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【ノーコードで実現】Outlookと様々なアプリを連携しタスク管理を自動化する方法
「重要なメールを見逃してタスク化し忘れてしまった…」
「受信したメールの内容をOutlookのタスクに手入力するのが面倒…」
このように、Outlookを使ったタスク管理において、手作業による手間の多さや対応漏れなどの課題を感じていませんか？
もし、特定のメールを受信したら自動でOutlookにタスクを作成したり、他の業務ツールで発生したタスクをOutlookに自動で連携したりできる仕組みがあれば、タスクの登録漏れや転記の手間から解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookでのタスク管理を自動化する業務フローのテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要Outlookで受信する重要なメールを起点としたタスク管理において、手作業での登録や関係者への共有に手間を感じていませんか。対応漏れや共有忘れは、業務遅延の大きな原因になり得ます。このワークフローを活用すれば、特定のOutlookメールの受信をトリガーとして、自動でタスクを作成しSlackへ通知する一連の流れを構築できるため、こうした課題を円滑に解消し、効率的なタスクマネジメントを実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Outlookを起点としたタスクマネジメントをより効率的に行いたいと考えている方
- メールで受けた依頼をチームのタスクとして管理しており、共有漏れを防ぎたい方
- 日々多くのメールに対応しており、手作業によるタスク登録の時間を削減したい方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookでメールを受信した後に自動でタスクが作成、通知されるため、これまで手作業での登録に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの作成漏れや関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の確実性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能のテキスト抽出を選択し、受信したメールの本文からタスクに必要な情報を抽出するための指示を設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、AI機能が抽出した情報をもとにタスクを登録します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成されたタスク内容を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールが格納されているフォルダIDや、件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
- AI機能のオペレーションでは、受信メールの本文からタスク名や担当者、期日といった、抽出したいテキスト項目を自由に設定することが可能です。
- Slackへの通知オペレーションでは、メッセージを送信するチャンネルIDや通知メッセージの文面を、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
■注意事項- Outlook、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Outlookを起点としたタスクマネジメントをより効率的に行いたいと考えている方
- メールで受けた依頼をチームのタスクとして管理しており、共有漏れを防ぎたい方
- 日々多くのメールに対応しており、手作業によるタスク登録の時間を削減したい方
- Outlookでメールを受信した後に自動でタスクが作成、通知されるため、これまで手作業での登録に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの作成漏れや関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の確実性を高めることに繋がります。
- はじめに、OutlookとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能のテキスト抽出を選択し、受信したメールの本文からタスクに必要な情報を抽出するための指示を設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、AI機能が抽出した情報をもとにタスクを登録します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成されたタスク内容を指定のチャンネルに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールが格納されているフォルダIDや、件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
- AI機能のオペレーションでは、受信メールの本文からタスク名や担当者、期日といった、抽出したいテキスト項目を自由に設定することが可能です。
- Slackへの通知オペレーションでは、メッセージを送信するチャンネルIDや通知メッセージの文面を、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
- Outlook、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
メール受信をトリガーにOutlookのタスクを作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Outlookで特定のメールを受信した際に、自動でタスクを作成し、その内容をSlackに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Outlook、Slackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Outlookのトリガー設定とSlackのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要Outlookで受信する重要なメールを起点としたタスク管理において、手作業での登録や関係者への共有に手間を感じていませんか。対応漏れや共有忘れは、業務遅延の大きな原因になり得ます。このワークフローを活用すれば、特定のOutlookメールの受信をトリガーとして、自動でタスクを作成しSlackへ通知する一連の流れを構築できるため、こうした課題を円滑に解消し、効率的なタスクマネジメントを実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Outlookを起点としたタスクマネジメントをより効率的に行いたいと考えている方
- メールで受けた依頼をチームのタスクとして管理しており、共有漏れを防ぎたい方
