■概要

Gmailで受信した重要な情報をナレッジベースとして活用しているMemへ、手作業で転記していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間もかかり、転記ミスや重要なメールの保存漏れが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動でMemに保存するため、情報集約のプロセスを効率化し、GmailとMemの連携をスムーズに実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとMemを連携させ、情報収集やナレッジ蓄積を効率化したいと考えている方
• メールの内容を手作業でMemに転記する作業に手間や時間を取られている担当者の方
• チームや個人で利用するMemへの情報集約を自動化し、抜け漏れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信をトリガーに自動でMemへ情報が保存されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を削減することができます。
• 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、情報の転記ミスや重要なメールの保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMemをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメッセージを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメール本文から必要な情報を抽出するよう設定します
4. 最後に、オペレーションでMemの「Save to Mem」を設定し、抽出した情報をMemに保存します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、Gmailで受信したメール本文の中から、抽出したい項目を任意で設定してください。
• Memの「Save to Mem」オペレーションでは、保存する内容に、前のステップで抽出したメールの件名や本文などの情報を変数として埋め込むことが可能です。

‍■注意事項

• ‍‍Gmail、MemのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。