【ノーコードで実現】HRMOSのカスタムデータを自動で取得・活用する方法

「HRMOSから定期的にカスタムデータを抽出して、分析用のシートに転記する作業が面倒…」

「手作業でのデータ移行はミスが起きやすく、情報の正確性に不安を感じる」

このように、HRMOSのカスタムデータ管理に関する定型業務に、多くの時間と手間を奪われていませんか？

もし、指定した日時にHRMOSからカスタムデータを自動で取得し、Googleスプレッドシートなどの分析用シートへ自動的に更新する仕組みがあれば、こうした日々の手作業から解放され、人事戦略の立案や組織改善といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を確保できます。

今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、データ管理業務を効率化しましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはHRMOSのデータを抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

指定日時にHRMOSからカスタムデータを取得して、Google スプレッドシートに更新する

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HRMOSのカスタムデータをスプレッドシートに自動で更新するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、指定した日時にHRMOSからカスタムデータを取得し、Google スプレッドシートに自動で更新するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、下の無料登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

30秒で簡単登録！無料で始める

※今回連携するアプリの公式サイト：HRMOS／Google スプレッドシート

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• HRMOSとGoogle スプレッドシートをマイアプリに連携する
• テンプレートをコピーする
• HRMOSの設定とGoogle スプレッドシートの設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

指定日時にHRMOSからカスタムデータを取得して、Google スプレッドシートに更新する

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ステップ1：Google スプレッドシートとHRMOSをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

まずはGoogle スプレッドシートの設定方法を解説しているナビをご覧ください！

• Google スプレッドシートのマイアプリ登録方法

• HRMOSのマイアプリ登録方法

それではここからは画像を見ながら登録していきましょう。

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、HRMOSをクリックします。

(2)「HRMOSの新規登録」画面からアカウント名、アクセストークンを入力し「追加」をクリックします。
HRMOSの詳しいマイアプリ登録方法は下記のサイトをご参照ください
HRMOSのマイアプリ登録方法

連携が完了するとマイアプリにGoogle スプレッドシートとHRMOSが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！ 

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

指定日時にHRMOSからカスタムデータを取得して、Google スプレッドシートに更新する

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コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！

ステップ3：スケジュールトリガーの設定

(1)それでは、Yoomのスケジュールトリガー設定します！

「スケジュールトリガー」をクリックしましょう。

(2)スケジュール設定画面から日付と時間を入力し「完了」をクリックします。
下の画像では毎月1日9時にフローボットが起動するように設定しています！
スケジュールトリガーの詳しい設定方法は下のサイトをご参照ください。

スケジュールトリガーの設定方法

ステップ4：複数のレコードを取得する

(1)次の工程へ進む前に、Google スプレッドシートにテスト用の対象者リストを作成します。
Googleスプレッドシートの表やヘッダーに関する注意点を参考に作成してください。
作成したらYoomに戻りましょう！

(2)次にGoogle スプレッドシートと連携して複数のレコードを取得します！
「複数のレコードを取得する(最大300件)」をクリックしましょう。
【Google スプレッドシート】データベースを操作するオペレーションについてもあわせてご確認ください。

(3)「データベースの連携」画面から、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「複数のレコードを取得する(最大300件)」のままで「次へ」をクリックします。

下へ進み、スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名を候補から選択します。

テーブル範囲は直接入力します。
入力が終わったら「次へ」をクリックします。

(4)取得したいレコードの条件をプルダウンから選択します。
今回は社員全員を対象としたいため、「社員ID」が「空でない」ものを対象としています。

「テスト」をクリックします。

テストに成功しました！
テストに成功すると、取得した値にGoogle スプレッドシートの情報が反映されます。
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください。

取得した値について
「完了」をクリックして次の工程へ進みましょう！

ステップ5：同じ処理を繰り返す

(1)次はYoomの機能を使って同じ処理を繰り返すように設定します！
「同じ処理を繰り返す」をクリックしましょう。▼注意事項・「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。

(2)オペレーションと取得した値をプルダウンから選択します。

• オペレーション：「複数のレコードを取得する(最大300件)」を選択
• 取得した値：「社員ID」を選択

入力が終わったら「完了」をクリックしましょう！

「同じ処理を繰り返す」の詳しい設定方法は下のサイトをご参照ください。

「同じ処理を繰り返す」の設定方法

ステップ6：社員のカスタムデータを取得する

(1)次はHRMOSと連携して社員のカスタムデータを取得します。
「社員のカスタムデータを更新（プルダウンやチェックボックスで複数の値を指定する場合）」をクリックします。

(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、HRMOSと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「社員のカスタムデータを取得」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「取得した値」を使って「社員IDのループ変数」を入力します。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、ループ変数を使うことで同じ処理を繰り返して取得した値を活用することができます！