- 日々多くのメールに対応しており、手作業によるタスク登録の時間を削減したい方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookでメールを受信した後に自動でタスクが作成、通知されるため、これまで手作業での登録に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの作成漏れや関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の確実性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能のテキスト抽出を選択し、受信したメールの本文からタスクに必要な情報を抽出するための指示を設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、AI機能が抽出した情報をもとにタスクを登録します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成されたタスク内容を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールが格納されているフォルダIDや、件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
- AI機能のオペレーションでは、受信メールの本文からタスク名や担当者、期日といった、抽出したいテキスト項目を自由に設定することが可能です。
- Slackへの通知オペレーションでは、メッセージを送信するチャンネルIDや通知メッセージの文面を、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
■注意事項- Outlook、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Outlookを起点としたタスクマネジメントをより効率的に行いたいと考えている方
- メールで受けた依頼をチームのタスクとして管理しており、共有漏れを防ぎたい方
- 日々多くのメールに対応しており、手作業によるタスク登録の時間を削減したい方
- Outlookでメールを受信した後に自動でタスクが作成、通知されるため、これまで手作業での登録に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの作成漏れや関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の確実性を高めることに繋がります。
- はじめに、OutlookとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能のテキスト抽出を選択し、受信したメールの本文からタスクに必要な情報を抽出するための指示を設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、AI機能が抽出した情報をもとにタスクを登録します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成されたタスク内容を指定のチャンネルに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールが格納されているフォルダIDや、件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
- AI機能のオペレーションでは、受信メールの本文からタスク名や担当者、期日といった、抽出したいテキスト項目を自由に設定することが可能です。
- Slackへの通知オペレーションでは、メッセージを送信するチャンネルIDや通知メッセージの文面を、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
- Outlook、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：OutlookとSlackをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Outlookのマイアプリ連携方法
以下の手順をご参照ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Slackのマイアプリ連携方法
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要Outlookで受信する重要なメールを起点としたタスク管理において、手作業での登録や関係者への共有に手間を感じていませんか。対応漏れや共有忘れは、業務遅延の大きな原因になり得ます。このワークフローを活用すれば、特定のOutlookメールの受信をトリガーとして、自動でタスクを作成しSlackへ通知する一連の流れを構築できるため、こうした課題を円滑に解消し、効率的なタスクマネジメントを実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Outlookを起点としたタスクマネジメントをより効率的に行いたいと考えている方
- メールで受けた依頼をチームのタスクとして管理しており、共有漏れを防ぎたい方
- 日々多くのメールに対応しており、手作業によるタスク登録の時間を削減したい方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookでメールを受信した後に自動でタスクが作成、通知されるため、これまで手作業での登録に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの作成漏れや関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の確実性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能のテキスト抽出を選択し、受信したメールの本文からタスクに必要な情報を抽出するための指示を設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、AI機能が抽出した情報をもとにタスクを登録します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成されたタスク内容を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールが格納されているフォルダIDや、件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
- AI機能のオペレーションでは、受信メールの本文からタスク名や担当者、期日といった、抽出したいテキスト項目を自由に設定することが可能です。
- Slackへの通知オペレーションでは、メッセージを送信するチャンネルIDや通知メッセージの文面を、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
■注意事項- Outlook、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Outlookを起点としたタスクマネジメントをより効率的に行いたいと考えている方
- メールで受けた依頼をチームのタスクとして管理しており、共有漏れを防ぎたい方
- 日々多くのメールに対応しており、手作業によるタスク登録の時間を削減したい方
- Outlookでメールを受信した後に自動でタスクが作成、通知されるため、これまで手作業での登録に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの作成漏れや関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の確実性を高めることに繋がります。
