Jotformの回答内容をSmartsheetに登録する
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■概要
「Jotformの回答内容をSmartsheetに登録する」フローは、Jotformで収集したデータを自動的にSmartsheetに反映させる業務ワークフローです。
これにより、手動でのデータ転記作業を削減し、情報の一元管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformを活用して顧客やチームからデータを収集している方
・Smartsheetでのデータ管理を効率化したいと考えているビジネスユーザー
・手動でのデータ転記に時間を取られている業務担当者
・データの一元管理と自動化を実現したいプロジェクトマネージャー
・正確なデータ連携を重要視する企業のIT担当者
■注意事項
・Jotform、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
・Jotformで回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
「Jotformで集めた回答データを、プロジェクト管理で使っているSmartsheetに毎回手作業で転記している…」
「回答が増えてくると、コピー＆ペーストの作業が面倒だし、入力ミスも発生しがちで困っている…」
このように、JotformとSmartsheet間での手動によるデータ連携に、非効率さやストレスを感じてはいませんか？
もし、Jotformに新しい回答が送信されるたびに、その内容がSmartsheetの指定したシートへ自動的に登録される仕組みを構築できれば、このような日々の定型業務を削減できます。
入力ミスを心配することなく、より創造的で重要な業務に集中するための貴重な時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっとスマートに、そして楽にしていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはJotformとSmartsheetを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Jotformの回答内容をSmartsheetに登録する
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■概要
「Jotformの回答内容をSmartsheetに登録する」フローは、Jotformで収集したデータを自動的にSmartsheetに反映させる業務ワークフローです。
これにより、手動でのデータ転記作業を削減し、情報の一元管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformを活用して顧客やチームからデータを収集している方
・Smartsheetでのデータ管理を効率化したいと考えているビジネスユーザー
・手動でのデータ転記に時間を取られている業務担当者
・データの一元管理と自動化を実現したいプロジェクトマネージャー
・正確なデータ連携を重要視する企業のIT担当者
■注意事項
・Jotform、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
・Jotformで回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
JotformとSmartsheetのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたフォームの回答内容の転記作業を自動化するフローです。
これにより、迅速に情報共有が可能となり、業務のスピードと正確性が向上します。
これから、具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、ご自身の業務に近いものや、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Jotformの回答内容をSmartsheetに登録する
Jotformに新しい回答が送信されるたびに、その内容をSmartsheetの指定したシートに新しい行として自動で追加する連携です。
この仕組みにより、フォームの回答データを手動で転記する手間を排除し、入力ミスや転記漏れのリスクをなくすことで、最新の情報をチームで共有できます。
Jotformの回答内容をSmartsheetに登録する
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「Jotformの回答内容をSmartsheetに登録する」フローは、Jotformで収集したデータを自動的にSmartsheetに反映させる業務ワークフローです。
これにより、手動でのデータ転記作業を削減し、情報の一元管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformを活用して顧客やチームからデータを収集している方
・Smartsheetでのデータ管理を効率化したいと考えているビジネスユーザー
・手動でのデータ転記に時間を取られている業務担当者
・データの一元管理と自動化を実現したいプロジェクトマネージャー
・正確なデータ連携を重要視する企業のIT担当者
■注意事項
・Jotform、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
・Jotformで回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
Jotformで特定条件に合う回答があったら、Smartsheetに追加する
Jotformに送信された回答の中から、あらかじめ設定した特定の条件に合致するものだけを抽出し、Smartsheetに自動で追加する連携です。
例えば、アンケートで「高評価」を付けた顧客の情報だけをSmartsheetのリストに追加するなど、必要なデータだけを自動でフィルタリングして連携できます。
後からデータを選別する手間が省け、より効率的なデータ管理が実現するでしょう。
Jotformで特定条件に合う回答があったら、Smartsheetに追加する
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■概要
Jotformで収集したアンケートやお問い合わせの回答を、手作業で管理用のシートに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、特定の回答だけを抽出して転記する作業は、見落としなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、JotformとSmartsheetをスムーズに連携させ、フォームで特定の条件に合致する回答があった場合にのみ、Smartsheetへ自動で行を追加できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformで収集した回答データを手作業でSmartsheetに転記している方
