Confluenceで管理しているタスクの進捗状況を定期的に確認し、一覧にまとめる作業は、プロジェクト管理において非常に重要です。
しかし、手作業で行うと多くの時間と手間がかかりますよね？
特に、複数のプロジェクトやスペースにまたがるタスクを一つひとつ確認する作業は、抜け漏れが発生する原因にもなりかねません。
もし、指定したスケジュールでConfluenceから未完了のタスク情報を自動で取得し、Google スプレッドシートなどのツールに一覧として記録できる仕組みがあればどうでしょう。
タスクの確認漏れを防ぎつつ最新の状況を把握できるので、より迅速かつ正確なプロジェクト管理が実現できるのではないでしょうか。
もしかしたら、他の重要な業務に集中できる時間を確保できるかもしれません！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかからない方法です。
ぜひ自動化を導入して作業をもっとラクにしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはConfluenceのタスクを取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
定期的にConfluenceから未完了のタスクを取得し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Confluenceでプロジェクトや個人のタスクを管理しているものの、定期的な棚卸や進捗確認のために手作業で情報をまとめることに手間を感じていませんか？確認漏れや転記ミスが発生してしまうことも少なくありません。このワークフローは、定期的にConfluenceから未完了タスクの情報を自動で取得し、Google スプレッドシートに集約します。手作業によるタスク取得のプロセスを自動化し、抜け漏れのない正確な進捗管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluence上のタスクを手作業で転記・集計しており、負担を感じている方
- 複数プロジェクトのタスク管理を一元化し、進捗を可視化したいマネージャーの方
- Confluenceからのタスク取得を自動化し、報告業務などを効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに沿って自動でタスク情報が転記されるため、これまで手作業での取得に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを定期的に実行するよう設定します。
- 次に、オペレーションでConfluenceの「タスク一覧を取得」アクションを設定し、未完了のタスクを取得します。
- 次に、「処理を繰り返す」オペレーションで、取得したタスクを1件ずつ処理するように設定します。
- 最後に、同じく繰り返し処理の中で、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したタスク情報を指定のシートに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、タスクを転記する曜日や時刻などを自由に設定できます。
- 繰り返し処理機能では、Confluenceから取得した一覧の中でGoogle スプレッドシートに登録したい任意の項目を設定できます。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションで、タスク情報を追加したい任意のスプレッドシートIDとシート名（タブ名）を設定してください。
■注意事項
- Confluence、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
定期的にConfluenceの未完了タスクをGoogle スプレッドシートにまとめるフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、定期的にConfluenceから未完了のタスクを取得し、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Confluence／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ConfluenceとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ステップ1：ConfluenceとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それでは実際にアプリごとの連携方法について解説していきますね！
ConfluenceとYoomの連携方法
以下の手順をご参照ください。
Google スプレッドシートとYoomの連携方法
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
- 下のバナーの「試してみる」を押す。
- Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う。
※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。
定期的にConfluenceから未完了のタスクを取得し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Confluenceでプロジェクトや個人のタスクを管理しているものの、定期的な棚卸や進捗確認のために手作業で情報をまとめることに手間を感じていませんか？確認漏れや転記ミスが発生してしまうことも少なくありません。このワークフローは、定期的にConfluenceから未完了タスクの情報を自動で取得し、Google スプレッドシートに集約します。手作業によるタスク取得のプロセスを自動化し、抜け漏れのない正確な進捗管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluence上のタスクを手作業で転記・集計しており、負担を感じている方
- 複数プロジェクトのタスク管理を一元化し、進捗を可視化したいマネージャーの方
- Confluenceからのタスク取得を自動化し、報告業務などを効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに沿って自動でタスク情報が転記されるため、これまで手作業での取得に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを定期的に実行するよう設定します。
- 次に、オペレーションでConfluenceの「タスク一覧を取得」アクションを設定し、未完了のタスクを取得します。
- 次に、「処理を繰り返す」オペレーションで、取得したタスクを1件ずつ処理するように設定します。
- 最後に、同じく繰り返し処理の中で、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したタスク情報を指定のシートに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、タスクを転記する曜日や時刻などを自由に設定できます。
- 繰り返し処理機能では、Confluenceから取得した一覧の中でGoogle スプレッドシートに登録したい任意の項目を設定できます。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションで、タスク情報を追加したい任意のスプレッドシートIDとシート名（タブ名）を設定してください。
■注意事項
- Confluence、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は不要です。設定を中断した場合のみ「マイプロジェクト」から設定作業を再開しましょう！）
「スケジュールトリガー」をクリックします。
フローボットを起動したいタイミング（Google スプレッドシートに追加したいタイミング）を入力していきます。
テンプレートでは「毎週月曜日9時」にフローボットが起動される設定となっていますが、日付や時間は必要に応じて変更してください！
設定を確認したら「保存する」をクリックします。
※「Cronの設定」では、起動する時刻を分単位での設定など細かな設定が可能です。
設定の詳しい設定方法はCron設定の設定方法をご確認ください。
ステップ4：Confluenceのアクション設定
「タスク一覧を取得」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
①タイトル：必要に応じて変更可能です。分かりやすい名前に修正してもOKです！
②アクション：デフォルトで「タスク一覧を取得」が選択されているのでそのままで問題ありません！
③Confluenceと連携するアカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが表示されていることを確認しましょう。
まずは連携テスト用のタスクを準備します。
今回は下の画像にある赤枠部分のタスクを連携していきたいと思います！
まずは「クラウドID」を選択します。
入力欄をクリックすると、候補一覧が表示されるので連携したいクラウドIDをクリックしてください。
「ステータス」を「未完了」に設定したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、設定した条件に一致するConfluenceのタスクデータ一覧が「取得した値（※）」の欄に反映されるので、確認できたら「完了」をクリックしてください。
（今回はテスト用に1つのタスクのみしか反映されていませんが、複数ある場合は複数のタスクデータが反映されます！）
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ5：繰り返し処理設定
「同じ処理を繰り返す」をクリックします。
「繰り返し対象の取得した値」を設定します。
下の画像の通り設定すると、タスクIDを1件ずつなど1件ずつ取得できるようになります！
同じ要領で、Google スプレッドシートに追加したい項目を設定していきます。
項目を増やしたい場合は「＋取得した値を追加」をクリックしてください。
設定が完了したら「完了」をクリックしましょう。
ステップ6：Google スプレッドシートのアクション設定
「レコードを追加する」をクリックします。
