■概要

Googleフォームで受け付けた問い合わせや日報などを、都度Confluenceに手作業で転記していませんか？
この作業は単純ですが、件数が増えると大きな手間となり、転記ミスや共有漏れが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで自動的にConfluenceにページが作成されるため、こうした定型業務の手間を省き、情報の集約と管理を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた情報を手作業でConfluenceに転記している方
• チーム内の情報共有やナレッジマネジメントをより効率化したいと考えている方
• 手作業による転記ミスや共有漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答を起点にConfluenceのページが自動作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手によるコピー＆ペースト作業が不要になるため、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を担保します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとConfluenceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでConfluenceを選択し、「ページを作成」アクションを設定して、フォームから取得した情報をページのタイトルや本文に紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーに設定するGoogleフォームは、業務で利用している任意のフォームを指定して連携してください。
• Confluenceのページ作成アクションでは、ページを作成する先のクラウドIDやスペースIDを任意で設定し、ページタイトルや本文にはGoogleフォームから取得した回答内容を設定することで、動的なページ生成が可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。