■概要
Boxに保存された契約書や請求書、議事録などのファイル内容を、手動で確認し、ナレッジツールに転記する作業は手間がかかる上に、見落としや入力ミスも発生しがちです。特に、これらの情報をMemで一元管理している場合、情報の同期に時間がかかってしまうことも少なくありません。このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でファイル内容をOCRで読み取り、Memに保存します。BoxとMemを連携させることで、こうした手作業を自動化し、情報管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMemを活用して、情報やナレッジの一元管理を行っている方
- 契約書や請求書や議事録など、Boxに保存されるファイルの情報を手作業で転記している方
- 手作業による情報転記のミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルが追加されるだけで、ファイル内容が自動でMemに保存されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのコピー＆ペーストによる、転記漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMemをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します。
- 最後に、オペレーションでMemの「Save to Mem」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキストデータをMemに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知したい対象のフォルダIDを任意で設定してください。
- OCR機能のアクション設定では、読み取りたいファイルのどの項目を抽出するかを任意でカスタムすることが可能です。
- Memへの保存アクションでは、内容や指示欄などに、固定のテキストを入力したり、前のステップで取得した情報を変数として埋め込んだりするなどの設定ができます。
■注意事項
- Box、MemのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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