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「Jotformで集めた回答データを、プロジェクト管理で使っているSmartsheetに毎回手作業で転記している…」
「回答が増えてくると、コピー＆ペーストの作業が面倒だし、入力ミスも発生しがちで困っている…」
このように、JotformとSmartsheet間での手動によるデータ連携に、非効率さやストレスを感じてはいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Jotformに新しい回答が送信されるたびに、その内容がSmartsheetの指定したシートへ自動的に登録される仕組み</span>を構築できれば、このような日々の定型業務を削減できます。
入力ミスを心配することなく、より創造的で重要な業務に集中するための貴重な時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっとスマートに、そして楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">JotformとSmartsheetを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
JotformとSmartsheetのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたフォームの回答内容の転記作業を自動化するフローです。
これにより、迅速に情報共有が可能となり、業務のスピードと正確性が向上します。
これから、具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、ご自身の業務に近いものや、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Jotformに新しい回答が送信されるたびに、その内容をSmartsheetの指定したシートに新しい行として自動で追加する連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">フォームの回答データを手動で転記する手間を排除し、入力ミスや転記漏れのリスクをなくす</span>ことで、最新の情報をチームで共有できます。
Jotformに送信された回答の中から、あらかじめ設定した特定の条件に合致するものだけを抽出し、Smartsheetに自動で追加する連携です。
例えば、アンケートで「高評価」を付けた顧客の情報だけをSmartsheetのリストに追加するなど、<span class="mark-yellow">必要なデータだけを自動でフィルタリングして連携できます。</span>
後からデータを選別する手間が省け、より効率的なデータ管理が実現するでしょう。
それでは、実際にJotformとSmartsheetを連携したフローを作成する手順を見ていきましょう。
今回は、業務自動化ツール「Yoom」を使用して、プログラミング不要で簡単な設定を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
今回は「Jotformの回答内容をSmartsheetに登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するJotformとSmartsheetのマイアプリ登録方法を解説していきます。
1.Jotformの登録方法
Jotformを検索すると、新規登録画面が表示されます。表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※アクセストークンの取得は、こちらをご参照ください。
これで、Jotformの連携完了です！
2.Smartsheetの登録方法
先ほどのマイアプリ画面に戻り、Smartsheetを検索してください。
ログイン画面が表示されるので、任意の方法でサインインしましょう。
下記画面の内容を確認したら「許可」ボタンを押したら、Smartsheetの連携も完了です！
自動化フローの作成を始めてみましょう！
Yoomでは、どなたでも簡単に始められるように、便利なテンプレートをご用意しています。
下記バナーにある「試してみる」ボタンをクリックしてください。
「OK」 ボタンをクリックし、設定スタートです！
最初に自動化のきっかけとなるトリガーの設定を行います。
「フォームが送信されたら」という項目をクリックしましょう。
下記画面は初期設定されています。
連携するアカウントを確認し「次へ」ボタンをクリックし進みましょう。
Webhookの設定を行います。
まずは、WebhookURLをコピーしこちらからJotformにアクセスしましょう。
表示されたページで「設定」→「統合」の順にクリックします。
検索窓に「Webhook」と入力しWebhookのアイコンをクリックしてください。
先ほどコピーしたWebhookURLをペーストし「統合する」をクリックしましょう。
これでWebhookの設定完了です！
続いて、Smartsheetに自動的に連携したいJotformのフォームにテスト用の回答を送信しましょう。
（架空のものでOKです！）
Yoomの画面に戻ったら、テストを実行します。
テストが成功したら「保存する」をクリックしましょう。
次に、先ほどWebhookを設定したJotformのフォームの回答を取得するための設定を行います！
「最新の回答を取得する」という項目を押してください。
下記画面もデフォルトで設定されているためアカウント情報が確認できたら、次のページに進みましょう。
フォームIDは、枠内をクリックし表示される候補から先ほどWebhookを設定したフォームを選択しましょう。
うまく候補が表示されない場合は、前のページに戻ってアカウント情報を確認してくださいね。
テストを実行すると、ステップ3で登録したテスト用の回答の情報が取得した値に表示されるので、確認しましょう。
※取得した値については、こちらをご確認ください。
今回の設定では、すべての情報が「取得した値」に反映されないので必要な項目を手動で取得しましょう。
取得した値の一番下にある「＋取得した値を追加」ボタンを押します。
追加したい項目の「+」マークを押し、「追加」をクリックしましょう。
取得した値に追加で情報が表示されるので、ペンマークをクリックします。
該当の「項目名」を任意で設定したら、「保存する」ボタンを押してください。
全て完了したら、設定を保存しましょう。
※手動で「取得した値」を追加する方法についての詳細は、こちらのヘルプページをご確認ください。
最後に取得した値を活用し、Smartsheetの行を自動で作成する設定を行っていきます！
「行を追加」を押しましょう。
次の画面も設定済みのため、確認できたら次のページに進みます。
シートIDは、枠内をクリックし表示される候補から選択しましょう。
カラムIDは、候補からJotformのフォームの回答を自動登録したいカラムを選択してください。
値は、下記画像のように設定することで、Jotformのフォームに回答された「タスク名」を自動で取得しSmartsheetの指定したカラムの行に追加しましょう。
このように設定することで、Jotformでフォームが送信されるごとにSmartsheetに値が自動で反映されます。
「詳細」も同様に、Smartsheetに自動的に連携できるように設定されています。
他にも自動取得したい項目があれば「＋セル情報を追加」を押して設定してください。
テストを実行すると、Smartsheetに自動的に行が作成されるので確認しましょう。
「保存する」ボタンを押したら設定完了です！
下記画面が表示されたら、「トリガーをON」に設定してください。
これで、「Jotformの回答内容をSmartsheetに登録する」フローが完成します！
今回ご紹介した連携以外でも、JotformやSmartsheetのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Jotformで送信された回答を、SalesforceやMicrosoft Excel、Notionなど異なるプラットフォームに連携する自動化です。
これにより、手動でのデータ転記作業を削減し、エラーのリスクを防ぐことができ、迅速で正確な情報共有が可能になります。
特に、顧客管理やデータ分析に時間を割いている人におすすめです。
GoogleスプレッドシートやGoogle Workspaceの新規データ登録をトリガーに、Smartsheetに自動で行やフォルダを追加します。
これにより、手作業での更新作業を減らし、データ管理を効率化することが可能です。
また、Meta広告やTodoistと連携すれば、リード情報やタスクを迅速に反映させ、業務をスムーズに進めることができます。
JotformとSmartsheetの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">フォーム回答のデータ転記作業から解放され、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーをなくせます。</span>
これにより、担当者は最新かつ正確な情報に基づいてプロジェクト管理やタスクの割り当てを進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介した自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングなどの専門知識がない方でも、簡単に業務フローを構築可能です。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して業務の効率化を体験してみてください。
Q：連携後にフォームの項目を変更したら？
A：Jotformの質問項目を変更や追加した場合、Yoomの連携設定も自動的に変更されます。
Smartsheetのカラムは自動的に変更されないので、Jotformの変更や追加に合わせて設定してください。
Q：連携が失敗した場合の挙動は？
A：連携が失敗すると、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定可能です。
詳しくはこちらをご確認ください。
エラーの修正方法は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また、サポート窓口を利用することもできますよ。
Q：複数の回答を一つのセルにまとめられますか？
A：はい、可能です。
例えば、Jotformのフォームに回答された「姓」と「名」の項目を、Smartsheetの「氏名」という一つのセルに結合して入力するような設定も可能です。
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