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■概要
案件管理ツール「board」で新しい案件が登録されるたびに、手作業でGoogleカレンダーへ予定を入力し、関係者にメールで通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、boardへの案件登録をきっかけに、Googleカレンダーへの予定作成からGmailでの通知までを自動で実行できます。boardとGoogleカレンダーの連携を自動化することで、手作業による入力の手間や共有漏れといった課題を解消し、スムーズな案件管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomには案件管理ボードの情報を他のツールに連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
案件管理ツール「board」で新しい案件が登録されるたびに、手作業でGoogleカレンダーへ予定を入力し、関係者にメールで通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、boardへの案件登録をきっかけに、Googleカレンダーへの予定作成からGmailでの通知までを自動で実行できます。boardとGoogleカレンダーの連携を自動化することで、手作業による入力の手間や共有漏れといった課題を解消し、スムーズな案件管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
普段お使いの案件管理ツール「board」に情報が登録された際に、その他のツールへ情報を自動で連携する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！メールツールと連携して案件情報を通知する
boardに新しい案件が登録されたタイミングで、Gmailなどのメールツールから関係者へ自動で通知を送ることができます。
情報共有を漏れなく迅速に行いつつ、手作業による連絡の手間を削減できます！
■概要
案件管理ツール「board」で新しい案件が登録されるたびに、手作業でGoogleカレンダーへ予定を入力し、関係者にメールで通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、boardへの案件登録をきっかけに、Googleカレンダーへの予定作成からGmailでの通知までを自動で実行できます。boardとGoogleカレンダーの連携を自動化することで、手作業による入力の手間や共有漏れといった課題を解消し、スムーズな案件管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として「boardで新しい案件が登録されたら、Googleカレンダーに予定を作成してGmailで通知する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要 案件管理ツール「board」で新しい案件が登録されるたびに、手作業でGoogleカレンダーへ予定を入力し、関係者にメールで通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、boardへの案件登録をきっかけに、Googleカレンダーへの予定作成からGmailでの通知までを自動で実行できます。boardとGoogleカレンダーの連携を自動化することで、手作業による入力の手間や共有漏れといった課題を解消し、スムーズな案件管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ステップ1：board・Googleカレンダー・Gmailのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ連携方法を解説していきます！
boardとYoomの連携方法
boardを検索すると、新規登録画面が表示されるので「アカウント名」と「アクセストークン」を入力すると、連携完了です。
※詳しい登録方法はこちらをご確認ください。
GoogleカレンダーとYoomの連携方法
Googleカレンダーを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択しましょう。
Yoomとの共有に関する画面が表示されるので「次へ」を押します。
Yoomがアクセスできる範囲を選択して「続行」をクリックすると連携完了です！
GmailとYoomの連携方法
基本的にGoogleカレンダーの連携と同じ手順です！
Gmailを検索するとこのような画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックします。
先ほどと同様に連携したいアカウントを選択し、Yoomにログインする画面が表示されたら「次へ」を押して完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
■概要 案件管理ツール「board」で新しい案件が登録されるたびに、手作業でGoogleカレンダーへ予定を入力し、関係者にメールで通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、boardへの案件登録をきっかけに、Googleカレンダーへの予定作成からGmailでの通知までを自動で実行できます。boardとGoogleカレンダーの連携を自動化することで、手作業による入力の手間や共有漏れといった課題を解消し、スムーズな案件管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
ステップ3：boardのトリガー設定
コピーしたテンプレートを開く
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は不要です。設定を中断した場合のみ「マイプロジェクト」からテンプレートを開いて設定を再開してください！）
「新しい案件が登録されたら」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能です。分かりやすい名前に修正してもOKです！
「boardと連携するアカウント情報」：ステップ1で連携したアカウントが表示されます。
「トリガーアクション」：デフォルトで「新しい案件が登録されたら」が選択されているので、変更しないでOKです！
まずは準備段階として、テスト用の案件を作成します。
テスト用の案件作成が完了したら「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
boardで新しい案件が登録されたら早めにトリガーを起動したい場合は、短い間隔で設定しましょう！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。
次に「APIキー」を設定します。
赤枠の注釈を確認しながら入力できたら「テスト」を押してください。
テストに成功すると「取得した値」としてboardに登録した案件データがアウトプットされます。
