■概要
Boxにアップロードされた請求書や見積書などのPDFについて、内容を確認して関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。手作業での確認や転記は時間がかかるだけでなく、見落としや入力ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、DeepSeekがPDFから重要項目を自動で抽出し、その内容をMicrosoft Teamsへ通知できるため、定型的な確認・通知業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで受け取る請求書や申込書などの確認・共有を手作業で行っている方
- PDFの内容をAIで読み取り、必要な情報だけを抽出する業務を効率化したい方
- 抽出した情報をMicrosoft Teamsで迅速に関係者へ通知したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのPDFアップロードから情報抽出、通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた一連の確認・連絡業務にかかる時間を短縮することができます。
- AIがPDFからテキストを正確に抽出し通知するため、手作業による情報の見落としや転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Box、DeepSeek、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定し、処理の起点とします。
- オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたPDFファイルを取得します。
- YoomのAI機能である「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- オペレーションでDeepSeekを選択し、「テキストを生成」アクションで、抽出したテキストから必要な項目を要約・整形します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成した内容を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ワークフローを起動させたい対象のフォルダを任意で指定してください。
- DeepSeekでテキストを生成するアクションでは、使用するモデルや抽出したい内容に合わせて、指示（プロンプト）を任意で設定してください。
- Microsoft Teamsでメッセージを送信するアクションでは、通知先のチームやチャネル、メッセージ本文、メンション相手などを任意で設定してください。
■注意事項
- Box、DeepSeek、Microsoft TeamsをYoomと連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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