- はじめに、OutlookとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能のテキスト抽出を選択し、受信したメールの本文からタスクに必要な情報を抽出するための指示を設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、AI機能が抽出した情報をもとにタスクを登録します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成されたタスク内容を指定のチャンネルに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールが格納されているフォルダIDや、件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
- AI機能のオペレーションでは、受信メールの本文からタスク名や担当者、期日といった、抽出したいテキスト項目を自由に設定することが可能です。
- Slackへの通知オペレーションでは、メッセージを送信するチャンネルIDや通知メッセージの文面を、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
- Outlook、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
テンプレートのコピーが完了すると、下記画面が表示されます。
「OK」ボタンをクリックしてください。
ステップ3：Outlookトリガー設定
まず最初に、Outlookのトリガー設定を行いましょう。「特定の件名のメールを受信したら」という項目をクリックしてください。
Outlookと連携するアカウント情報は、マイアプリ連携したアカウントが表示されます。
確認し問題無ければ「次へ」ボタンをクリックしてください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
メールフォルダIDは、メール受信を検知したいフォルダを候補から選択してください。
指定したメールフォルダに、テスト用のメールを送信してください。
（テスト用のため、メールの内容は架空の情報でOKです！）
件名に、フローボットを起動させるための特定のキーワードを含めましょう。
今回は例として「問い合わせ」というワードを特定のキーワードにすると想定し作成しています。
件名に含まれるキーワードを手動で設定したら、「テスト」ボタンをクリックしてください。
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
正しく取得できているのを確認できたら「完了」ボタンをクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：テキストを抽出する設定
続いて、Outlookで受信したメールの情報をもとに、タスク登録に使用できるようにテキストを抽出していきます。
「テキスト抽出」という項目をクリックしましょう。
対象のテキストは、Outlookで受信したメールの「受信日時」と「本文」が自動で反映されるようにデフォルトで設定されているので確認してください。
※取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
抽出したい項目と指示内容も、デフォルトで設定されています。
用途に合わせて項目を追加したり変更して使用してください。
設定が完了したら、テストを実行しましょう。
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
確認し「完了」ボタンをクリックしましょう。
ステップ5：Outlookにタスクを作成する設定
次に、「タスクを作成する（リマインド設定非対応）」という項目をクリックし設定していきましょう。
Outlookと連携するアカウント情報は、ステップ3と同一のアカウントになっているのを確認し、次のページに進んでください。
ユーザーIDとタスクリストIDは、入力欄をクリックし表示される候補から選択してください。
タスクのタイトルは、受信したメールから抽出した「タスク名」が自動で引用できるように設定されているため確認しましょう。
タスクの詳細と期限も同様に、取得した値が設定されているので確認してください。
ここまでの設定を確認できたらテストを実行します。
テストが問題無く成功したら「完了」ボタンをクリックしてください。
ステップ6：Slackのチャンネルにメッセージを送る設定
最後に、自動作成したタスクの情報をSlackで通知するための設定をおこないます。
「チャンネルにメッセージを送る」という項目をクリックしてください。
Slackと連携するアカウント情報に誤りが無いか確認し、次のページに進みましょう。
投稿先のチャンネルIDは、表示される候補から使用したいチャンネルを選択してください。
※Slackで任意のチャンネルにメッセージを送信する場合、該当のチャンネルにYoomアプリを事前にインストールしておく必要があります。
メッセージは自由に設定可能です。
デフォルトの設定では、「顧客名」「希望日時」「タスク名」「期限」の取得した値を使用し設定しています。
用途に合わせて、文章や使用する取得した値を変更し設定してください。
テストを実行し、成功したら「完了」ボタンをクリックしましょう。
ステップ7：トリガーをONにする
すべての設定が完了すると、下記画面が表示されます。「トリガーをON」に設定しましょう。
これで、「Outlookでメールを受信したらタスクを作成し、Slackに通知する」フローの完成です！
Outlookを使った自動化例
メール受信やカレンダー更新をトリガーに、タスク管理ツールにタスクを自動作成したり、チャットツールへ通知します。また、メール内容をAIで要約してチャットに送信、受信内容を他社メールに転送も可能。
外部ツールからの通知や自動返信にも対応し、手動での転記や二重対応の手間を削減します。
■概要
Outlookで受信した重要なメールを、都度Trelloに手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、Trelloへ自動でカードを作成し、タスク管理の抜け漏れ防止と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでのメール対応とTrelloでのタスク管理を連携させ、業務を効率化したい方
- メールで受けた依頼や問い合わせを、手作業でTrelloのタスクとして管理している方
- メール起点のタスク対応漏れを防ぎ、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookの受信トレイからTrelloへカードを手動で作成する一連の作業が自動化されるため、これまで費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、件名や内容の入力ミス、重要なタスクの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTrelloを選択し、「カードを作成する」アクションを設定します。この際、トリガーで取得したOutlookのメール情報をTrelloのカード内容に紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定の件名や送信者、受信日時など、カードを作成したいメールの条件を細かくカスタマイズすることが可能です。
- Trelloのカードタイトルには、Outlookの件名や送信者名を変数として設定できます。また、メール本文をそのままカードの詳細に埋め込むこともできます。
■注意事項
