「重要なメールの内容を後から見返せるようにMemにまとめているけど、手作業が面倒…」、「メールの情報を転記し忘れて、大事な情報を見失ってしまったことがある…」このように、メールで受け取った情報をナレッジ管理ツールに手作業で転記する業務に、手間や課題を感じていませんか?
もし、特定のメールを受信した際に、その内容が自動でMemに保存される仕組み があれば、情報転記の手間やヒューマンエラーによる漏れをなくし、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます!
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定が可能です。手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう!
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはメールで受信した情報を整理・管理する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい!」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう!
Gmailの特定のキーワードに一致するメールを受信したら、MemにSaveする
試してみる
■概要
Gmailで受信した重要な情報をナレッジベースとして活用しているMemへ、手作業で転記していませんか?この作業は単純ですが、件数が増えると時間もかかり、転記ミスや重要なメールの保存漏れが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動でMemに保存するため、情報集約のプロセスを効率化し、GmailとMemの連携をスムーズに実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとMemを連携させ、情報収集やナレッジ蓄積を効率化したいと考えている方 メールの内容を手作業でMemに転記する作業に手間や時間を取られている担当者の方 チームや個人で利用するMemへの情報集約を自動化し、抜け漏れを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信をトリガーに自動でMemへ情報が保存されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を削減することができます。 手作業によるコピー&ペーストが不要になるため、情報の転記ミスや重要なメールの保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとMemをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメッセージを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメール本文から必要な情報を抽出するよう設定します 最後に、オペレーションでMemの「Save to Mem」を設定し、抽出した情報をMemに保存します ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、Gmailで受信したメール本文の中から、抽出したい項目を任意で設定してください。 Memの「Save to Mem」オペレーションでは、保存する内容に、前のステップで抽出したメールの件名や本文などの情報を変数として埋め込むことが可能です。 ■注意事項
Gmail、MemのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールの内容をMemに自動連携する方法
普段お使いのメールツールで受信した内容を、Memに自動で連携する方法 を、具体的なテンプレートを使って紹介します!
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください!
メールツールを起点にMemに連携する
Gmailなどのメールツールで特定のメールを受信したことをきっかけに、その内容をMemに自動で保存する ことができます。
これまで手作業で行っていた情報転記の手間や対応漏れを防ぎ、効率的な情報管理を実現しましょう!
Gmailの特定のキーワードに一致するメールを受信したら、MemにSaveする
試してみる
■概要
Gmailで受信した重要な情報をナレッジベースとして活用しているMemへ、手作業で転記していませんか?この作業は単純ですが、件数が増えると時間もかかり、転記ミスや重要なメールの保存漏れが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動でMemに保存するため、情報集約のプロセスを効率化し、GmailとMemの連携をスムーズに実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとMemを連携させ、情報収集やナレッジ蓄積を効率化したいと考えている方 メールの内容を手作業でMemに転記する作業に手間や時間を取られている担当者の方 チームや個人で利用するMemへの情報集約を自動化し、抜け漏れを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信をトリガーに自動でMemへ情報が保存されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を削減することができます。 手作業によるコピー&ペーストが不要になるため、情報の転記ミスや重要なメールの保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとMemをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメッセージを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメール本文から必要な情報を抽出するよう設定します 最後に、オペレーションでMemの「Save to Mem」を設定し、抽出した情報をMemに保存します ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、Gmailで受信したメール本文の中から、抽出したい項目を任意で設定してください。 Memの「Save to Mem」オペレーションでは、保存する内容に、前のステップで抽出したメールの件名や本文などの情報を変数として埋め込むことが可能です。 ■注意事項
Gmail、MemのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信したメールをMemに連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信した際に、その内容をMemに自動で保存するフロー を解説していきます!
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GmailとMemのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定とMemのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ステップ1:GmailとMemのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。 まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください!
