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「boardで新しい案件を登録した後、Googleカレンダーに予定を手で入力している…」
「関係者への案件共有を毎回メールで連絡するのが手間で、連絡漏れも心配…」
案件管理ツールに入力した後の関連ツールへの情報展開に伴う手作業に日々追われていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">案件管理ボードに新しい情報が登録された際に、カレンダーへ自動で予定が作成され、関係者への通知まで完了する仕組み</span>があればどうでしょう。
今までの定型業務から解放されるだけでなく、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションや提案活動に今まで以上に時間を割くことができるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので日々の業務連絡やスケジュール管理の手間を大きく削減できます。
ぜひこの機会に導入して、業務をもっとラクにしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">案件管理ボードの情報を他のツールに連携する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの案件管理ツール「board」に情報が登録された際に、その他のツールへ情報を自動で連携する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">boardに新しい案件が登録されたタイミングで、Gmailなどのメールツールから関係者へ自動で通知を送る</span>ことができます。
情報共有を漏れなく迅速に行いつつ、手作業による連絡の手間を削減できます！
それではここから代表的な例として「boardで新しい案件が登録されたら、Googleカレンダーに予定を作成してGmailで通知する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ連携方法を解説していきます！
boardを検索すると、新規登録画面が表示されるので「アカウント名」と「アクセストークン」を入力すると、連携完了です。
※詳しい登録方法はこちらをご確認ください。
Googleカレンダーを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択しましょう。
Yoomとの共有に関する画面が表示されるので「次へ」を押します。
Yoomがアクセスできる範囲を選択して「続行」をクリックすると連携完了です！
基本的にGoogleカレンダーの連携と同じ手順です！
Gmailを検索するとこのような画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックします。
先ほどと同様に連携したいアカウントを選択し、Yoomにログインする画面が表示されたら「次へ」を押して完了です！
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は不要です。設定を中断した場合のみ「マイプロジェクト」からテンプレートを開いて設定を再開してください！）
「新しい案件が登録されたら」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能です。分かりやすい名前に修正してもOKです！
「boardと連携するアカウント情報」：ステップ1で連携したアカウントが表示されます。
「トリガーアクション」：デフォルトで「新しい案件が登録されたら」が選択されているので、変更しないでOKです！
まずは準備段階として、テスト用の案件を作成します。
テスト用の案件作成が完了したら「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
boardで新しい案件が登録されたら早めにトリガーを起動したい場合は、短い間隔で設定しましょう！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。
次に「APIキー」を設定します。
赤枠の注釈を確認しながら入力できたら「テスト」を押してください。
テストに成功すると「取得した値」としてboardに登録した案件データがアウトプットされます。
内容を確認したら「保存する」をクリックしましょう。
※アウトプットの詳しい説明はこちらをご確認ください。
「案件詳細を取得」をクリックします。
「タイトル」や「アクション」について、ステップ3と同様の要領で修正・確認を行います。
まずは、ステップ3同様に「APIキー」を赤枠の注釈を確認しながら入力します。
次に「案件ID」を入力しますが、手入力するのではなくステップ3で取得した値を埋め込みます。
取得した値を埋め込むことで、boardで新たな案件を登録する度に案件に紐づくIDが自動で埋め込まれる形になります！
【取得した値を埋め込む方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「新たな案件が登録されたら」をクリック
③「案件ID」を選択
入力が完了したら「テスト」を押します。
テストに成功すると「取得した値」としてboardに登録した案件の詳細データがアウトプットされるので「保存する」をクリックしてください。
「予定を作成」をクリックします。
「タイトル」や「アクション」について、ステップ3〜4と同様の要領で修正・確認を行います。
まずは「カレンダーID」から入力していきます。
入力欄をクリックすると「候補」が表示されて候補一覧を見ることができます。
その中から、 連携するアドレスを選んでください。
「予定のタイトル」はステップ3で取得した値を埋め込みます。
埋め込み方法はステップ4と同様です。
取得した値を埋め込むことでboardのデータが反映されるので、後々検索する時に便利です！
予定のタイトルの重複を防ぐことができるというメリットもあります。
「予定の開始日時」と「予定の終了日時」も入力していきます。
今回は、予定の開始日時を「受注日」として、終了日時を「納期日」としたので、ステップ4で取得した値を埋め込んでいます！
業務に合わせて埋め込む項目は適宜変更してください！
それ以外の項目は任意となっているので、必要項目についてのみ設定してください。
また「予定の説明」を入力する際は、取得した値以外にも固定値（手入力）を組み合わせるなど自由にカスタムすることも可能です！
入力が完了したら「テスト」を押します。
テストに成功すると、Googleカレンダーのデータがアウトプットされるので「保存する」をクリックしてください！
Googleカレンダーの画面でも登録されていることを確認しておきましょう！
「メールを送る」をクリックします。
「タイトル」と「Gmailと連携するアカウント情報」を確認し、タイトルは必要に応じて変更してOKです！
次に、実際に送信するメールの内容を入力していきます。
「From」欄は候補から選択可能です。
「To」は任意のメールアドレスを入力（手入力）して、「CC」「BCC」は必要に応じて、設定しましょう。
「差出人の名前」も必要に応じて入力してください。
送信者のアドレスが表示される形でOKであれば、未入力でOKです！
最後に、実際に送信するメール文章を作成します。
「件名」や「本文」に取得した値を埋め込む際も、固定値（手入力）と組み合わせることで、送信者に応じたメール文章を作成することができます！
入力が終わったら「次へ」をクリックして、メールの送信内容を確認してください。
問題なければ「テスト」を押します。
テストに成功して「取得した値」の欄にGmailのデータがアウトプットされていれば「保存する」をクリックしましょう。
エラー表示が出た場合は、こちらを参考にしてください。
Gmailの画面でもメールが送信できていることを確認できればOKです！
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか確認しましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が「boardで新しい案件が登録されたら、Googleカレンダーに予定を作成してGmailで通知する」連携手順になります！
Yoomでは、boardを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、boardに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
案件管理ツールであるboardとカレンダーやメールツールとの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた案件登録後のスケジュール入力や関係者への共有連絡といった付随業務をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより情報共有の漏れや遅れを心配することなく、より重要なコア業務に集中できる環境が整うことも期待できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングなどの専門知識がない方でも画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるようになります。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の条件の案件だけを通知できますか？
A：はい、可能です。
分岐を使うことで通知する内容を絞ることができます。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
また、Yoomには「boardで特定条件の新しい案件が登録されたら、Gmailで通知する」というテンプレートも準備されているので、ご興味のある方は下のバナーよりお試しください。
Q：SlackやChatworkにも通知できますか？
A：はい、可能です。
Yoomでは650種類以上のサービスと連携が可能であり、SlackやChatWorkも連携対象となっています。
業務に合わせて自由にフローボットを作成することが可能なため、ぜひ業務に合わせて自由にカスタマイズしてみてください。
今回のフローを修正する場合は、Gmailののアクションを削除し、＋ボタンから代わりにお使いのツールを追加し、設定してください。
また、Yoomではさまざまなテンプレートを用意しています。ぜひこちらもご活用ください。。
Q：エラーが発生した場合、どうなりますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。エラーの対処法はこちらをご確認ください。
それでも解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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