通知対象のカレンダーIDや予定の種別、特定の検索キーワードを含んだ予定のみを対象とする、といったカスタマイズが可能です Google Driveのファイルダウンロード設定では、トリガーで取得したファイルIDを変数として設定することで、添付されたファイルを動的に指定できます OCR機能では、読み取りたいファイルの項目を任意で設定し、必要な情報だけを抽出することが可能です Gmailの送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、OCR機能で読み取った情報を変数として本文内に差し込むこともできます ■注意事項
Googleカレンダー、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 GoogleカレンダーのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
「Googleカレンダーに新しい予定が登録されるたびに、内容をGmailに通知するのが面倒…」
このように、Googleカレンダーに関連する手作業での情報共有やデータ入力に手間を感じていませんか？
もしGoogleカレンダーに新しい予定が作成された際、添付ファイルを自動で読み取って内容をメールで送信できる仕組み があったらどうでしょう？
これらの煩雑な作業から解放され、より創造的なコア業務に集中する時間を確保できますね！
一般的なGoogleカレンダーとビジネスツールとの連携
日常的にオンライン会議やタスク管理を行う上で、チームメンバーとの情報共有は欠かせないものです。
この連携を実現するために、これまで手動で異なるツール上の情報を双方に登録する必要がありました。
Googleカレンダーと様々なアプリを連携する方法 普段お使いのGoogleカレンダーと様々なツールを連携して業務を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
予定管理に伴う面倒な手作業をなくし、業務効率を向上させることができるでしょう。気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
メールツールと連携する Googleカレンダーで新しい予定が作成された際、その予定情報や添付されたファイルの内容を自動で読み取り、Gmailなどのメールツールから関係者に通知する フローです。
これまで手作業で行っていた情報共有の手間を削減し、迅速かつ正確な対応を実現できます。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、添付ファイルをOCRで読み取り、内容をGmailで送信する
試してみる
■概要
Googleカレンダーでの予定管理は便利ですが、予定に添付された請求書や申込書といったPDFファイルの内容を確認し、都度メールで関係者に連絡する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleカレンダーで管理する予定に添付されたファイルの処理に、手間や時間を要している方 手作業によるファイル内容の転記やメール作成で、入力ミスや送信漏れをなくしたいと考えている方 Googleカレンダーなどのツールを連携させ、定型的な通知業務を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーへの予定作成をきっかけに、ファイル読取りからGmailでの送信までが自動処理されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます OCRによる自動テキスト抽出とメール作成により、手作業での転記ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、予定に添付されたファイルを取得します 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイルの内容をテキストデータ化します 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したテキストを含んだメールを自動で送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleカレンダーのトリガー設定では、通知対象のカレンダーIDや予定の種別、特定の検索キーワードを含んだ予定のみを対象とする、といったカスタマイズが可能です Google Driveのファイルダウンロード設定では、トリガーで取得したファイルIDを変数として設定することで、添付されたファイルを動的に指定できます OCR機能では、読み取りたいファイルの項目を任意で設定し、必要な情報だけを抽出することが可能です Gmailの送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、OCR機能で読み取った情報を変数として本文内に差し込むこともできます ■注意事項
Googleカレンダー、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 GoogleカレンダーのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
GoogleカレンダーとGmailを連携するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Googleカレンダーで予定が作成されたら、添付ファイルをOCRで読み取り、内容をGmailで送信する フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Googleカレンダー、Google Drive、Gmailのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Googleカレンダーのトリガー設定、分岐設定、Google Driveのアクション設定、OCR設定、Gmailのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleカレンダーで予定が作成されたら、添付ファイルをOCRで読み取り、内容をGmailで送信する
試してみる
■概要
Googleカレンダーでの予定管理は便利ですが、予定に添付された請求書や申込書といったPDFファイルの内容を確認し、都度メールで関係者に連絡する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleカレンダーで管理する予定に添付されたファイルの処理に、手間や時間を要している方 手作業によるファイル内容の転記やメール作成で、入力ミスや送信漏れをなくしたいと考えている方 Googleカレンダーなどのツールを連携させ、定型的な通知業務を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーへの予定作成をきっかけに、ファイル読取りからGmailでの送信までが自動処理されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます OCRによる自動テキスト抽出とメール作成により、手作業での転記ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、予定に添付されたファイルを取得します 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイルの内容をテキストデータ化します 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したテキストを含んだメールを自動で送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleカレンダーのトリガー設定では、通知対象のカレンダーIDや予定の種別、特定の検索キーワードを含んだ予定のみを対象とする、といったカスタマイズが可能です Google Driveのファイルダウンロード設定では、トリガーで取得したファイルIDを変数として設定することで、添付されたファイルを動的に指定できます OCR機能では、読み取りたいファイルの項目を任意で設定し、必要な情報だけを抽出することが可能です Gmailの送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、OCR機能で読み取った情報を変数として本文内に差し込むこともできます ■注意事項