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Gmailの連携
検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。
下記画面が表示されたら「Sign in with Google」のボタンをクリックしましょう。
お手持ちのGoogleアカウントを選択しログインを行ってください。 希望のアカウントが表示されていない場合は「別のアカウントを使用」からログインすることが可能です。
選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。
アクセス権限の確認画面が表示されるので、Yoomがアクセスできる情報として「すべて選択」にチェックを入れてください。 最後に「続行」をクリックして連携を完了させましょう。
マイアプリにGmailが追加されたことを確認出来たら、Gmailのマイアプリ登録は完了となります。
Memの連携
検索ボックスにMemと入力し、Memのアイコンをクリックします。
Memにログインしアクセストークン(APIキー)を取得して入力してください。
※APIキーはMemにログインし、サイドバーのIntegrationsから確認が可能です。
マイアプリにMemが追加されたことを確認出来たら、Memのマイアプリ登録は完了となります。
ステップ2:テンプレートをコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう!Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Gmailの特定のキーワードに一致するメールを受信したら、MemにSaveする
試してみる
■概要
Gmailで受信した重要な情報をナレッジベースとして活用しているMemへ、手作業で転記していませんか?この作業は単純ですが、件数が増えると時間もかかり、転記ミスや重要なメールの保存漏れが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動でMemに保存するため、情報集約のプロセスを効率化し、GmailとMemの連携をスムーズに実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとMemを連携させ、情報収集やナレッジ蓄積を効率化したいと考えている方 メールの内容を手作業でMemに転記する作業に手間や時間を取られている担当者の方 チームや個人で利用するMemへの情報集約を自動化し、抜け漏れを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信をトリガーに自動でMemへ情報が保存されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を削減することができます。 手作業によるコピー&ペーストが不要になるため、情報の転記ミスや重要なメールの保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとMemをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメッセージを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメール本文から必要な情報を抽出するよう設定します 最後に、オペレーションでMemの「Save to Mem」を設定し、抽出した情報をMemに保存します ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、Gmailで受信したメール本文の中から、抽出したい項目を任意で設定してください。 Memの「Save to Mem」オペレーションでは、保存する内容に、前のステップで抽出したメールの件名や本文などの情報を変数として埋め込むことが可能です。 ■注意事項
Gmail、MemのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:Gmailのトリガー設定
Gmailで対象のメールを受信したことを検知する設定を行っていきます。画面赤枠の「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
タイトル:任意の値に変更可能です。
アプリ:マイアプリ連携をした「Gmail」が反映されていることを確認しましょう。
Gmailと連携するアカウント情報:フローと紐づけるアカウントを選択してください。対象のアカウントがリストに表示されていないときは「アカウントを追加」から追加が可能です。
トリガーアクション:プルダウンより設定可能です。今回はデフォルトで設定されている項目(特定のキーワードに一致するメールを受信したら)のまま進みましょう。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」では以下の項目を設定していきます。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プラン によって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
キーワード:対象のメールだと判断するためのキーワードを設定してください。 この後の設定のテストに使用するため、Gmailに設定したキーワードを含むメールを送信しておきましょう。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックし、Gmailのトリガー設定を完了させてください。 ※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。 アウトプットについて
ステップ4:テキストからデータを抽出する設定
次に取得したメールより、データを抽出する設定を行います。画面赤枠の「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
「アクションを選択」の画面では以下を設定していきます。
タイトル:任意の値に変更可能です。
変換タイプ:プルダウンより使用文字数に適したモデルを選択してください。(文字数やモデルの性能が上がるごとに使用タスクが増加します。できるだけ少なめの設定を選んでいただく方がタスクの消費を抑えられます。 プラン によってタスク数の上限が異なりますので、ご注意ください。)
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「詳細を設定」画面では以下を設定していきます。
対象のテキスト:1つ前のステップで取得したメールの本文が設定されていることを確認してください。プルダウンより取得済みの情報を設定することも可能です。 取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
抽出したい項目:デフォルト値の「Content,Instructions, Context」が設定されていることを確認しましょう。
指示内容:もしAIに抽出時の指示があれば任意で記載して下さい。
設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。
下記のようにテスト成功が表示されていれば設定完了となります。AIによる抽出内容に問題がなければ画面下の保存するボタンをクリックし、テキストからデータを抽出する設定を完了させてください。
ステップ5:Memに情報を保存する設定
最後にMemに情報を保存する設定を行います。画面赤枠の「Save to Mem」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
タイトル:任意の値に変更可能です。
アプリ:マイアプリ連携をした「Mem」が反映されていることを確認しましょう。
Memと連携するアカウント情報:フローと紐づけるアカウントを選択してください。対象のアカウントがリストに表示されていないときは「アカウントを追加」から追加が可能です。
アクション:プルダウンより設定可能です。今回はデフォルトで設定されている項目(Save to Mem)のまま進みましょう。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「API接続設定」ではMemに情報を保存する設定を行います。 下記のように各項目に1つ前のステップで取得した値が設定されていることを確認してください。 また、Memに保存時に英文に翻訳されてしまう事象が発生することがあるため、Instructionsに「日本語のまま情報を保存すること」の注意書きの追加をお願いします。
なお、値が設定されていない場合は必要に応じて取得した値を活用し、入力を行ってください。
各設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。(※実際にMemに書き込みが行われるため、必要に応じてメンバーに周知などを行ってください。)
下記のようにテスト成功が表示されていれば設定完了となります。画面下の保存するボタンをクリックし、Memに情報を保存する設定を完了させてください。
Memにも情報が保存されていることが確認できます。
ステップ6:フローをONにして動作を確認
こちらで全ての項目の設定が完了しました! 以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。 設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう!
