Google Driveにファイルがアップロードされたら、Outlookに送信する

■概要

Google Driveにアップロードしたファイルを、その都度Outlookのメールに手作業で添付して共有していませんか。この作業は定型的ながらも手間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Google DriveとOutlookを連携させ、特定のフォルダにファイルが追加されると自動でメールを送信する処理を実現します。これにより、手作業によるファイル共有の手間を省き、迅速かつ正確な情報伝達が可能になります。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとOutlookを用いたファイル共有を手作業で行っている方
• 定型的なファイル送信業務を自動化し、作業の抜け漏れを防ぎたいと考えている方
• チームや取引先への情報共有のスピードと正確性を向上させたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイルアップロードを検知して自動でメール送信するため、手作業での共有にかかる時間を短縮できます。
• ファイルの添付漏れや送信忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、監視したいフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、通知のきっかけとしたい監視対象のフォルダを任意で設定してください。
• Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。

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■注意事項

• Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。