Googleカレンダー、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 GoogleカレンダーのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1：Googleカレンダー、Google Drive、Gmailのマイアプリ連携 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGoogleカレンダーを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックしてください。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
全てのチェックボックスにチェックを入れ「続行」をクリックすると、Googleカレンダーのマイアプリ連携が完了します。
同様にGoogle DriveとGmailもそれぞれ検索しましょう。Googleカレンダーと同じ手順で連携できます。操作の詳細は以下の解説をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピー Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、添付ファイルをOCRで読み取り、内容をGmailで送信する
試してみる
■概要
Googleカレンダーでの予定管理は便利ですが、予定に添付された請求書や申込書といったPDFファイルの内容を確認し、都度メールで関係者に連絡する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleカレンダーで管理する予定に添付されたファイルの処理に、手間や時間を要している方 手作業によるファイル内容の転記やメール作成で、入力ミスや送信漏れをなくしたいと考えている方 Googleカレンダーなどのツールを連携させ、定型的な通知業務を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーへの予定作成をきっかけに、ファイル読取りからGmailでの送信までが自動処理されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます OCRによる自動テキスト抽出とメール作成により、手作業での転記ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、予定に添付されたファイルを取得します 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイルの内容をテキストデータ化します 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したテキストを含んだメールを自動で送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleカレンダーのトリガー設定では、通知対象のカレンダーIDや予定の種別、特定の検索キーワードを含んだ予定のみを対象とする、といったカスタマイズが可能です Google Driveのファイルダウンロード設定では、トリガーで取得したファイルIDを変数として設定することで、添付されたファイルを動的に指定できます OCR機能では、読み取りたいファイルの項目を任意で設定し、必要な情報だけを抽出することが可能です Gmailの送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、OCR機能で読み取った情報を変数として本文内に差し込むこともできます ■注意事項
Googleカレンダー、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 GoogleカレンダーのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Googleカレンダーのトリガー設定 まず、Googleカレンダーで添付ファイル付きの予定を作成しておきましょう。
用意できたらYoomの設定画面に戻って「予定が作成されたら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「予定が作成されたら」のまま「次へ」をクリック。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プラン によって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、カレンダーIDを候補から選択してください。
最後に任意で種別と検索キーワードを設定してテストしましょう。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプット の値は次以降のステップで活用します。
また、ステップ4・5で必要になるため「+ 取得する値を追加」からfileIdのアウトプットを追加しました。
ステップ4：分岐設定 ※ご利用プラン によって、利用できる機能や制限が異なります。「分岐する」オペレーションは、ミニプラン 以上でご利用いただけます。フリープラン で利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
後続の処理に進むかどうか判別する設定をします。「コマンドオペレーション」をクリック。
まず、分岐対象の取得した値を設定します。
※「分岐」の設定方法 もご参照ください。
次に分岐条件を設定しましょう。今回は、取得した値(fileId)が空ではない場合に次のステップに進むよう設定しています。添付ファイルがある場合 という意味です。
条件は「+ 分岐条件を追加」から最大5個まで設定できます。
ステップ5：Google Driveのアクション設定 ステップ3のトリガーで取得した情報をもとに、ファイルをダウンロードします。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをダウンロードする」のまま「次へ」をクリック。
API接続設定に移ります。ダウンロード可能なファイルサイズにつきましてはこちら をご参照ください。
ファイルIDにはGoogleカレンダーの「fileId」のアウトプットが予め設定されているので、そのままテストしましょう。
※以下のようにアウトプットを設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
成功したら保存してください。ファイルがダウンロードされました！
ステップ6：OCR設定 ※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン ・サクセスプラン 限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひ試してみましょう！