下へ進み、カテゴリのAPI参照コードとセクションのAPI参照コードを直接入力します。

各種APIの参照コードを確認する方法は下記のサイトを参照ください。
HRMOSで各種API参照コードを確認する方法

入力が終わったら「テスト」をクリックしましょう！

テストに成功しました！

テストに成功すると、「取得した値」にHRMOSのカスタムフィールドのデータが取得できました！
また、「＋取得する値を追加」をクリックすることで取得した値を追加することができます。
「取得する値」を追加する方法は下のサイトをご参照ください。

「取得する値」を追加する方法

それでは「完了」をクリックして次の工程へ進みましょう！

ステップ7：レコードを更新する

(1)次はGoogle スプレッドシートにHRMOSのカスタムデータを反映させます！
「レコードを更新する」をクリックしましょう。

(2)「データベースの連携」画面から、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「レコードを更新する」のままで「次へ」をクリックします。

下へ進み、スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名を候補から選択し、テーブル範囲を直接入力します。
入力が終わったら「次へ」をクリックしましょう。

(3)更新したいレコードの条件を左から「社員ID」、「等しい」をプルダウンから選択し、取得した値を使って「社員IDのループ変数」を選択します。

下へ進み、カスタムデータを反映させたい項目に、先ほど取得した値を使って入力します。
入力が終わったら「テスト」をクリックしましょう！

テストに成功しました！

テストに成功すると、Google スプレッドシートにもHRMOSの情報が反映されていました！
※テスト時は対象が複数ある場合でも最初の1件目がGoogle スプレッドシートに反映されます。
Yoomに戻って「完了」をクリックしましょう。

ステップ8：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。

トリガーをONにするとフローが起動します！

実際にフローボットを起動して、指定日時にHRMOSからカスタムデータを取得して、Google スプレッドシートに更新されているかを確認してみてくださいね！

HRMOSを活用したその他の自動化例

ここでは、HRMOSに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Google WorkspaceやNotionからHRMOSへの従業員登録を自動化できます。
打刻漏れのMicrosoft Teams通知やSlackからの打刻登録、さらにGMOサインでの契約書送付まで、人事労務のあらゆる工程をスマートに統合します。

Airtableで従業員情報が登録されたらHRMOSに追加する

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Airtableで従業員情報が登録されたらHRMOSに追加するフローです。

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Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたらHRMOS勤怠も更新する

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Googleスプレッドシートで従業員情報が更新されたらHRMOS勤怠も更新するフローです。

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Google Workspaceで従業員が登録されたらHRMOSにも従業員を追加する

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Google Workspaceで従業員が登録されたらHRMOSにも従業員を追加するフローです。

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HRMOSから休職情報を取得して、Google スプレッドシートに追加する

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■概要
従業員の休職手続きは、正確な情報管理が求められる重要な業務ですが、手作業での対応は煩雑になりがちではないでしょうか。
特に、HRMOSの情報を別の管理表に転記する作業は、手間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、HRMOSから特定の社員の休職情報を自動で取得し、Google スプレッドシートへスムーズに連携できます。
手作業によるHRMOSの休職者管理を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方
・HRMOSで管理している従業員の休職情報を、手作業で別シートに転記している人事・労務担当者の方
・HRMOSとGoogle スプレッドシートで従業員情報を管理しており、休職に関する情報連携を自動化したいマネージャーの方
・休職手続きに関する事務処理を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■注意事項
・HRMOS、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921

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HRMOSの情報を用いてNDAを作成しGMOサインで送付する

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HRMOSの情報を用いてNDAを作成しGMOサインで送付するフローです。

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HRMOSの社員情報ページからZoomでミーティングを作成する

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■概要
HRMOSに登録された社員情報を見ながら、面談のために手作業でZoomミーティングを作成し、案内メールを送る作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、HRMOSの社員詳細ページからワンクリックでZoomミーティングの作成とメール通知までを自動化できます。
HRMOSとZoomを連携させることで、これまで手作業で行っていた一連の業務を効率化し、日程調整にかかる時間を短縮します。

■このテンプレートをおすすめする方
・HRMOSとZoomを併用し、社員との面談調整を手作業で行っている人事担当者の方
・HRMOSの情報を見ながらZoomを発行している人事担当の方
・メンバーとの1on1など、定期的なミーティング設定業務の効率化を検討しているマネージャーの方

■注意事項
・HRMOS、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921

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HRMOS勤怠で前日の打刻漏れを検知してMicrosoft Teamsに通知する

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HRMOS勤怠で前日の打刻漏れを検知してMicrosoft Teamsに通知するフローです。

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Notionに登録された従業員情報をHRMOSに登録する

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Notionに登録された従業員情報をHRMOSに登録するフローです。

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Slackでメッセージが投稿されたらHRMOS勤怠に打刻を登録する

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Slackでメッセージが投稿されたらHRMOS勤怠に打刻を登録するフローです。

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まとめ

HRMOSからのカスタムデータ取得を自動化することで、これまで手作業で行っていた定期的なデータ抽出や転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、人事担当者は面倒なデータ管理業務から解放され、分析や戦略立案といった本来注力すべき業務に集中できる環境が整いやすくなります！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ下のサイトから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

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