Outlookで特定件名のメールを受信したら、Microsoft Excelに追加する
Outlookで特定件名のメールを受信したら、Microsoft Excelに追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
Microsoft Excel
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信した重要なメールの内容を、一つひとつMicrosoft Excelに転記する作業に時間を取られていませんか？手作業による転記は、入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、Microsoft Excelのシートへ追加する一連の流れを構築できます。定型的なメール処理業務から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する問い合わせや報告メールの内容を、Microsoft Excelで管理している方
- メールからのデータ転記作業を自動化し、手作業による入力ミスをなくしたいと考えている方
- 定型的なメール対応業務を効率化し、コア業務に集中する時間を確保したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信するたびに発生していた、Microsoft Excelへのデータ転記作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記に伴う、コピー＆ペーストの間違いや入力漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抜き出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールの件名を任意で設定してください。
- AI機能でテキストからデータを抽出するアクションでは、メール本文のどの項目（例：会社名、担当者名など）を抽出するかを任意で設定してください。
- Microsoft Excelでレコードを追加するアクションを設定する際に、事前に作成したExcelシートが格納されている保存場所やファイル、シートを任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
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