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「重要なメールの内容を後から見返せるようにMemにまとめているけど、手作業が面倒…」、「メールの情報を転記し忘れて、大事な情報を見失ってしまったことがある…」このように、メールで受け取った情報をナレッジ管理ツールに手作業で転記する業務に、手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">特定のメールを受信した際に、その内容が自動でMemに保存される仕組み</span>があれば、情報転記の手間やヒューマンエラーによる漏れをなくし、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定が可能です。手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">メールで受信した情報を整理・管理する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのメールツールで受信した内容を、Memに自動で連携する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで特定のメールを受信したことをきっかけに、その内容をMemに自動で保存する</span>ことができます。
これまで手作業で行っていた情報転記の手間や対応漏れを防ぎ、効率的な情報管理を実現しましょう！
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信した際に、その内容をMemに自動で保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。
下記画面が表示されたら「Sign in with Google」のボタンをクリックしましょう。
お手持ちのGoogleアカウントを選択しログインを行ってください。
希望のアカウントが表示されていない場合は「別のアカウントを使用」からログインすることが可能です。
選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。
アクセス権限の確認画面が表示されるので、Yoomがアクセスできる情報として「すべて選択」にチェックを入れてください。
最後に「続行」をクリックして連携を完了させましょう。
マイアプリにGmailが追加されたことを確認出来たら、Gmailのマイアプリ登録は完了となります。
検索ボックスにMemと入力し、Memのアイコンをクリックします。
Memにログインしアクセストークン（APIキー）を取得して入力してください。
※APIキーはMemにログインし、サイドバーのIntegrationsから確認が可能です。
マイアプリにMemが追加されたことを確認出来たら、Memのマイアプリ登録は完了となります。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
Gmailで対象のメールを受信したことを検知する設定を行っていきます。画面赤枠の「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」では以下の項目を設定していきます。
この後の設定のテストに使用するため、Gmailに設定したキーワードを含むメールを送信しておきましょう。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックし、Gmailのトリガー設定を完了させてください。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
次に取得したメールより、データを抽出する設定を行います。画面赤枠の「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
「アクションを選択」の画面では以下を設定していきます。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「詳細を設定」画面では以下を設定していきます。
設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。
下記のようにテスト成功が表示されていれば設定完了となります。AIによる抽出内容に問題がなければ画面下の保存するボタンをクリックし、テキストからデータを抽出する設定を完了させてください。
最後にMemに情報を保存する設定を行います。画面赤枠の「Save to Mem」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「API接続設定」ではMemに情報を保存する設定を行います。
下記のように各項目に1つ前のステップで取得した値が設定されていることを確認してください。
また、Memに保存時に英文に翻訳されてしまう事象が発生することがあるため、Instructionsに「日本語のまま情報を保存すること」の注意書きの追加をお願いします。
なお、値が設定されていない場合は必要に応じて取得した値を活用し、入力を行ってください。
各設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。（※実際にMemに書き込みが行われるため、必要に応じてメンバーに周知などを行ってください。）
下記のようにテスト成功が表示されていれば設定完了となります。画面下の保存するボタンをクリックし、Memに情報を保存する設定を完了させてください。
Memにも情報が保存されていることが確認できます。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
Yoomでは、Memを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Memに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
メールとMemの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール内容の転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーによる記録漏れを防ぐことができます。</span>
これにより、重要な情報を確実に蓄積し、必要な時にすぐアクセスできる環境が整い、情報管理の質を向上させることができます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：キーワード以外の条件でメールを特定できますか？
A：はい。Gmailのトリガーアクションを変更することで「特定のラベルが付いたメール」であったり、分岐のオペレーションを組み合わせることで「特定の差出人から来たメール」等のキーワード以外の条件も設定可能です。
※なお「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：Gmail以外のメールサービスでも連携は可能ですか？
A：はい。可能です。YoomではOutlookやSlackなどの様々なアプリと連携が可能です。詳しい連携アプリの一覧はこちらをご覧ください。
Q：なぜMemで英語に翻訳されることがあるのですか？
A：Memは海外のツールのため、Memで使用しているAIが基本言語の英語で処理を進めてしまうためInstructionの内容が英語に翻訳されてしまう場合があります。
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