Google Meetで会議終了後、録画URLをOutookに送信する

■概要

Google Meetでの会議後、録画URLの共有に手間を感じていませんか？録画の生成を待ってから手動でメールを作成・送信する作業は、時間もかかり、共有漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、会議が終了すると自動で録画URLを取得し、Outlookから関係者へメールを送信するため、こうした共有作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Meetでの会議が多く、録画共有を手作業で行っている方
• 会議の議事録共有を効率化し、参加者への情報伝達を円滑にしたい方
• Outlookを使い、定型的なメール送信の手間を省きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 会議終了後の録画生成待ちやメール作成といった一連の作業が自動化され、手作業にかかっていた時間を短縮することができます。
• 手動での共有作業がなくなることで、URLの貼り間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google MeetとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで待機機能を追加し、録画ファイルが生成されるまで一定時間待機するよう設定します。
4. 次に、オペレーションでGoogle Meetの「レコーディング情報を取得」アクションを設定し、会議の録画URLなどを取得します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した録画URLを含むメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先のアドレスや件名を任意で設定できます。また、本文には固定のテキストに加え、前段のオペレーションで取得した会議の録画URLなどの情報を組み込むことが可能です。

■注意事項

• Google Meet、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。