「Web会議が終わるたびに、録画から議事録を作成するのが大変…」
「文字起こしツールからテキストをコピーして、Confluenceに貼り付けてフォーマットを整える作業が面倒…」
このように、会議後の議事録作成と情報共有のプロセスに、多くの時間と手間をかけていませんか？
もし、Web会議が終了すると同時に音声が自動で文字起こしされ、その内容がConfluenceに議事録ページとして自動で作成・共有される仕組みがあれば便利です。
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには会議の議事録作成を自動化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Web会議を開始すると自動で文字起こしして、Confluenceにページを作成する
試してみる
Web会議の文字起こし結果をConfluenceに連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Web会議が開始されると自動で文字起こしを行い、その結果をConfluenceにページとして作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Confluence
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Confluenceのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガーとアクションの設定
- フローをONにして、正常に起動するかを確認
Web会議を開始すると自動で文字起こしして、Confluenceにページを作成する
試してみる
ステップ1：Confluenceをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Confluenceの連携
下記をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Web会議を開始すると自動で文字起こしして、Confluenceにページを作成する
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Web会議のトリガー設定
まずは、Web会議トリガーの設定を行います。1つ目の赤枠をクリックしてください。
トリガーとなる会議を作成します。会議に参加して、リンクをコピーします。
※今回はGoogle Meetを使用しました！
Yoomの設定に戻り、会議をするURLを登録して、「文字起こしのテストを開始」ボタンを押します。
Yoomボットが会議に参加する通知が会議画面に届きますので、参加を承認して、Yoomボットを会議に参加させましょう。
会議を終了させると、自動でYoomボットが文字起こしを始めます。
文字起こし結果と取得した値が確認できたら、「保存する」ボタンを押しておきましょう！
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて受け取ったデータのことです。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
ステップ4：Confluenceのアクション設定
Wwb会議トリガーで取得した値を利用してConfluenceでページを作成する設定を行います。
2つ目の赤枠をクリックしましょう！
アクションは「ページを作成」のままで、アカウント情報を確認します！
問題がなければ「次へ」ボタンで次の設定へ進みましょう。
クラウドIDを候補の中から選択します。
ページを作成するスペースを選択します。
希望のスペースを選んでスペースIDを設定して下さい！
ページのステータスやコンテンツの表現方法など、その他の項目を希望の設定で行いましょう。
ページの内容は、Web会議トリガーで取得した値を活用して作成が可能です。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
ページの内容まで設定が完了したら、テストを実行します！
テスト成功という表記が確認できたら、Confluenceで新規ページが作成されています。
該当のConfluenceのページを確認してみましょう！
確認ができたら、最後にYoomにて完了ボタンをクリックして設定を保存しておきます。
ステップ5：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
最後に画面右上のトグルボタンをONにして、実際にWeb会議を終了した際にページが作成されるかを確認しましょう！
以上で設定は完了です！
Confluenceを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Confluenceを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、Confluenceに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
SalesforceやZoomと連携し、Confluenceのページ作成やユーザー招待を自動化できます。
Dropbox・Microsoft SharePointへのフォルダ同期や、期限切れページの自動削除メンテナンスまで対応し、チームのノウハウをいつでも新鮮な状態で活用できるようにします。
Confluenceでユーザーをサイトに招待して、Slackに通知する
試してみる
■概要
「Confluenceでユーザーをサイトに招待して、Slackに通知する」ワークフローは、新しいメンバーのアクセス管理とコミュニケーションを効率化するための業務ワークフローです。
Confluenceへのユーザー招待と同時にSlackに通知を送ることで、チーム全体にスムーズな情報共有が可能になります。
Yoomを活用することで、API連携やRPA機能を駆使し、手動での作業を自動化。これにより、管理者の負担を軽減し、メンバーの迅速なオンボーディングを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceを使用しており、新規ユーザーの招待作業に時間がかかっている管理者の方
・Slackを活用してチーム内のコミュニケーションを円滑にしたいと考えている方
・Yoomを導入して業務の自動化を進めたいIT担当者の方
・複数のSaaSアプリを連携させて、業務プロセスを効率化したい企業の経営者の方