・JotformとSmartsheetを連携させ、特定の回答だけを効率的に管理したいと考えている方
・フォーム回答後のデータ処理を自動化し、手作業によるミスをなくしたい方
■注意事項
・JotformとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
・Jotformで回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
それでは、実際にJotformとSmartsheetを連携したフローを作成する手順を見ていきましょう。
今回は、業務自動化ツール「Yoom」を使用して、プログラミング不要で簡単な設定を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Jotformの回答内容をSmartsheetに登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- JotformとSmartsheetのマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピーする
- Jotformのトリガー設定とSmartsheetのアクション設定
- トリガーをONにして、フローが起動するかを確認する
Jotformの回答内容をSmartsheetに登録する
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■概要
「Jotformの回答内容をSmartsheetに登録する」フローは、Jotformで収集したデータを自動的にSmartsheetに反映させる業務ワークフローです。
これにより、手動でのデータ転記作業を削減し、情報の一元管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformを活用して顧客やチームからデータを収集している方
・Smartsheetでのデータ管理を効率化したいと考えているビジネスユーザー
・手動でのデータ転記に時間を取られている業務担当者
・データの一元管理と自動化を実現したいプロジェクトマネージャー
・正確なデータ連携を重要視する企業のIT担当者
■注意事項
・Jotform、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
・Jotformで回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
ステップ1:JotformとSmartsheetのマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するJotformとSmartsheetのマイアプリ登録方法を解説していきます。
1.Jotformの登録方法
Jotformを検索すると、新規登録画面が表示されます。表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※アクセストークンの取得は、こちらをご参照ください。
これで、Jotformの連携完了です！
2.Smartsheetの登録方法
先ほどのマイアプリ画面に戻り、Smartsheetを検索してください。
ログイン画面が表示されるので、任意の方法でサインインしましょう。
下記画面の内容を確認したら「許可」ボタンを押したら、Smartsheetの連携も完了です！
ステップ2:テンプレートのコピー
自動化フローの作成を始めてみましょう！
Yoomでは、どなたでも簡単に始められるように、便利なテンプレートをご用意しています。
下記バナーにある「試してみる」ボタンをクリックしてください。
Jotformの回答内容をSmartsheetに登録する
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■概要
「Jotformの回答内容をSmartsheetに登録する」フローは、Jotformで収集したデータを自動的にSmartsheetに反映させる業務ワークフローです。
これにより、手動でのデータ転記作業を削減し、情報の一元管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformを活用して顧客やチームからデータを収集している方
・Smartsheetでのデータ管理を効率化したいと考えているビジネスユーザー
・手動でのデータ転記に時間を取られている業務担当者
・データの一元管理と自動化を実現したいプロジェクトマネージャー
・正確なデータ連携を重要視する企業のIT担当者
■注意事項
・Jotform、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
・Jotformで回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
「OK」 ボタンをクリックし、設定スタートです！
ステップ3:Jotformでフォームが送信されたら起動するのトリガー設定
最初に自動化のきっかけとなるトリガーの設定を行います。
「フォームが送信されたら」という項目をクリックしましょう。
下記画面は初期設定されています。
連携するアカウントを確認し「次へ」ボタンをクリックし進みましょう。
Webhookの設定を行います。
まずは、WebhookURLをコピーしこちらからJotformにアクセスしましょう。
表示されたページで「設定」→「統合」の順にクリックします。
検索窓に「Webhook」と入力しWebhookのアイコンをクリックしてください。
先ほどコピーしたWebhookURLをペーストし「統合する」をクリックしましょう。
これでWebhookの設定完了です！
続いて、Smartsheetに自動的に連携したいJotformのフォームにテスト用の回答を送信しましょう。
（架空のものでOKです！）
Yoomの画面に戻ったら、テストを実行します。
テストが成功したら「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4:Jotformの最新の回答を取得する
次に、先ほどWebhookを設定したJotformのフォームの回答を取得するための設定を行います！
「最新の回答を取得する」という項目を押してください。
下記画面もデフォルトで設定されているためアカウント情報が確認できたら、次のページに進みましょう。
フォームIDは、枠内をクリックし表示される候補から先ほどWebhookを設定したフォームを選択しましょう。
うまく候補が表示されない場合は、前のページに戻ってアカウント情報を確認してくださいね。
テストを実行すると、ステップ3で登録したテスト用の回答の情報が取得した値に表示されるので、確認しましょう。
