■概要
案件管理ツール「board」をご利用中の方で、重要な案件の発生を迅速に把握したい、と感じることはないでしょうか。多くのツールを使っていると、情報の確認漏れや対応の遅延が発生しやすくなります。このワークフローは、boardで特定の条件に合致する新しい案件が登録された際に、自動でGmailに通知を送信します。boardとGmailを連携させることで、都度ツールを確認する手間を省き、重要な案件の見逃しを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで案件管理を行っており、重要な更新の見逃しを防ぎたい営業担当者の方
- boardの情報をもとにGmailでチームに共有しており、手作業での通知に手間を感じている方
- 案件発生から対応までのリードタイムを短縮し、業務効率を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- boardで条件に合致する案件が登録されると、自動でGmailに通知が届くため、手動での確認作業にかかる時間を削減できます
- システムが自動で通知を行うため、重要な案件の確認漏れや共有忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、条件に合致した案件情報を指定の宛先に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardとYoomを連携する際に、ご利用のboardアカウントに応じたAPIキーを設定してください
- 分岐機能では、通知の対象としたい案件の条件（例：特定の顧客名、案件の金額など）を任意で設定可能です
- Gmailでメールを送るアクションを設定する際に、通知先のメールアドレスを任意で設定してください
■注意事項
- board、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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