Googleカレンダーで予定が作成されたら、添付ファイルをOCRで読み取り、内容をGmailで送信する

■概要

Googleカレンダーでの予定管理は便利ですが、予定に添付された請求書や申込書といったPDFファイルの内容を確認し、都度メールで関係者に連絡する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が作成されると、添付ファイルをOCRが自動で読み取り、その内容をGmailで即座に送信します。こうした一連の定型作業を自動化し、業務の効率化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleカレンダーで管理する予定に添付されたファイルの処理に、手間や時間を要している方
• 手作業によるファイル内容の転記やメール作成で、入力ミスや送信漏れをなくしたいと考えている方
• Googleカレンダーなどのツールを連携させ、定型的な通知業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーへの予定作成をきっかけに、ファイル読取りからGmailでの送信までが自動処理されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
• OCRによる自動テキスト抽出とメール作成により、手作業での転記ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、予定に添付されたファイルを取得します
4. 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイルの内容をテキストデータ化します
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したテキストを含んだメールを自動で送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーのトリガー設定では、通知対象のカレンダーIDや予定の種別、特定の検索キーワードを含んだ予定のみを対象とする、といったカスタマイズが可能です
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、トリガーで取得したファイルIDを変数として設定することで、添付されたファイルを動的に指定できます
• OCR機能では、読み取りたいファイルの項目を任意で設定し、必要な情報だけを抽出することが可能です
• Gmailの送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、OCR機能で読み取った情報を変数として本文内に差し込むこともできます

■注意事項

• Googleカレンダー、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• GoogleカレンダーのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924