・RPAやAPI連携を活用して、日常業務の手間を減らしたい現場のリーダーの方
■注意事項
・Confluence、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Confluenceで特定条件に合うページが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで議事録やプロジェクト資料を作成した後、関連ファイルを保管するために都度Dropboxにフォルダを作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この手作業は、フォルダの作成忘れや命名規則の不統一といったミスにも繋がりがちです。このワークフローは、Confluenceでのページ作成をトリガーに、自動でDropboxへフォルダを作成します。DropboxとConfluence間の手作業をなくし、ファイル管理の効率化と標準化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・日常的にConfluenceとDropboxを利用し、ファイル管理を手作業で行っている方
・ConfluenceのドキュメントとDropboxのファイルを紐付けて管理を効率化したい方
・チーム内のDropboxとConfluenceを活用した業務フローを標準化したい方
■注意事項
・ConfluenceとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Confluenceでページが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
Confluenceでページが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Salesforceのカスタムオブジェクトにレコードが登録されたら、Confluenceでユーザーをサイトに招待する
試してみる
■概要
Salesforceに新しい取引先や担当者が登録されるたびに、関連するメンバーをConfluenceのサイトに手動で招待していませんか。
この作業は単純ですが、対応が遅れたり招待を忘れたりするリスクが伴います。
このワークフローは、Confluence API連携を活用し、Salesforceのカスタムオブジェクトにレコードが登録された際に、自動でユーザーをサイトに招待します。
面倒な手作業をなくし、関係者への情報共有を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとConfluenceを連携させ、手動でのユーザー招待をなくしたい方
・Confluence APIを活用した業務自動化に関心のある情報システム担当者の方
・プロジェクトメンバーの追加など、関係者への共有を迅速に行いたいマネージャーの方
■注意事項
・Salesforce、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Trelloのカードが特定のリストに移動されたらConfluenceにページを作成する
試してみる
■概要
「Trelloのカードが特定のリストに移動されたらConfluenceにページを作成する」フローは、プロジェクト管理とドキュメント作成の連携を自動化する業務ワークフローです。
Trelloでカードのステータスが変わるたびに手動でConfluenceにページを作成するのは手間がかかります。
複数のチームで効率的に情報共有を行うために、このワークフローを活用して自動化を実現しましょう。
これにより、作業の効率化とミスの防止が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Trelloでプロジェクト管理を行い、ステータス更新時にドキュメント化を自動化したい方
・Confluenceを活用してチーム内で情報を共有しているが、手動部分に時間を取られている方
・業務フローの効率化を図り、作業の標準化を目指しているチームリーダーやマネージャー
・TrelloとConfluenceの連携を強化して、プロジェクトの透明性を高めたい企業のIT担当者
■注意事項
・TrelloとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoomでミーティングが作成されたら、Confluenceにページを作成する
試してみる
■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定するたびに、議事録用のページをConfluenceで都度作成する作業は手間がかかるものです。また、手作業によるページの作成漏れや、会議情報の転記ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが作成されると自動でConfluenceに議事録ページが作成されるため、こうしたConfluenceとZoomの連携に関する課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomでのミーティングが多く、Confluenceで議事録を管理している担当者の方
・ConfluenceとZoomを活用した、チーム内の情報共有をより円滑にしたいと考えている方
・ミーティング設定から議事録ページの作成といった一連の定型業務を自動化したい方
■注意事項
・ZoomとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
boardで顧客が作成されたら、Confluenceでページを作成する
試してみる
■概要
営業支援ツールboardで管理している顧客情報を、ナレッジ管理ツールConfluenceに手作業で転記する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、boardに新しい顧客情報が登録されると、自動でConfluenceに関連ページを作成するため、情報共有のプロセスを効率化できます。手作業による転記の手間や共有漏れといった課題を解消し、スムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・boardとConfluenceを併用し、顧客情報の二重入力に手間を感じている方
・手作業による情報転記で、入力ミスや共有漏れなどの課題を抱えているチーム
・顧客情報をもとにしたナレッジの蓄積を自動化し、業務効率を改善したい方
