HRMOSの情報を用いてNDAを作成しGMOサインで送付する

■概要

業務委託契約や採用候補者とのやり取りで発生するNDA締結は、手間と時間がかかる業務の一つです。
特にHRMOSで管理している情報を手作業で書類に転記し、GMOサインで送付する作業は、ミスが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Chrome拡張機能を使用したトリガーによって、HRMOS上から直接トリガーを起動させることができます。
また、HRMOSのトリガー情報からNDAを自動で作成し、GMOサインでの送付までをシームレスに連携できるため、契約業務の課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• HRMOSとGMOサインを利用し、NDA締結業務に手間を感じている人事・法務担当者の方
• 候補者や業務委託先との契約手続きを効率化し、コア業務に集中したい採用担当者の方
• 契約業務の属人化を防ぎ、ペーパーレス化を推進したいと考えている管理部門の方

■このテンプレートを使うメリット

• HRMOSの情報をもとにNDAの作成から送付までが自動化され、手作業での書類作成や情報転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業での転記に伴う氏名や住所の入力間違いや送付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、契約業務の品質を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HRMOS、GMOサイン、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、Chrome拡張機能トリガーでHRMOSを選択し、「社員詳細ページから起動」を設定し、特定の社員情報を起点にフローを開始させます。
3. オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」を設定し、HRMOSの情報を用いてNDAの雛形から書類を作成します。
4. 続いて、GMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定し、API連携の準備をします。
5. その後、生成した書類をGMOサインに登録するため、「封筒用文書の登録」アクションを設定します。
6. 最後に、GMOサインの「封筒への署名依頼」を設定し、登録した文書を署名依頼先へ自動で送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントで書類を発行する際は、事前に用意した雛形書類を連携し、置換対象の文字列と、HRMOSから取得した置換後の文字列をそれぞれ任意で設定してください。
• GMOサインでアクセストークンを生成するアクションでは、ご自身のGMOサインアカウントのシークレットキーや顧客IDを設定してください。
• GMOサインで文書を登録するアクションでは、認証情報に加えて、前のオペレーションで取得したアクセストークンなどを設定してください。
• GMOサインで署名依頼を送るアクションでは、アクセストークン、封筒名、送信担当者名、文書リスト、自社署名情報などを実際の運用に合わせて設定してください。

■注意事項

• HRMOS、GMOサイン、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
• HRMOSのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5841953
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。