■概要
定期的な請求リストの確認と、その後の情報共有やタスク依頼に手間を感じていませんか。特に、手作業でboardから情報を抽出し、Notionへ転記する作業は、時間もかかりミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでboardから請求リストを自動で取得し、Notionへのページ作成から担当者への通知までを自動化できるため、請求管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardを利用した請求管理業務の効率化を目指す経理や営業事務の担当者の方
- boardとNotionを連携させ、請求に関するタスク管理を自動化したいと考えている方
- 定期的な情報確認と担当者へのリマインド業務に課題を感じているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に請求リストの取得から担当者への通知までを自動で実行するため、これまで手作業で行っていた定型業務の時間を削減できます
- 手作業による情報の転記ミスや、担当者への連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとNotionをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでboardの「請求リストの取得」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでNotionの「ページを作成」アクションを設定し、取得した請求情報を基にページを作成します
- その後、オペレーションで「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ通知メールを送信します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローボットを起動させたい曜日や時間帯を任意で設定してください
- boardで請求リストを取得する際に、取得対象とする請求期間を任意で設定することが可能です
- Notionにページを作成する際に、boardから取得した情報の中から連携したい項目を任意で設定してください
- 「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文を業務内容に合わせて自由にカスタマイズしてください
■注意事項