Outlookで特定件名のメールを受信したら、Microsoft Excelに追加する

■概要

Outlookで受信したお問い合わせや通知メールの内容を、都度Microsoft Excelに手作業でコピー＆ペーストしていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスや漏れが発生する原因にもなり得ます。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、Microsoft Excelの指定したファイルへデータを追加します。日々の報告や情報集約にかかる手間を減らし、業務の正確性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookとMicrosoft Excel間でのデータ転記作業に、多くの時間を費やしている方
• 手作業による情報入力のミスをなくし、データ管理の精度を高めたいと考えている方
• メールでの問い合わせ内容などをチームで共有しており、その管理業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、Microsoft Excelへのデータ追加が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• システムが自動で処理を行うことで、手作業によるコピー＆ペーストミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のファイルに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、メールを検知するフォルダや、起動の条件となる件名のキーワードを任意で設定してください
• Microsoft Excelへのデータ追加オペレーションでは、連携先のファイルやシートを任意で指定できます。また、追加する各列の内容は、メール本文から抽出した値や固定のテキストを組み合わせて自由に設定することが可能です

■注意事項

• Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、こちらをご参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。