Memを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Memを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Memに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、ファイル内容をOCRで読み取りMemに保存する
試してみる
■概要
Boxに保存された契約書や請求書、議事録などのファイル内容を、手動で確認し、ナレッジツールに転記する作業は手間がかかる上に、見落としや入力ミスも発生しがちです。特に、これらの情報をMemで一元管理している場合、情報の同期に時間がかかってしまうことも少なくありません。このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でファイル内容をOCRで読み取り、Memに保存します。BoxとMemを連携させることで、こうした手作業を自動化し、情報管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMemを活用して、情報やナレッジの一元管理を行っている方 契約書や請求書や議事録など、Boxに保存されるファイルの情報を手作業で転記している方 手作業による情報転記のミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxにファイルが追加されるだけで、ファイル内容が自動でMemに保存されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのコピー&ペーストによる、転記漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の品質向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとMemをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します。 最後に、オペレーションでMemの「Save to Mem」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキストデータをMemに保存します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知したい対象のフォルダIDを任意で設定してください。 OCR機能のアクション設定では、読み取りたいファイルのどの項目を抽出するかを任意でカスタムすることが可能です。 Memへの保存アクションでは、内容や指示欄などに、固定のテキストを入力したり、前のステップで取得した情報を変数として埋め込んだりするなどの設定ができます。 ■注意事項
Box、MemのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
フォームが送信されたら、Geminiで内容を要約しMemに保存する
試してみる
■概要
フォームからの問い合わせやアンケートの回答内容は、一つひとつ確認して要点をまとめるのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、フォーム送信をきっかけにGeminiが自動でテキストを要約し、ナレッジベースであるMemへと保存します。GeminiとMemを連携させることで、手作業による情報整理の手間を省き、ナレッジの蓄積を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームからの問い合わせ内容をGeminiで要約し、効率的に管理したいと考えている方 Memを活用して、アンケート結果などのナレッジをチームでスムーズに共有したい方 GeminiとMemを連携させ、情報収集からナレッジの蓄積までを自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームが送信されると、Geminiによる要約からMemへの保存までが自動で実行され、情報整理にかかる作業時間を短縮できます 手作業による転記ミスや要約のばらつきを防ぎ、常に一定の品質でMemにナレッジを蓄積し、データ管理を効率化します ■フローボットの流れ
はじめに、GeminiとMemをYoomと連携します 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成」アクションを設定し、フォームで送信された内容をもとに要約を生成させます 続いて、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、Geminiが生成した内容からMemに保存したい部分を抽出します 最後に、オペレーションでMemの「Save to Mem」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を保存します ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Geminiの「コンテンツを生成」アクションでは、システムプロンプトに要約のルールや文字数、出力形式などを任意で設定してください AI機能の「テキスト抽出」では、フォームの回答内容やGeminiの生成結果の中から、Memに保存したい項目を任意で設定してください ■注意事項
Gemini、MemのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、MemでNoteを作成しTelegramで通知する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで情報を管理し、それをナレッジとしてMemに転記し、さらにTelegramでチームに共有する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。 このワークフローは、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、Memへのノート作成とTelegramへの通知を自動で実行します。MemとTelegramを連携させた情報共有フローを自動化し、手作業による情報転記の手間や共有漏れといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートの情報をMemに手動で転記している方 MemとTelegramを活用した情報共有の仕組みを自動化し、効率を高めたい方 複数のツールをまたぐ定型業務をなくし、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