■注意事項
・board、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
freee人事労務で従業員が登録されたら、Confluenceにユーザーを招待しフォルダを作成する
試してみる
■概要
新しいメンバーが入社するたびに、freee人事労務への登録後に手作業でConfluenceのアカウントを発行し、関連フォルダを作成する業務は手間がかかるものです。このワークフローは、freee人事労務への従業員登録をきっかけに、Confluenceへのユーザー招待からフォルダ作成までを自動化します。Confluenceでの一連の作業を自動化で効率化し、担当者の負担軽減とスムーズなオンボーディングを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・freee人事労務とConfluenceを使い、新入社員の受け入れ準備を手作業で行っている方
・Confluenceのユーザー招待やフォルダ作成といった定型業務を自動化したいと考えている方
・Confluenceの自動化を活用して、新メンバーのオンボーディングを効率化したいチームリーダーの方
■注意事項
・Confluence、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
フォームに回答が送信されたら、Todoistにタスクを作成し、Confluenceにページを作成する
試してみる
■概要
フォームに寄せられた回答を、手作業でタスク管理ツールや情報共有ツールに転記する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけにTodoistへのタスク作成とConfluenceへのページ作成を自動化できるため、こうした定型業務を効率化し、対応漏れなどのミスを防ぎながら、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームの回答内容をもとに、Todoistでタスク管理を行い、Confluenceで議事録などを管理している方
・TodoistとConfluenceへの手作業による情報転記をなくし、業務を効率化したいと考えている方
・タスクの作成漏れや情報共有の遅れといったヒューマンエラーを未然に防ぎたいチームリーダーの方
■注意事項
・Todoist、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
毎週Confluenceで期限切れページを一括削除しGmailで通知する
試してみる
■概要
Confluenceに情報が蓄積されるにつれて、古いページや不要なページの管理が煩雑になっていませんか？
手動で定期的に確認し削除する作業は手間がかかる上、本来の業務時間を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、毎週決まった時間にConfluenceの特定のページを自動で検索し削除する処理を実行できます。
これにより、手作業によるConfluenceページの自動削除が実現し、常に整理されたナレッジベースを維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceの古い情報や不要ページの管理に手間を感じている管理者の方
・定期的なConfluenceページの自動削除によって、情報整理を効率化したい方
・手作業でのページ削除によるミスの発生や、それに伴う工数を削減したい方
■注意事項
・Confluence、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Confluenceでページが作成されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
「Confluenceでページが作成されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する」フローは、チームの情報共有とファイル管理をスムーズに行う業務ワークフローです。Confluenceで新しいページが生まれるたびに、対応するフォルダが自動的にSharePointに作成されることで、情報の一元管理と整理が簡単になります。これにより、チームメンバーは必要な資料や情報に迅速にアクセスでき、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
ConfluenceとMicrosoft SharePointを両方活用しているチームリーダーの方
情報共有とファイル管理のプロセスを自動化したいIT担当者の方
複数のプロジェクトで効率的なドキュメント管理を目指しているプロジェクトマネージャーの方
手動でのフォルダ作成による時間の無駄を感じている企業の経営者の方
■注意事項
・Confluence、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
会議の文字起こしとConfluenceへの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた議事録の作成・転記・共有といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぎながら、迅速で正確な情報共有を実現できます。
これにより、会議の決定事項や重要な議論の内容が迅速にチームへ共有され、プロジェクトの進行をスムーズに加速させることが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できるでしょう。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：フローの連携処理が失敗した場合、どうなりますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
Q：Web会議トリガーでは、複数人の発言を区別して記録できますか？
A：
はい、記録できます。ですが、複数人が同時に話したり、早口や専門用語の多い会話は精度が下がる可能性があります。はっきりとわかりやすく発言することで、より精度の高い会議の議事録を作成することができます。
Q：文字起こし結果を要約してから連携することは可能ですか？
A：
はい、可能です。Web会議トリガーの後に「要約」のオペレーションを追加することで文字起こしされた会議の内容を要約してページに追加することができます。
