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「重要なメールの内容を後から見返せるようにMemにまとめているけど、手作業が面倒…」、「メールの情報を転記し忘れて、大事な情報を見失ってしまったことがある…」このように、メールで受け取った情報をナレッジ管理ツールに手作業で転記する業務に、手間や課題を感じていませんか？
もし、特定のメールを受信した際に、その内容が自動でMemに保存される仕組みがあれば、情報転記の手間やヒューマンエラーによる漏れをなくし、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定が可能です。手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはメールで受信した情報を整理・管理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Gmailで受信した重要な情報をナレッジベースとして活用しているMemへ、手作業で転記していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間もかかり、転記ミスや重要なメールの保存漏れが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動でMemに保存するため、情報集約のプロセスを効率化し、GmailとMemの連携をスムーズに実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとMemを連携させ、情報収集やナレッジ蓄積を効率化したいと考えている方
・メールの内容を手作業でMemに転記する作業に手間や時間を取られている担当者の方
・チームや個人で利用するMemへの情報集約を自動化し、抜け漏れを防ぎたい方
■注意事項
・Gmail、MemのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールの内容をMemに自動連携する方法
普段お使いのメールツールで受信した内容を、Memに自動で連携する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールを起点にMemに連携する
Gmailなどのメールツールで特定のメールを受信したことをきっかけに、その内容をMemに自動で保存することができます。
これまで手作業で行っていた情報転記の手間や対応漏れを防ぎ、効率的な情報管理を実現しましょう！
■概要
Gmailで受信した重要な情報をナレッジベースとして活用しているMemへ、手作業で転記していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間もかかり、転記ミスや重要なメールの保存漏れが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動でMemに保存するため、情報集約のプロセスを効率化し、GmailとMemの連携をスムーズに実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとMemを連携させ、情報収集やナレッジ蓄積を効率化したいと考えている方
・メールの内容を手作業でMemに転記する作業に手間や時間を取られている担当者の方
・チームや個人で利用するMemへの情報集約を自動化し、抜け漏れを防ぎたい方
■注意事項
・Gmail、MemのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信したメールをMemに連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信した際に、その内容をMemに自動で保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：GmailとMemのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Gmailの連携
検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。
下記画面が表示されたら「Sign in with Google」のボタンをクリックしましょう。
お手持ちのGoogleアカウントを選択しログインを行ってください。
希望のアカウントが表示されていない場合は「別のアカウントを使用」からログインすることが可能です。
選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。
アクセス権限の確認画面が表示されるので、Yoomがアクセスできる情報として「すべて選択」にチェックを入れてください。
最後に「続行」をクリックして連携を完了させましょう。
マイアプリにGmailが追加されたことを確認出来たら、Gmailのマイアプリ登録は完了となります。
Memの連携
検索ボックスにMemと入力し、Memのアイコンをクリックします。
Memにログインしアクセストークン（APIキー）を取得して入力してください。
※APIキーはMemにログインし、サイドバーのIntegrationsから確認が可能です。
マイアプリにMemが追加されたことを確認出来たら、Memのマイアプリ登録は完了となります。
ステップ2：テンプレートをコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう！Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Gmailで受信した重要な情報をナレッジベースとして活用しているMemへ、手作業で転記していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間もかかり、転記ミスや重要なメールの保存漏れが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動でMemに保存するため、情報集約のプロセスを効率化し、GmailとMemの連携をスムーズに実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとMemを連携させ、情報収集やナレッジ蓄積を効率化したいと考えている方
・メールの内容を手作業でMemに転記する作業に手間や時間を取られている担当者の方
・チームや個人で利用するMemへの情報集約を自動化し、抜け漏れを防ぎたい方
■注意事項
・Gmail、MemのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
Gmailで対象のメールを受信したことを検知する設定を行っていきます。画面赤枠の「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」では以下の項目を設定していきます。
この後の設定のテストに使用するため、Gmailに設定したキーワードを含むメールを送信しておきましょう。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックし、Gmailのトリガー設定を完了させてください。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
ステップ4：テキストからデータを抽出する設定
次に取得したメールより、データを抽出する設定を行います。画面赤枠の「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
「アクションを選択」の画面では以下を設定していきます。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「詳細を設定」画面では以下を設定していきます。
