Jotformで特定条件に合う回答があったら、Smartsheetに追加する

■概要

Jotformで収集したアンケートやお問い合わせの回答を、手作業で管理用のシートに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
特に、特定の回答だけを抽出して転記する作業は、見落としなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなり得ます。

このワークフローを活用すれば、JotformとSmartsheetをスムーズに連携させ、フォームで特定の条件に合致する回答があった場合にのみ、Smartsheetへ自動で行を追加できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで収集した回答データを手作業でSmartsheetに転記している方
• JotformとSmartsheetを連携させ、特定の回答だけを効率的に管理したいと考えている方
• フォーム回答後のデータ処理を自動化し、手作業によるミスをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformでフォームが送信されると、条件に応じて自動でSmartsheetに行が追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、JotformとSmartsheetをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの回答内容を取得します。
4. 次に、オペレーションの分岐機能で、取得した回答が特定の条件に合致するかどうかを判定するよう設定します。
5. 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、条件に合致した場合のみ、指定のシートに行が追加されるように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能の設定では、Smartsheetに行を追加するきっかけとなる条件を任意で設定してください。例えば、特定の選択肢が選ばれた場合や、特定のキーワードが回答に含まれる場合などの条件設定が可能です。
• Smartsheetに行を追加するアクションでは、Jotformのどの回答項目をSmartsheetのどの列に追加するかを任意で設定してください。

■注意事項‍

• JotformとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
• JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
• Jotformで回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。