※取得した値については、こちらをご確認ください。
今回の設定では、すべての情報が「取得した値」に反映されないので必要な項目を手動で取得しましょう。
取得した値の一番下にある「＋取得した値を追加」ボタンを押します。
追加したい項目の「+」マークを押し、「追加」をクリックしましょう。
取得した値に追加で情報が表示されるので、ペンマークをクリックします。
該当の「項目名」を任意で設定したら、「保存する」ボタンを押してください。
全て完了したら、設定を保存しましょう。
※手動で「取得した値」を追加する方法についての詳細は、こちらのヘルプページをご確認ください。
ステップ5:Smartsheetに行を作成する
最後に取得した値を活用し、Smartsheetの行を自動で作成する設定を行っていきます！
「行を追加」を押しましょう。
次の画面も設定済みのため、確認できたら次のページに進みます。
シートIDは、枠内をクリックし表示される候補から選択しましょう。
カラムIDは、候補からJotformのフォームの回答を自動登録したいカラムを選択してください。
値は、下記画像のように設定することで、Jotformのフォームに回答された「タスク名」を自動で取得しSmartsheetの指定したカラムの行に追加しましょう。
このように設定することで、Jotformでフォームが送信されるごとにSmartsheetに値が自動で反映されます。
「詳細」も同様に、Smartsheetに自動的に連携できるように設定されています。
他にも自動取得したい項目があれば「＋セル情報を追加」を押して設定してください。
テストを実行すると、Smartsheetに自動的に行が作成されるので確認しましょう。
「保存する」ボタンを押したら設定完了です！
ステップ6:トリガーをONにする
下記画面が表示されたら、「トリガーをON」に設定してください。
これで、「Jotformの回答内容をSmartsheetに登録する」フローが完成します！
今回ご紹介した連携以外でも、JotformやSmartsheetのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Jotformを使った便利な自動化例
Jotformで送信された回答を、SalesforceやMicrosoft Excel、Notionなど異なるプラットフォームに連携する自動化です。
これにより、手動でのデータ転記作業を削減し、エラーのリスクを防ぐことができ、迅速で正確な情報共有が可能になります。
特に、顧客管理やデータ分析に時間を割いている人におすすめです。
Jotformで送信された回答内容をSalesforceに連携する
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■注意事項
・Jotform、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
Jotformで回答が送信されたら、Canvaでフォルダを作成する
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■概要
このワークフローでは、Jotformで回答が送信されたらCanvaでフォルダを作成することが可能です。この自動化により、手作業によるフォームの回答管理の煩雑さや時間の無駄を解消します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformを利用して多数のcanva formからの回答を収集している業務担当者
・Canvaでのデザイン資材やプロジェクトを整理する際にフォルダ管理を自動化したいデザイナーやチームリーダー
・フォーム回答とデザインツールの連携を強化し、業務フローを最適化したい企業のIT担当者
・Yoomを活用して、複数のSaaSアプリを組み合わせた業務ワークフローを構築・改善したいビジネスパーソン
・手動でのフォルダ作成に時間を取られているクリエイティブチームやプロジェクトマネージャー
■注意事項
・JotformとCanvaのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
Jotformで回答された内容をNotionのデータベースに追加する
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■概要
Jotformで収集した問い合わせやアンケートの回答を、一件ずつ手作業でNotionのデータベースに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストによる入力ミスや転記漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されると、その内容が自動でNotionのデータベースにレコードとして追加されるため、こうしたデータ入力の課題を解消し、リアルタイムでの情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformで集めた回答を手作業でNotionに転記している方
・フォームからの問い合わせや申し込みをNotionで管理しているチームの方
・データ入力の自動化によって、ヒューマンエラーをなくし業務効率を改善したい方
■注意事項
・Jotform、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
Jotformで送信されたユーザー情報をSendGridのコンタクトリストに追加する
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■概要
Jotformで送信されたユーザー情報をSendGridのコンタクトリストに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・サービスやイベントの申し込みをフォームで受け付けている企業の方
・Webサイトの設置フォームから獲得したリード情報を効率的に管理したいマーケティング担当者
・Jotformの回答データを手動で転記しており、作業負担を軽減したい方
・顧客情報の入力ミスや登録漏れを防ぐため、自動化を検討している方
・コンタクト登録を迅速化し、SendGridのメール配信業務をスムーズに行いたい方
■注意事項
・Jotform、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
Jotformに回答があったら、Microsoft Excelのレコードに追加する
試してみる
Jotformに新しい回答が送信されたら、Microsoft Excelのレコードに回答内容を追加するフローです。
Smartsheetを使った便利な自動化例
GoogleスプレッドシートやGoogle Workspaceの新規データ登録をトリガーに、Smartsheetに自動で行やフォルダを追加します。
