■概要
Outlookでタスクを管理し、関連ファイルをGoogle Driveに保存している場合、タスク作成ごとに手動でフォルダを作成する手間が発生していませんか。この手作業は、本来の業務を圧迫するだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、Outlookで特定の条件に合致するタスクが作成された際に、Google Driveへ自動でフォルダを作成します。OutlookとGoogle Driveの連携を自動化することで、日々の定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとGoogle Driveを使った業務で、手作業による連携に手間を感じている方
- Outlookで管理するタスクと連携したフォルダをGoogle Driveで作成したい方
- タスク管理とファイル整理のフローを自動化し、業務の標準化を目指すチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで特定のタスクが作成されると自動でGoogle Driveにフォルダが作られるため、手作業の時間を短縮できます
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、任意のフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、監視対象としたい任意のタスクリストIDを設定してください
- 分岐条件は、タスクの件名や重要度など、取得した情報をもとに任意の内容で設定可能です
- Google Driveでフォルダを作成する際に、作成先の親フォルダを任意のフォルダIDで指定してください
■注意事項
- Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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