- Outlook、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要Outlookに届く重要な依頼や問い合わせメールを、手作業でAsanaにタスクとして登録していませんか？手作業での転記は時間がかかるだけでなく、登録漏れや対応遅れといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、自動でAsanaへタスクを追加することが可能になり、こうした課題を解消して抜け漏れのないタスク管理を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Outlookに届く依頼をAsanaで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
- メールでのタスク依頼の見落としや、Asanaへの登録漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- 日々の定型的なタスク登録作業を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookでのメール受信からAsanaへのタスク登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの登録漏れや内容の転記ミスといった、ヒューマンエラーの発生を未然に防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、受信したメールの件名や本文などをタスク情報として登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定では、タスク化の対象としたいメールの件名や差出人など、フローを起動させる条件を任意で設定してください。
- Asanaでタスクを追加するアクションでは、登録先のプロジェクトや担当者の指定はもちろん、メールの件名や本文をタスク名や詳細に引用して設定できます。
■注意事項- Outlook、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要複数のメールアカウントを管理する中で、情報の確認や転送作業を手間に感じていませんか。重要なメールを見落としたり、アカウント間の情報共有がスムーズにいかなかったりすることもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Outlookに特定のメールが届いた際に、その内容を自動でGmailに転送できます。手作業による転送の手間をなくし、迅速な情報共有とメールの見落とし防止を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- 業務でOutlookとGmailを併用し、メール転送を手作業で行っている方
- 特定のメールを別のアカウントでも共有し、確認漏れのリスクを減らしたい方
- 複数のメールアカウントの管理を効率化したいと考えている情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookへのメール受信をトリガーに自動でGmailへ転送されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのコピペや転送作業が不要になるため、転送漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの内容などを指定の宛先に送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、そのフォルダに届いたメールのみを自動化の対象にすることが可能です。
- Gmailのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。また、本文には固定のテキストを入力したり、前段のトリガーで取得した情報を変数として埋め込んだりするカスタムが可能です。
■注意事項- Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要日々多くのメールがOutlookに届き、内容の確認に時間がかかっていませんか？特に長文メールの読解や、チームへの情報共有には手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したメールをAIが自動で要約し、その内容をMicrosoft Teamsへ送信することが可能です。メール確認の効率化と、チーム内での迅速な情報共有を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Outlookでのメール対応に多くの時間を費やしているビジネスパーソンの方
- Microsoft Teamsを活用し、チームへの情報共有をよりスピーディに行いたい方
- 生成AIを用いて、メールの要点把握や要約作成を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookのメールが届くと自動で要約と通知が行われるため、長文メールを読む時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 重要なメールの要点を自動でチームに共有することで、確認漏れや情報連携の遅れといったリスクの軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Outlook、ChatGPT、Microsoft TeamsをYoomと連携する
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションで受信したメールの内容を要約するよう設定する
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャットにメッセージを送る」アクションで、要約したテキストを指定のチャネルに送信するよう設定する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象として任意で設定することが可能です。
- ChatGPTのオペレーション設定では、要約の形式や文字数などのプロンプトや、利用するモデルを任意で設定できます。
- Microsoft Teamsのオペレーション設定では、メッセージを送信したいチームやチャネルを任意で設定してください。
■注意事項- Outlook、ChatGPT、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Outlookで受信した重要なメールの内容を、手作業でTickTickに転記してタスク管理をしていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスやタスク登録の漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信した際にAIが内容を読み取り自動でTickTickにタスクを作成するため、こうした課題が解消されタスク管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する依頼などをTickTickでタスク管理している方
- メールの見落としやタスク登録漏れによる対応遅延を防ぎたいチームリーダーの方