これにより、手作業での更新作業を減らし、データ管理を効率化することが可能です。
また、Meta広告やTodoistと連携すれば、リード情報やタスクを迅速に反映させ、業務をスムーズに進めることができます。
Google Workspaceでユーザーが登録されたらSmartsheetにも追加する
試してみる
■概要
「Google Workspaceでユーザーが登録されたらSmartsheetにも追加する」フローは、Google WorkspaceとSmartsheetの連携を自動化する業務ワークフローです。新しいユーザーがGoogle Workspaceに登録されると、同時にSmartsheetにもその情報が自動で追加されるため、手動でのデータ入力や管理の手間を省けます。YoomのAPI連携機能を活用することで、スムーズかつ正確なデータ同期が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google WorkspaceとSmartsheetを日常的に利用している企業のIT担当者
・ユーザー管理を効率化し、手動作業を減らしたいと考えているチームリーダー
・データ連携の自動化を通じて業務プロセスを最適化したい経営者
■注意事項
・Google Workspace、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Smartsheetにフォルダを作成する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Smartsheetにフォルダを作成するフローです。
Meta広告（Facebook）でリードが登録されたらSmartsheetに行を追加する
試してみる
■概要
「Meta広告（Facebook）でリードが登録されたらSmartsheetに行を追加する」ワークフローは、広告キャンペーンから得られたリード情報を自動的にSmartsheetに転送し、管理をスムーズにする業務ワークフローです。これにより、手動でのデータ入力の手間を省き、迅速な対応が可能になります。特に複数の広告プラットフォームを利用している場合、この連携が大きな助けとなります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Meta広告（Facebook）を活用してリード獲得を行っているマーケティング担当者
・Smartsheetでリード情報を一元管理したい営業チームのリーダー
・広告データの手動入力に時間を取られている業務担当者
■注意事項
・Meta広告（Facebook）、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Smartsheetで行が追加されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
「Smartsheetで行が追加されたらSlackに通知する」フローは、チームの連携を強化する業務ワークフローです。Smartsheetに新しい行が追加されると、即座にSlackへ通知が送信されるため、メンバー全員が迅速に最新情報を共有できます。これにより、情報の見落としや伝達ミスを防ぎ、スムーズなコミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Smartsheetを日常的に活用しているプロジェクトマネージャー
・Slackでチームコミュニケーションを頻繁に行っている企業
・Smartsheetの更新情報を迅速にチームへ共有したい管理者
■注意事項
・Smartsheet、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Smartsheetで行が追加されたら、Todoistにタスクを追加する
試してみる
■概要
プロジェクト管理ツールのSmartsheetとタスク管理ツールのTodoistを併用しているものの、情報の転記に手間を感じていませんか？新しいタスクが発生するたびに手動でTodoistへ登録するのは、時間がかかるだけでなく、入力漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Smartsheetで行が追加されると自動でTodoistにタスクが作成されるため、SmartsheetとTodoistの連携がスムーズになり、タスク管理の効率を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Smartsheetでチームのプロジェクトを管理し、Todoistで個人のタスクを管理している方
・SmartsheetからTodoistへのタスク転記を手作業で行い、非効率を感じている方
・タスクの登録漏れを防ぎ、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・SmartsheetとTodoistのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
JotformとSmartsheetの連携を自動化することで、フォーム回答のデータ転記作業から解放され、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーをなくせます。
これにより、担当者は最新かつ正確な情報に基づいてプロジェクト管理やタスクの割り当てを進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介した自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングなどの専門知識がない方でも、簡単に業務フローを構築可能です。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して業務の効率化を体験してみてください。
よくあるご質問
Q：連携後にフォームの項目を変更したら？
A：Jotformの質問項目を変更や追加した場合、Yoomの連携設定も自動的に変更されます。
Smartsheetのカラムは自動的に変更されないので、Jotformの変更や追加に合わせて設定してください。
Q：連携が失敗した場合の挙動は？
A：連携が失敗すると、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定可能です。
詳しくはこちらをご確認ください。
エラーの修正方法は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また、サポート窓口を利用することもできますよ。
Q：複数の回答を一つのセルにまとめられますか？
A：はい、可能です。
例えば、Jotformのフォームに回答された「姓」と「名」の項目を、Smartsheetの「氏名」という一つのセルに結合して入力するような設定も可能です。
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