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freee会計に日々蓄積される各種申請について、「定期的に申請フォームの一覧を確認して、チームに状況を共有するのが面倒…」
「手作業での確認だと、どうしても見落としや共有漏れが発生してしまう…」
このように、申請状況の管理や共有に手間や課題を感じていませんか？
もし、指定した日時にfreee会計から自動で申請フォームの一覧を取得し、Slackなどのチャットツールに通知できる仕組みがあれば、確認漏れを防ぎつつ、チーム全体の状況把握をスムーズにすることができ、より重要な経理業務に集中する時間を生み出せます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはfreee会計から申請フォームの一覧を取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
freee会計から申請フォーム一覧を自動で取得するフローを作ってみよう
それでは例として、指定した日時にfreee会計から申請フォームの一覧を取得し、Slackに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：freee会計
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：freee会計とSlackをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
freee会計とYoomのマイアプリ登録
マイアプリから「新規接続」を押した後、freee会計を検索し、クリックしてください。
以下の画面を下にスクロールし、「許可する」をクリックします。
これでアプリ登録は完了です！
SlackとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できますステップ3：スケジュールトリガーの設定
はじめに1つ目の工程をクリックします。
指定したスケジュールになったらフローボットが起動する設定を行いましょう。
今回は、毎月1日の9時にフローボットが起動するように設定しました。
設定したら「完了」をクリックします。
ステップ4：事業所に所属するユーザー一覧の取得
次に2つ目の工程をクリックします。
ここでは、freee会計から各種申請の申請フォーム一覧を取得する設定を行いましょう。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
事業所IDのフィールドをクリックすると、候補が出てくるので選択しましょう。
選択したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
確認し、「完了」をクリックしましょう。
ステップ5：テキストを生成する
次に3つ目の工程をクリックします。
ここでは前項で取得した値からAIでテキストを生成する設定をしていきますよ！
指示可能なプロンプトの文字数によって消費するタスク数が異なります。
適切なものを選択しましょう。
プロンプトには、前項で取得した値から「申請フォームID」「申請フォームの名前」「申請フォームの説明」「ステータス」「作成日時」「適用された経路数」を選択し、この情報を箇条書きにまとめるように指示しました。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されますよ。
入力したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下のようにテキストが生成されていますね！
確認し「完了」をクリックしましょう。
ステップ6：チャンネルにメッセージを送信する
次に4つ目の工程をクリックします。
Slackに送信するメッセージを設定しましょう。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
投稿先のチャンネルIDを選択します。
フィールドをクリックし、候補の中からチャンネルを選択してください。
送信するメッセージを設定します。
定型文と、前項で取得した値から「生成結果」を選択しました。
取得した値を使用することで、値が固定化されずトリガーが実行されるたびに新しい情報が反映されます。
設定したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示され、Slackにもメッセージが送信されていますね！
確認し「完了」をクリックしてください。
ステップ7（最終）：アプリトリガーをONにする
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
指定した日時にfreee会計から申請フォームの一覧を取得し、Slackに自動で通知する方法は以上です。
freee会計を使った自動化例
経費精算や取引の承認をトリガーに、メール・チャットツールへ自動通知を行い、未決済取引や見積書をデータベース情報から自動作成します。
また、様々なツールからの情報を基に、取引先登録や売上取引登録も自動化。
領収書のOCR読み取りによる経費申請作成にも対応し、手動入力を削減します。
まとめ
freee会計と各種ツールを連携させることで、これまで手作業で行っていた申請フォーム一覧の定期的な確認や、チームへの共有作業を自動化し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより、経理担当者は手動での確認作業から解放され、チーム全体の状況把握がスムーズになるため、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Slack以外のツール（Microsoft Teamsなど）にも通知できますか？
A：
Microsoft Teamsなどお使いのチャットツールと連携することも可能です。
その場合は、Slackのアクションを削除し、他のツールとアプリ連携した後、アクションを再度追加してお試しください。
Q：取得した一覧をスプレッドシートに記録できますか？
A：
はい、できます。
その場合は、Google スプレッドシートとアプリ連携した後、Slackのアクションの後などに「レコードを追加する」アクションを追加してお試し下さい。
Q：自動取得に失敗した場合、どうなりますか？
A：
連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばチャットツールなどに自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから再連携を試み、上書きすることで復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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