設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。
下記のようにテスト成功が表示されていれば設定完了となります。AIによる抽出内容に問題がなければ画面下の保存するボタンをクリックし、テキストからデータを抽出する設定を完了させてください。
ステップ5：Memに情報を保存する設定
最後にMemに情報を保存する設定を行います。画面赤枠の「Save to Mem」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「API接続設定」ではMemに情報を保存する設定を行います。
下記のように各項目に1つ前のステップで取得した値が設定されていることを確認してください。
また、Memに保存時に英文に翻訳されてしまう事象が発生することがあるため、Instructionsに「日本語のまま情報を保存すること」の注意書きの追加をお願いします。
なお、値が設定されていない場合は必要に応じて取得した値を活用し、入力を行ってください。
各設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。（※実際にMemに書き込みが行われるため、必要に応じてメンバーに周知などを行ってください。）
下記のようにテスト成功が表示されていれば設定完了となります。画面下の保存するボタンをクリックし、Memに情報を保存する設定を完了させてください。
Memにも情報が保存されていることが確認できます。
ステップ6：フローをONにして動作を確認
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
Memを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Memを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Memに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
■概要
Boxに保存された契約書や請求書、議事録などのファイル内容を、手動で確認し、ナレッジツールに転記する作業は手間がかかる上に、見落としや入力ミスも発生しがちです。特に、これらの情報をMemで一元管理している場合、情報の同期に時間がかかってしまうことも少なくありません。このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でファイル内容をOCRで読み取り、Memに保存します。BoxとMemを連携させることで、こうした手作業を自動化し、情報管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとMemを活用して、情報やナレッジの一元管理を行っている方
・契約書や請求書や議事録など、Boxに保存されるファイルの情報を手作業で転記している方
・手作業による情報転記のミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■注意事項
・Box、MemのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
フォームからの問い合わせやアンケートの回答内容は、一つひとつ確認して要点をまとめるのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、フォーム送信をきっかけにGeminiが自動でテキストを要約し、ナレッジベースであるMemへと保存します。GeminiとMemを連携させることで、手作業による情報整理の手間を省き、ナレッジの蓄積を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームからの問い合わせ内容をGeminiで要約し、効率的に管理したいと考えている方
・Memを活用して、アンケート結果などのナレッジをチームでスムーズに共有したい方
・GeminiとMemを連携させ、情報収集からナレッジの蓄積までを自動化したい方
■注意事項
・Gemini、MemのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートで情報を管理し、それをナレッジとしてMemに転記し、さらにTelegramでチームに共有する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。
このワークフローは、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、Memへのノート作成とTelegramへの通知を自動で実行します。MemとTelegramを連携させた情報共有フローを自動化し、手作業による情報転記の手間や共有漏れといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートの情報をMemに手動で転記している方
・MemとTelegramを活用した情報共有の仕組みを自動化し、効率を高めたい方
・複数のツールをまたぐ定型業務をなくし、コア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Mem、TelegramのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Memに新しいメモを作成するフローです。
■概要
Notionで管理している情報を、思考を整理するためのツールであるMemでも活用したいけれど、手作業での転記に手間を感じていませんか。MemとNotionの情報を連携させるため、双方のアプリを開いてコピー＆ペーストを繰り返すのは非効率です。このワークフローは、Notionのデータベースに新しい情報が追加されると、その内容を基にMemへ自動でノートを作成するため、情報収集やアイデアの整理といった業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionでタスクや情報を管理し、Memでアイデアを整理している方
・MemとNotion間での情報転記作業をなくし、業務を効率化したい方
・Notionに蓄積したナレッジを、シームレスにMemへ連携させたい方
■注意事項
・Notion、MemのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
メールとMemの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーによる記録漏れを防ぐことができます。
これにより、重要な情報を確実に蓄積し、必要な時にすぐアクセスできる環境が整い、情報管理の質を向上させることができます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：キーワード以外の条件でメールを特定できますか？
A：はい。Gmailのトリガーアクションを変更することで「特定のラベルが付いたメール」であったり、分岐のオペレーションを組み合わせることで「特定の差出人から来たメール」等のキーワード以外の条件も設定可能です。
※なお「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：Gmail以外のメールサービスでも連携は可能ですか？
A：はい。可能です。YoomではOutlookやSlackなどの様々なアプリと連携が可能です。詳しい連携アプリの一覧はこちらをご覧ください。
Q：なぜMemで英語に翻訳されることがあるのですか？
A：Memは海外のツールのため、Memで使用しているAIが基本言語の英語で処理を進めてしまうためInstructionの内容が英語に翻訳されてしまう場合があります。
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