■概要
Outlookで管理しているタスクに関連する資料を、都度Google Driveで手動でフォルダ作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名規則の不統一といった課題に繋がることもあります。このワークフローは、Outlookでタスクが作成されると、自動でGoogle Driveにフォルダを作成するため、こうした手作業をなくし、ファイル管理を効率化します。OutlookとGoogle Drive間の連携を自動化することで、タスクと資料の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookのタスクとGoogle Driveのファイルを連携させる手作業に手間を感じている方
- OutlookとGoogle Driveの連携で、フォルダ作成の漏れや命名ミスを防ぎたい方
- タスク管理とファイル管理を紐付けて、チーム全体の業務生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでタスクを作成するだけでGoogle Driveにフォルダが自動で作成されるため、手作業の時間を削減できます
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、タスク名に基づいたフォルダが自動で作成されるようにします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいタスクリストをIDで任意に指定することが可能です
- Google Driveでフォルダを作成するアクションでは、作成先となる親フォルダをIDで任意に指定してください
■注意事項
- Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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