ダウンロードしたファイルの内容を、テキストとして読み取る設定をします。「OCRで文字を抽出」の設定方法 、「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないこと も併せてご参照ください。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
ステップ3・5と同様、アクションは「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」のまま「次へ」をクリックしましょう。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択してください。料金プランについて
詳細設定に入ります。ファイルの添付方法は予め設定されている通りでOKです。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
「出したい項目は今回「全文」としていますが、一部だけ読み取りたい場合は必要事項をカンマ区切りで入力してください。使用するAI と言語をそれぞれ選択してテストしましょう。
成功したら保存してください。添付ファイルの内容をテキストとして抽出できました！
ステップ7：Gmailのアクション設定 あと少しです！先ほどダウンロードしたファイルをGmailで送信します。「メールを送る」でできること もご参照ください。
「メールを送る」をクリック。
メールの設定に入ります。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に、Toに任意のメールアドレスを入力してください。CC・BCCの設定も可能です。
最後に件名と本文を入力しましょう。
Googleカレンダー・OCRから取得したアウトプットや、固定の文章などの変数を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストしましょう。
※「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。送付されてもいいアドレスか事前にご確認いただくと安心です。
※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。@などが大文字になっていないかを確認してみてください。それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。
成功したら保存しましょう。
連携したGmailアドレスから、Googleカレンダーに添付されたファイルが送信されました！
ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了 最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
以上が、Googleカレンダーで予定が作成されたら、添付ファイルをOCRで読み取り、内容をGmailで送信する方法 でした！
Googleカレンダーを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Googleカレンダーを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、Googleカレンダーに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
JUST.DBに登録されたら、Googleカレンダーで予定を追加する
試してみる
■概要
JUST.DBに新しく登録されたら、Googleカレンダーで予定を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データベースのレコードを元にスケジュールを管理する必要がある方
データベース管理者やデータアナリスト プロジェクトマネージャーやチームリーダー イベントコーディネーターやセールス担当者 2.手動でのスケジュール登録を減らし、自動化したいと考えている方
業務の効率化を目指している企業の管理者 スケジュールの正確性を高めたいオフィスマネージャーやアシスタント 3.JUST.DBとGoogleカレンダーを日常的に活用している方
JUST.DBを使用してデータ管理を行っているユーザー Googleカレンダーを利用してスケジュール管理を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・JUST.DBでのイベント登録と同時に、Googleカレンダーに自動的に予定を追加することで、スケジュールの重複を避け、効率的なスケジュール管理が可能となります。
・自動化により、人為的なエラーや手違いを減らし、データの精度と信頼性を向上させます。
■注意事項
・JUST.DB、GoogleカレンダーそれぞれとYoomを連携してください。
Googleカレンダーで予定が削除されたら、Google スプレッドシートのレコードを更新する
試してみる
■概要
Googleカレンダーの予定が急に変更になった際、関連するGoogle スプレッドシートの情報を手作業で更新するのは手間がかかり、更新漏れや入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。 特に複数の予定やプロジェクトを管理している場合、その負担は小さくありません。 このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーで予定が削除されたタイミングで、Google スプレッドシートの該当レコードを自動で更新できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートで予定やタスクを管理している方 手作業でのデータ更新に時間がかかり、他の業務を圧迫していると感じる方 予定変更時の情報更新漏れやミスを防ぎ、正確な情報管理をしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーで予定が削除されると、自動でGoogle スプレッドシートのレコードが更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるデータ転記時の入力間違いや、更新漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が削除されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、削除された予定に対応するレコードを指定した内容で更新するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleカレンダーのトリガー設定では、フローの起動間隔や、対象としたいカレンダーIDなどを任意で設定してください。 Google スプレッドシートのオペレーション設定では、連携するシートを指定し、Yoomのトリガーから取得した情報（アウトプット）などを活用して、更新対象とするレコードの条件や、更新する値を具体的に設定してください。 ■注意事項
Googleカレンダー、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleカレンダーに予定が作成されたら、Google ドキュメントで新規ドキュメントを作成する
試してみる
■概要