スプレッドシートへの入力のみで後続の処理が自動で実行されるため、これまで情報転記や通知に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による転記ミスや、Telegramへの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確な共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシート、Mem、TelegramをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでMemの「Create Note」アクションを設定し、スプレッドシートの情報を基にノートを作成します。 次に、オペレーションでTelegramの「メッセージを送信」アクションを設定し、関係者に通知します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了した行にステータスなどを記録します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガーやオペレーションでは、対象のスプレッドシートID、タブ名、シートIDを任意の値に設定してください。 Memの「Create Note」アクションでは、ノートのタイトルや本文に、事前のアクションで取得した値や任意のテキストを組み合わせて設定してください。 Telegramでメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルやメッセージ内容を、事前のアクションで取得した値などを活用して任意に設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシート、Mem、TelegramのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Memに新しいメモを作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Memに新しいメモを作成するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 業務でGoogle スプレッドシートを利用している方
・プロジェクトや顧客との商談情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
・Google スプレッドシートの情報を簡単に他のアプリに反映させたい方
2. Memを情報整理に利用している方
・メモの作成を自動化し、作業時間を短縮したい方
・情報の一元管理を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すれば、Google スプレッドシートに情報が追加された際、Memで新しいメモを自動的に作成することが可能です。
新規プロジェクトの立ち上げや新たな顧客との商談開始に合わせ、プロジェクトや取引先ごとにメモを自動作成し、情報管理を効率化できます。
転記作業が不要になることで、作業時間を削減し、入力ミスや作成漏れを防止できます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、MemのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Memの作成や再表示の日時設定には、ISO 8601形式での入力が必要です。 Google スプレッドシート上にあらかじめ指定形式で入力するか、関数を用いて形式を変換してください。
Notionデータベースに情報が追加されたら、MemでNoteを作成する
試してみる
■概要
Notionで管理している情報を、思考を整理するためのツールであるMemでも活用したいけれど、手作業での転記に手間を感じていませんか。MemとNotionの情報を連携させるため、双方のアプリを開いてコピー&ペーストを繰り返すのは非効率です。このワークフローは、Notionのデータベースに新しい情報が追加されると、その内容を基にMemへ自動でノートを作成するため、情報収集やアイデアの整理といった業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Notionでタスクや情報を管理し、Memでアイデアを整理している方 MemとNotion間での情報転記作業をなくし、業務を効率化したい方 Notionに蓄積したナレッジを、シームレスにMemへ連携させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionのデータベースに情報を追加するだけでMemにノートが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮できます。 手作業による情報のコピー&ペーストで発生しがちな、入力ミスやmemとnotion間の転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとMemをYoomと連携します。 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規作成の場合のみ後続の処理に進めるよう分岐させます。 続けて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する(ID検索)」を設定し、トリガーで検知したページのさらに詳細な情報を取得します。 最後に、オペレーションでMemの「Create Note」を設定し、前段のオペレーションで取得した情報をもとに新しいノートを作成します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータソースを任意で設定することが可能です。 Memでノートを作成するアクションでは、保存先のコレクションIDを任意で設定できるほか、ノートの本文にNotionから取得した情報を変数として埋め込むこともできます。 ■注意事項
Notion、MemのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
メールとMemの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーによる記録漏れを防ぐことができます。
これにより、重要な情報を確実に蓄積し、必要な時にすぐアクセスできる環境が整い、情報管理の質を向上させることができます!
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ こちら から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください!
よくあるご質問
Q:キーワード以外の条件でメールを特定できますか?
A:はい。Gmailのトリガーアクションを変更することで「特定のラベルが付いたメール」であったり、分岐のオペレーションを組み合わせることで「特定の差出人から来たメール」等のキーワード以外の条件も設定可能です。 ※なお「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。 ※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q:Gmail以外のメールサービスでも連携は可能ですか?
A:はい。可能です。YoomではOutlookやSlackなどの様々なアプリと連携が可能です。詳しい連携アプリの一覧はこちら をご覧ください。
Q:なぜMemで英語に翻訳されることがあるのですか?
A:Memは海外のツールのため、Memで使用しているAIが基本言語の英語で処理を進めてしまうため Instructionの内容が英語に翻訳されてしまう場合があります。