■概要
Google Driveでプロジェクトやクライアントごとにフォルダを作成する際、毎回同じ構成のサブフォルダを手作業で作成するのは手間がかかりませんか？この手作業は、本来の業務時間を圧迫するだけでなく、作成漏れなどのミスにも繋がりがちです。このワークフローは、Google Driveで特定のフォルダが作成されたことをきっかけに、あらかじめ設定したサブフォルダを自動で作成します。Google Driveを活用したファイル管理業務を効率化し、整理されたフォルダ構成を維持するのに役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで案件フォルダを作成する際、手作業でのサブフォルダ作成に手間を感じている方
- チームでGoogle Driveを利用しており、フォルダ構成のルールを統一し、管理を徹底したい方
- Google Driveでの定型的なファイル整理作業を自動化し、業務の効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveで親フォルダを作成するだけでサブフォルダが自動生成されるため、手作業の時間を短縮できます
- フォルダ構成が自動で統一されるため業務が標準化され、誰が担当しても同じルールでファイル管理ができます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。ここでは、案件フォルダなどが格納される親フォルダを指定します。
- 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定します。トリガーで検知したフォルダ内に作成したいサブフォルダ（例：見積書）の名前を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、サブフォルダの自動作成を起動させたい親フォルダのIDを任意で設定してください。
- Google Driveのフォルダ作成オペレーションでは、サブフォルダの名称を「見積書」のような固定値で設定するだけでなく、トリガーで取得した親フォルダ名などの情報を含めて動的に設定することも可能です。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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