Google カレンダーで会議の予定を作成した後、議事録用のGoogle ドキュメントを手作業で準備していませんか？この作業は繰り返し発生するため手間がかかり、都度フォーマットを整えるなどの非効率が生じがちです。このワークフローを活用すれば、Google カレンダーに予定が作成されると同時に、議事録用のGoogle ドキュメントが自動で生成され、こうした準備の手間を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google カレンダーでの予定作成後、手動で議事録用のドキュメントを作成している方 会議準備の効率化を図り、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方 定型的なドキュメント作成業務を自動化し、チームの生産性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google カレンダーに予定が入ると自動でドキュメントが作成されるため、これまで手作業で行っていた準備時間を短縮することができます。 手作業によるドキュメントの作成漏れや、タイトル・フォーマットの入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google カレンダーとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle カレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、カレンダーの予定情報からドキュメントのタイトルや本文などを生成するようデータを変換します。 その後、オペレーションでGoogle ドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定し、前のステップで生成した内容でドキュメントを作成します。 最後に、オペレーションでGoogle カレンダーの「予定を更新」アクションを設定し、作成したドキュメントのURLなどを予定の説明欄に追記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能によるデータ変換では、ドキュメントに含めたい内容を自由に設定できます。固定の文章に加え、Google カレンダーから取得した予定のタイトルや日時といった情報を変数として埋め込むことが可能です。 Google ドキュメントで作成するドキュメントのタイトルは、予定の件名を使ったり、特定の接頭辞を付けたりと、任意の内容にカスタマイズできます。 Google カレンダーの予定を更新する際、説明欄に作成したGoogle ドキュメントのURLを埋め込むなど、記載内容を自由に変更できます。 ■注意事項
・GoogleカレンダーとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
毎朝、当日のGoogleカレンダーのイベント一覧をX（Twitter）でまとめて投稿する
試してみる
■概要
毎朝、その日の予定をGoogleカレンダーで確認し、X（Twitter）に手動で投稿していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
毎朝、Googleカレンダーの予定をX（Twitter）に手動で投稿している方 日々のルーティンワークを自動化して、情報発信を効率化したいと考えている方 X（Twitter）でのコミュニティ運営などで、毎日の予定共有を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
毎朝決まった時間に自動で投稿が実行されるため、手動で投稿する手間や時間を削減できます。 カレンダー情報を基に自動で投稿を作成するため、転記ミスや投稿忘れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleカレンダーとX（Twitter）をYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、当日の予定を取得します。 次に、オペレーションでテキスト生成機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した予定を基に投稿文を作成します。 最後に、オペレーションでX（Twitter）の「ポストを投稿」アクションを設定し、生成したテキストを投稿します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーでは、投稿を実行したい任意の日時（例：毎朝8時）を設定してください。 Googleカレンダーで予定を取得する際に、対象となるカレンダーのIDや取得期間を任意で設定してください。 テキスト生成機能では、投稿したい文章のイメージに合わせてプロンプトを任意で設定してください。 X（Twitter）への投稿内容や、特定の投稿への返信・引用などを行う場合は、任意で設定してください。 ■注意事項
Googleカレンダー、X（Twitter）のそれぞれとYoomを連携してください。
楽楽販売で登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録する
試してみる
■概要
楽楽販売で登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleカレンダーを業務に活用している方
・チームの予定の可視化に活用している方
・タスク期限を登録している方
2.楽楽販売を活用してデータ管理を行なっている方
・プロジェクトの進行の予定管理に活用している方
・タスク管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーはチーム全体のタスク期限を可視化させ、確実な業務進行を行うことのできるツールです。
このフローを活用すると、楽楽販売に登録された情報でGoogleカレンダーに自動で予定を作成します。
■注意事項
・Googleカレンダー、楽楽販売のそれぞれとYoomを連携してください。
・楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・楽楽販売でhttp送信を実行し、Yoomのフローボットを起動する方法はこちら をご参照ください。
まとめ 本記事ではGoogleカレンダーでの予定作成をトリガーとして、添付ファイルの読み取りや関係者への情報共有といった一連の作業を自動化する方法を解説しました。これまで手作業で行っていた情報転記や通知の手間を削減し、共有漏れやヒューマンエラーを防ぐことができるでしょう。
これによりチーム全体の情報連携がスムーズになり、より迅速な意思決定やアクションに繋がるため、ビジネスのスピードを加速させるのに役立ちます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちら から無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
関連記事： Googleフォームと連携したフローを紹介した記事
よくあるご質問 Q：予定の「更新」も自動化のトリガーにできますか？
A：可能です。Googleカレンダーのトリガーアクションを「予定が更新されたら」に変更してください。
Q：OCRで読み取った内容をGoogle スプレッドシートに転記できますか？
A：可能です。Gmailのアクション設定の下にGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを追加して、OCR結果を追記する設定してください。
Q：定期的な予定（毎週の定例など）でも毎回起動しますか？
A：はい、設定したカレンダーIDの予定が追加されるたびに起動します。
