HRMOSの社員情報ページからZoomでミーティングを作成する

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■概要

HRMOSに登録された社員情報を見ながら、面談のために手作業でZoomミーティングを作成し、案内メールを送る作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、HRMOSの社員詳細ページからワンクリックでZoomミーティングの作成とメール通知までを自動化できます。HRMOSとZoomを連携させることで、これまで手作業で行っていた一連の業務を効率化し、日程調整にかかる時間を短縮します。

■このテンプレートをおすすめする方

HRMOSとZoomを併用し、社員との面談調整を手作業で行っている人事担当者の方
HRMOSの情報を見ながらZoomを発行している人事担当の方
メンバーとの1on1など、定期的なミーティング設定業務の効率化を検討しているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

HRMOSのページから直接Zoomミーティングを作成できるため、手作業での情報転記やアプリ間の画面往復に費やしていた時間を短縮できます
ミーティングURLの貼り間違いや参加者情報の入力漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

はじめに、HRMOSとZoomをYoomと連携します
次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、「HRMOSの社員詳細ページで起動したら」というアクションを設定します
次に、オペレーションでHRMOSの「社員を検索」アクションを設定し、対象の社員情報を取得します
次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、取得した情報をもとにミーティングを作成します
最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送信する」を設定し、作成したミーティング情報を関係者に通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Zoomの「ミーティングを作成」オペレーションでは、ミーティングの議題やパスワードなどを任意の値で設定したり、HRMOSから取得した社員名を変数として議題に埋め込んだりすることが可能です
メール送信オペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文にHRMOSから取得した社員名や、Zoomで作成されたミーティングURLなどを変数として差し込み、内容を柔軟にカスタマイズできます

■注意事項

HRMOS、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921

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