Googleカレンダーに予定が作成されたら、Google ドキュメントで新規ドキュメントを作成する

■概要

Google カレンダーで会議の予定を作成した後、議事録用のGoogle ドキュメントを手作業で準備していませんか？この作業は繰り返し発生するため手間がかかり、都度フォーマットを整えるなどの非効率が生じがちです。このワークフローを活用すれば、Google カレンダーに予定が作成されると同時に、議事録用のGoogle ドキュメントが自動で生成され、こうした準備の手間を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google カレンダーでの予定作成後、手動で議事録用のドキュメントを作成している方
• 会議準備の効率化を図り、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方
• 定型的なドキュメント作成業務を自動化し、チームの生産性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google カレンダーに予定が入ると自動でドキュメントが作成されるため、これまで手作業で行っていた準備時間を短縮することができます。
• 手作業によるドキュメントの作成漏れや、タイトル・フォーマットの入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google カレンダーとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle カレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、カレンダーの予定情報からドキュメントのタイトルや本文などを生成するようデータを変換します。
4. その後、オペレーションでGoogle ドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定し、前のステップで生成した内容でドキュメントを作成します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle カレンダーの「予定を更新」アクションを設定し、作成したドキュメントのURLなどを予定の説明欄に追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能によるデータ変換では、ドキュメントに含めたい内容を自由に設定できます。固定の文章に加え、Google カレンダーから取得した予定のタイトルや日時といった情報を変数として埋め込むことが可能です。
• Google ドキュメントで作成するドキュメントのタイトルは、予定の件名を使ったり、特定の接頭辞を付けたりと、任意の内容にカスタマイズできます。
• Google カレンダーの予定を更新する際、説明欄に作成したGoogle ドキュメントのURLを埋め込むなど、記載内容を自由に変更できます。

■注意事項

・GoogleカレンダーとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。