■概要
フォームで受け付けた申込書や請求書などのファイル情報を、手作業でConfluenceに転記していませんか？目視での確認やコピー＆ペーストは時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームで受け取ったファイルからOCR機能で自動でテキストを抽出し、Confluenceに新規ページとして記録できるため、こうした情報転記の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けたファイルの内容をConfluenceに手動で転記している方
- OCRを活用して、紙やPDF書類からのデータ入力業務を効率化したいと考えている方
- Confluenceでの情報共有のスピードと正確性を向上させたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からConfluenceへのページ作成までが自動化され、手作業での転記や確認作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Confluenceに記録される情報の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomのフォームトリガー機能を選択し、ファイルアップロードを含む任意のフォーム項目を設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームで受け取ったファイルからテキスト情報を読み取るように設定します。
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を本文などに含めてページを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、氏名や会社名などのテキスト項目や、ファイルをアップロードする項目などを任意で設定してください。
- OCR機能では、読み取りたいファイルの種類（請求書、名刺など）に合わせて、テキストを抽出する範囲を任意でカスタムできます。
- Confluenceのページ作成アクションでは、ページのタイトルや本文に、フォームやOCRで取得した情報を変数として自由にマッピングしたり、固定のテキストを追加したりできます。
■注意事項
- ConfluenceとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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