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「新入社員が増えるたびに、HRMOSで一人ひとり招待メールを送るのが大変…」
「Google スプレッドシートの名簿を見ながらの作業で、入力ミスや招待漏れが起きてしまう…」
このように、人事管理システムへの社員招待を手作業で行うことに、手間やリスクを感じていませんか？
もし、Google スプレッドシートなどの名簿に登録された情報をもとに、HRMOSへ社員を自動で一括招待できる仕組みがあれば、こうした定型業務から解放されます。
採用戦略の立案や組織開発といった、より付加価値の高い人事業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
YoomにはHRMOSへ社員を招待する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから、毎週Google スプレッドシートでレコードを取得し、HRMOSに社員を一括招待するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HRMOS／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
今回のフローで使用するGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携方法についてもナビ内で解説しているので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
HRMOSのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からHRMOSを検索し、クリックします。
以下の画面が表示されます。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、最後に追加をクリックしましょう。
詳しい設定方法については、以下ページをご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
テンプレートをコピーすると、Yoom管理画面に追加されます。
OKを押して設定を進めましょう。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「スケジュールトリガー」をクリックしてください。
「スケジュール設定」の画面が表示されます。
ここでは、フローボットが起動する日時を指定していきましょう。
今回のテストでは【月曜日】の【9時】に指定するので、下図のように設定しました。
曜日指定以外にも、日付指定やCron設定を使用して自由に設定することができます。
▼日付指定
▼Cron設定
より詳しい設定方法については「スケジュールトリガーの設定方法」をご確認ください。
最後に「完了」を押して次へ進みましょう。
設定を始める前に、テストで使用する社員リストをGoogle スプレッドシートで作成しておきましょう。
項目は任意ですが、設定をスムーズに進めるため以下2点の列を作成してください。
なお、後のテストで実際に招待メールが送信されるので、テスト用社員データ(※架空の情報でOK)を用意しておくことをおすすめします。
▼今回使用するテスト用社員データ
作成が完了したらYoomに戻り、設定を進めていきます。
「複数のレコードを取得する（最大300件）」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するGoogle スプレッドシートのアカウントに間違いがないかを、確認してください。
次に、データベースの連携を行います。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は、入力欄をクリックして表示される候補から、先ほど作成したシートを選択してください。
「テーブル範囲」は、作成したシートに合わせ直接入力してください。
設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
「取得したいレコードの条件」は、複数存在するレコードの中から取得対象となるレコードを指定します。
今回は『招待』列が【未招待】のレコードを取得するため、以下のように設定しました。
設定が完了したら「テスト」を行います。
テストに成功すると、条件に合うレコードが全て（最大300件）取得され、「取得した値」に追加されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を押して次に進みましょう！
取得したレコードの数だけループ処理を行って、社員を招待するよう設定していきます。
「同じ処理を繰り返す」をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまうためご注意ください。
有料プランには、2週間の無料トライアルができ、期間中は通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も使えますので、この機会にぜひお試しください。
繰り返し対象の取得した値を設定します。
「オペレーション」はプルダウンから「複数のレコードを取得する（最大300件）」を選択。
「取得した値」には、ループ処理で用いるレコードの項目（社員ID）を設定しましょう。
設定ができたら最後に「完了」をクリックしてください。
取得した社員IDを基に、社員の招待を行います。
「社員を招待」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するHRMOSのアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「社員ID」は、取得した値から【ループ変数】を引用し設定しましょう。
取得した値を引用することで、トリガーが実行されるたびに最新の値が反映されます。
「送付先メールアドレス」は、HRMOSに登録されているメールアドレスの内、どのアドレスに招待を送信するかプルダウンから選択してください。
設定が完了したら「テスト」を実行しましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際に社員が招待されるので、HRMOSを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
最後に、Google スプレッドシートの招待列を「未招待→招待済み」に自動変更する設定を行います。
「レコードを更新する」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するGoogle スプレッドシートのアカウントに間違いがないかを、確認しましょう。
次に、データベースの連携を行います。
は、ステップ4と同様の設定をしてください。
設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。
「更新したいレコードの条件」は、複数存在するレコードの中から更新対象となるレコードを指定します。
今回は社員IDが等しいレコードを更新するため、ループ変数を活用し以下のように設定しました。
「更新後のレコード値」は、どの項目をどの値に変更するかを設定していきます。
今回のテストでは「招待」を変更します。
なお、更新する必要がない他の項目は空白にしています。
完了したら「テスト」を行ってください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にレコードが更新されるので、Google スプレッドシートを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、毎週Google スプレッドシートでレコードを取得し、HRMOSに社員を一括招待するフローの連携手順になります！
HRMOSのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Google スプレッドシートやNotionの従業員リストが更新された際に、HRMOSの社員情報や出向、住所、部署・役職といったデータを自動で書き換えたり、逆にHRMOSの社員情報をトリガーにkintoneへレコードを追加したりできます。また、Google Workspaceでアカウントが作成されたらHRMOSにも従業員を追加するなど、IT資産管理と人事管理をシームレスに同期させることが可能です。さらに、クラウドサインでの雇用契約完了をトリガーにした自動登録や、Zoomミーティングの作成など、採用から入社後の管理まで一貫した自動フローを構築し、人事業務の工数を大幅に削減できます。
HRMOSへの社員招待を自動化することで、これまで手作業で行っていた招待業務の手間を削減し、招待漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、人事担当者は毎回の定型業務から解放され、より戦略的なコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Google スプレッドシート以外の名簿でも自動化できますか？
A：
はい、可能です。
Yoomでは業務内容に合わせてフローボットを自由に作成・カスタマイズできるため、普段お使いの管理ツールとも連携できます。
詳しくは基本的なフローボットの作成方法をご確認ください。
なお、連携できるアプリの詳細は連携可能なアプリからご確認ください。
Q：社員招待だけでなく、退職者のアカウント停止も自動化できますか？
A：
自動化できます。
「社員を招待」以外にも「社員を利用停止ステータスに変更」や「社員を削除」など様々な自動化が可能です。
利用できるAPIアクションの詳細は「HRMOS のAPIと今すぐ連携」をご確認ください。
Q：招待に失敗した場合、通知や再実行は可能ですか？
A：
招待に失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
