Outlookで特定の件名のメールを受信したら、TickTickにタスクを作成する

■概要

Outlookで受信した重要なメールの内容を、手作業でTickTickに転記してタスク管理をしていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスやタスク登録の漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信した際にAIが内容を読み取り自動でTickTickにタスクを作成するため、こうした課題が解消されタスク管理を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する依頼などをTickTickでタスク管理している方
• メールの見落としやタスク登録漏れによる対応遅延を防ぎたいチームリーダーの方
• 手作業によるタスク登録の手間をなくし、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookのメール受信からTickTickへのタスク作成までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるタスクの登録漏れや内容の転記ミスを防ぎ、抜け漏れのない確実なタスク管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとTickTickをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文からタスク作成に必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでTickTickを選択し、「タスクを作成」アクションで抽出した情報を元にタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールフォルダやフローボットを起動する件名のキーワードを任意で設定してください。
• AI機能のアクションでは、メール本文からタスクの件名や詳細として抽出したい項目を自由に設定できます。
• TickTickのタスク作成アクションでは、前のステップで取得したメールの件名や本文から抽出した値を変数として埋め込み、タスクを生成できます。

■注意事項‍

• Outlook、TickTickのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。