- 手作業によるタスク登録の手間をなくし、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信からTickTickへのタスク作成までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの登録漏れや内容の転記ミスを防ぎ、抜け漏れのない確実なタスク管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとTickTickをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文からタスク作成に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでTickTickを選択し、「タスクを作成」アクションで抽出した情報を元にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールフォルダやフローボットを起動する件名のキーワードを任意で設定してください。
- AI機能のアクションでは、メール本文からタスクの件名や詳細として抽出したい項目を自由に設定できます。
- TickTickのタスク作成アクションでは、前のステップで取得したメールの件名や本文から抽出した値を変数として埋め込み、タスクを生成できます。
■注意事項
- Outlook、TickTickのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Outlookで管理しているチームの予定や重要な会議に更新があった際、都度Slackで共有するのは手間ではありませんか。手作業での共有は、漏れや遅延が発生しやすく、重要な情報の伝達ミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーでイベントが更新されると、その内容が自動でSlackに通知されるため、情報共有を効率化し、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookカレンダーの予定更新を手作業でSlackに共有しており、手間を感じている方
- チームのスケジュール共有を効率化し、伝達漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
- 定型的な連絡業務を自動化して、より重要な業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookカレンダーのイベント更新が自動でSlackに通知されるため、手動での情報共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による連絡漏れや内容の誤記といったヒューマンエラーを防ぎ、チームへの正確な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーのイベントが追加・更新されたら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理をコントロールします。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャンネルにカレンダーのイベント情報を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのオペレーションでは、メッセージを送信するチャンネルを任意で設定することが可能です。
- 通知するメッセージ内容には、トリガーで取得したOutlookのイベント名や日時などの情報を変数として埋め込み、カスタマイズできます。
■注意事項
- OutlookとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
kintoneに新規のレコードが登録されたら、Outlookに送信するフローです。
kintoneとOutlookを連携することで追加されたレコード内容を自動的にOutlookに送信されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Outlookの送信内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・kintone、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Wixで作成したWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、一件ずつOutlookを開いて手動で返信メールを作成・送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。対応が遅れたり、送信ミスが発生したりするリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Wixフォームへの送信をきっかけに、Outlookから設定した内容のメールを自動で送信できるため、確実な一次対応を実現し、顧客満足度の向上に繋げられます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wixでサイトを運営し、フォームからの問い合わせ対応に時間を要している方
- Outlookを使った手動での定型メール返信に非効率を感じている担当者の方
- フォームからのリードに対して、一次対応を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Wixのフォーム送信をトリガーにOutlookから自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた返信業務の時間を短縮できます
- 手動対応によるメールの送信漏れや、宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客対応を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、WixとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでWixを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを任意の内容に設定できます
- Wixのフォームから取得した氏名や問い合わせ内容などの情報を、メールの件名や本文中に変数として差し込むことで、パーソナライズされた自動返信メールを作成できます
- 固定のテキストと変数を組み合わせることで、「[氏名]様 お問い合わせありがとうございます」といった形で、受信者に応じたメールを自動で作成することが可能です
■注意事項
- Wix、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- WixのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Bubbleで開発したアプリケーションに新しいデータが登録されるたびに、関係者に手動で通知していませんか？
こうした作業には手間がかかる上に連絡漏れのリスクも伴います。
このワークフローでは、Bubbleに特定のデータが作成されたら自動でOutlookでの通知を行います。
手作業による情報共有の手間を省き、迅速で確実な連携を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Bubbleで管理しているデータの変更を、素早く関係者に共有したい方
- BubbleとOutlookを日常的に利用しており、手動での通知作業をなくしたい方