内容を確認したら「保存する」をクリックしましょう。
※アウトプットの詳しい説明はこちらをご確認ください。
ステップ4：boardのアクション設定
boardを開く
「案件詳細を取得」をクリックします。
「タイトル」や「アクション」について、ステップ3と同様の要領で修正・確認を行います。
まずは、ステップ3同様に「APIキー」を赤枠の注釈を確認しながら入力します。
次に「案件ID」を入力しますが、手入力するのではなくステップ3で取得した値を埋め込みます。
取得した値を埋め込むことで、boardで新たな案件を登録する度に案件に紐づくIDが自動で埋め込まれる形になります！
【取得した値を埋め込む方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「新たな案件が登録されたら」をクリック
③「案件ID」を選択
入力が完了したら「テスト」を押します。
テストに成功すると「取得した値」としてboardに登録した案件の詳細データがアウトプットされるので「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：Googleカレンダーのアクション設定
Googleカレンダーを開く
「予定を作成」をクリックします。
「タイトル」や「アクション」について、ステップ3〜4と同様の要領で修正・確認を行います。
APIの接続設定をする
まずは「カレンダーID」から入力していきます。
入力欄をクリックすると「候補」が表示されて候補一覧を見ることができます。
その中から、 連携するアドレスを選んでください。
「予定のタイトル」はステップ3で取得した値を埋め込みます。
埋め込み方法はステップ4と同様です。
取得した値を埋め込むことでboardのデータが反映されるので、後々検索する時に便利です！
予定のタイトルの重複を防ぐことができるというメリットもあります。
「予定の開始日時」と「予定の終了日時」も入力していきます。
今回は、予定の開始日時を「受注日」として、終了日時を「納期日」としたので、ステップ4で取得した値を埋め込んでいます！
業務に合わせて埋め込む項目は適宜変更してください！
それ以外の項目は任意となっているので、必要項目についてのみ設定してください。
また「予定の説明」を入力する際は、取得した値以外にも固定値（手入力）を組み合わせるなど自由にカスタムすることも可能です！
入力が完了したら「テスト」を押します。
テストに成功すると、Googleカレンダーのデータがアウトプットされるので「保存する」をクリックしてください！
Googleカレンダーの画面でも登録されていることを確認しておきましょう！
ステップ6：Gmailのアクション設定
Gmailを開く
「メールを送る」をクリックします。
「タイトル」と「Gmailと連携するアカウント情報」を確認し、タイトルは必要に応じて変更してOKです！
次に、実際に送信するメールの内容を入力していきます。
「From」欄は候補から選択可能です。
「To」は任意のメールアドレスを入力（手入力）して、「CC」「BCC」は必要に応じて、設定しましょう。
「差出人の名前」も必要に応じて入力してください。
送信者のアドレスが表示される形でOKであれば、未入力でOKです！
最後に、実際に送信するメール文章を作成します。
「件名」や「本文」に取得した値を埋め込む際も、固定値（手入力）と組み合わせることで、送信者に応じたメール文章を作成することができます！
入力が終わったら「次へ」をクリックして、メールの送信内容を確認してください。
問題なければ「テスト」を押します。
テストに成功して「取得した値」の欄にGmailのデータがアウトプットされていれば「保存する」をクリックしましょう。
エラー表示が出た場合は、こちらを参考にしてください。
Gmailの画面でもメールが送信できていることを確認できればOKです！
ステップ7：トリガーをONにして動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか確認しましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が「boardで新しい案件が登録されたら、Googleカレンダーに予定を作成してGmailで通知する」連携手順になります！
boardを活用したその他の自動化例
Yoomでは、boardを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、boardに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
■概要 boardに新しい案件が登録されたら、Googleスプレッドシートにレコードを登録するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.boardとGoogleスプレッドシートを併用している営業チーム ・手作業でのデータ入力の手間を省き、リード管理を効率化したい方 2.boardとGoogleスプレッドシートを併用しているマーケティングチーム ・boardで案件情報を管理し、Googleスプレッドシートで案件ごとのマーケティング施策の効果測定や分析を行いたい方 ・案件情報とマーケティングデータを一元管理し、データに基づいた施策改善をしたい方 ■このテンプレートを使うメリット ・boardで案件が登録されたら、自動でGoogleスプレッドシートにレコードが登録されるため、手作業による入力の手間が省くことができ、業務効率が大幅に向上します。 ・boardで案件が登録されると、すぐににGoogleスプレッドシートにレコードが登録されるので常に最新の情報を保つことができます。 ・案件情報をboardとGoogleスプレッドシートで一元管理できるため、情報を探す手間が省けることにより、業務効率の改善につながります。 ■注意事項 ・board、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。 ■概要 boardに新しい案件が登録されたら、LINE WORKSトークルームに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.boardとLINE WORKSを併用している営業チーム・プロジェクト管理チーム ・boardで案件情報を管理し、LINE WORKSでチームコミュニケーションを行っている方 ・新規案件の登録をLINE WORKSでリアルタイムに通知し、チームメンバーに共有したい方 ・案件登録後の対応をLINE WORKS上で迅速に行いたい方 2.LINE WORKSを活用している企業やチーム ・LINE WORKSを導入している企業 ・日常的にLINE WORKSを使用してチーム内のコミュニケーションを行っているチームメンバー ■このテンプレートを使うメリット ・boardに案件登録と同時にLINE WORKSに通知が届くため、チームメンバーはすぐに案件情報を把握することができます。 ・boardに案件登録さると直ぐにLINE WORKSのトークルームへ通知されるため、顧客からの問い合わせや要望に迅速に対応することができます。 ・LINE WORKS上での情報共有により、チーム全体で商談の進捗状況を把握しやすくなり、適切なタイミングでフォローアップやサポートを行うことができます。 ・案件に関する情報がLINE WORKS上で共有されることで、課題を早期に発見して対応することができます。 ・LINE WORKSのトークルームへの通知内容や通知先などを自由にカスタマイズでき、自社の運用に合わせて柔軟に対応することができます。 ■注意事項 ・board、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。 ■概要 boardに新しい案件が登録されたら、Slackに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.boardとSlackを併用している営業チーム・プロジェクト管理チーム ・boardで案件情報を管理し、Slackでチームコミュニケーションを行っている方 ・新規案件の登録をSlackでリアルタイムに通知し、チームメンバーに共有したい方 ・案件登録後の対応をSlack上で迅速に行いたい方 2.Slackを活用している企業やチーム ・Slackを導入している企業 ・日常的にSlackを使用してチーム内のコミュニケーションを行っているチームメンバー ■このテンプレートを使うメリット ・boardに案件登録と同時にSlackに通知が届くため、チームメンバーはすぐに案件情報を把握することができます。 ・boardに案件登録さると直ぐにSlackのチャンネルへ通知されるため、顧客からの問い合わせや要望に迅速に対応することができます。 ・Slack上での情報共有により、チーム全体で商談の進捗状況を把握しやすくなり、適切なタイミングでフォローアップやサポートを行うことができます。 ・案件に関する情報がSlack上で共有されることで、課題を早期に発見して対応することができます。 ・Slackのチャンネルへの通知内容や通知先などを自由にカスタマイズでき、自社の運用に合わせて柔軟に対応することができます。 ■注意事項 ・board、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。 ■概要 クラウド上で顧客管理ができる「board」と、議事録や報告書作成に便利な「Google ドキュメント」を連携させたいと考えたことはありませんか。boardに登録した顧客情報を都度Google ドキュメントに手作業で転記していると、手間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 指定のスケジュールになったらboardで請求リストを取得し、Notionに新規ページを作成し請求リストを反映させた後担当者に対応を依頼しメールを送るフローです。 1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方 ・営業アシスタントや経理担当 ・事務職員やオフィスマネージャー ・部門長やリーダーなど帳票類を承認する立場の方 ・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員 3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務自動化を目指している中小企業の経営者 ・データの正確性を高めたい事務職員 ・指定のスケジュールになったら自動で定型業務を完了してくれるため、手作業の手間を省き、業務効率を向上させます。 ・定型業務の自動化により、業務漏れを防ぐことができます。 ■注意事項 ・NotionとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
このワークフローを活用すれば、boardに新しい顧客が登録されると、自動で指定のGoogle ドキュメントにテキストが追加されるため、こうした連携業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
2.Notionを使用してタスク管理や帳票管理を行う企業の方
■このテンプレートを使うメリット
まとめ
案件管理ツールであるboardとカレンダーやメールツールとの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた案件登録後のスケジュール入力や関係者への共有連絡といった付随業務をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより情報共有の漏れや遅れを心配することなく、より重要なコア業務に集中できる環境が整うことも期待できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングなどの専門知識がない方でも画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるようになります。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：特定の条件の案件だけを通知できますか？
A：はい、可能です。
分岐を使うことで通知する内容を絞ることができます。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
また、Yoomには「boardで特定条件の新しい案件が登録されたら、Gmailで通知する」というテンプレートも準備されているので、ご興味のある方は下のバナーよりお試しください。
■概要 案件管理ツール「board」をご利用中の方で、重要な案件の発生を迅速に把握したい、と感じることはないでしょうか。多くのツールを使っていると、情報の確認漏れや対応の遅延が発生しやすくなります。このワークフローは、boardで特定の条件に合致する新しい案件が登録された際に、自動でGmailに通知を送信します。boardとGmailを連携させることで、都度ツールを確認する手間を省き、重要な案件の見逃しを防ぎます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Q：SlackやChatworkにも通知できますか？
A：はい、可能です。
Yoomでは650種類以上のサービスと連携が可能であり、SlackやChatWorkも連携対象となっています。
業務に合わせて自由にフローボットを作成することが可能なため、ぜひ業務に合わせて自由にカスタマイズしてみてください。
今回のフローを修正する場合は、Gmailののアクションを削除し、＋ボタンから代わりにお使いのツールを追加し、設定してください。
また、Yoomではさまざまなテンプレートを用意しています。ぜひこちらもご活用ください。。
Q：エラーが発生した場合、どうなりますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。エラーの対処法はこちらをご確認ください。
それでも解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。 [[]] [[]] [[]] [[]] [[]] [[]] [[]] [[]] [[]]