- ノーコードツールを活用して、迅速かつミスなく情報連携を行いたい事業担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Bubbleにデータが追加されると自動でOutlookから通知されるため、手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業で起こりがちな通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BubbleとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBubbleの「Thingが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい宛先や内容を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Bubbleのトリガー設定では、通知を行うデータのデータタイプを指定してください。
- Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、Bubbleから取得した情報を埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Bubble、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Google Meetでの会議後、録画URLの共有に手間を感じていませんか？録画の生成を待ってから手動でメールを作成・送信する作業は、時間もかかり、共有漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、会議が終了すると自動で録画URLを取得し、Outlookから関係者へメールを送信するため、こうした共有作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Meetでの会議が多く、録画共有を手作業で行っている方
- 会議の議事録共有を効率化し、参加者への情報伝達を円滑にしたい方
- Outlookを使い、定型的なメール送信の手間を省きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 会議終了後の録画生成待ちやメール作成といった一連の作業が自動化され、手作業にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手動での共有作業がなくなることで、URLの貼り間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google MeetとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで待機機能を追加し、録画ファイルが生成されるまで一定時間待機するよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Meetの「レコーディング情報を取得」アクションを設定し、会議の録画URLなどを取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した録画URLを含むメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先のアドレスや件名を任意で設定できます。また、本文には固定のテキストに加え、前段のオペレーションで取得した会議の録画URLなどの情報を組み込むことが可能です。
■注意事項
- Google Meet、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Outlookで受信した重要なメールを、都度Trelloに手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、Trelloへ自動でカードを作成し、タスク管理の抜け漏れ防止と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでのメール対応とTrelloでのタスク管理を連携させ、業務を効率化したい方
- メールで受けた依頼や問い合わせを、手作業でTrelloのタスクとして管理している方
- メール起点のタスク対応漏れを防ぎ、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookの受信トレイからTrelloへカードを手動で作成する一連の作業が自動化されるため、これまで費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、件名や内容の入力ミス、重要なタスクの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTrelloを選択し、「カードを作成する」アクションを設定します。この際、トリガーで取得したOutlookのメール情報をTrelloのカード内容に紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定の件名や送信者、受信日時など、カードを作成したいメールの条件を細かくカスタマイズすることが可能です。
- Trelloのカードタイトルには、Outlookの件名や送信者名を変数として設定できます。また、メール本文をそのままカードの詳細に埋め込むこともできます。
■注意事項
- Outlook、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Outlookに届く依頼をAsanaで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
- メールでのタスク依頼の見落としや、Asanaへの登録漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- 日々の定型的なタスク登録作業を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
- Outlookでのメール受信からAsanaへのタスク登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの登録漏れや内容の転記ミスといった、ヒューマンエラーの発生を未然に防ぐことに繋がります。
- はじめに、OutlookとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、受信したメールの件名や本文などをタスク情報として登録します。
- Outlookのトリガー設定では、タスク化の対象としたいメールの件名や差出人など、フローを起動させる条件を任意で設定してください。
- Asanaでタスクを追加するアクションでは、登録先のプロジェクトや担当者の指定はもちろん、メールの件名や本文をタスク名や詳細に引用して設定できます。
- Outlook、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 業務でOutlookとGmailを併用し、メール転送を手作業で行っている方
- 特定のメールを別のアカウントでも共有し、確認漏れのリスクを減らしたい方
- 複数のメールアカウントの管理を効率化したいと考えている情報システム担当者の方
- Outlookへのメール受信をトリガーに自動でGmailへ転送されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのコピペや転送作業が不要になるため、転送漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、OutlookとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの内容などを指定の宛先に送付します
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、そのフォルダに届いたメールのみを自動化の対象にすることが可能です。
- Gmailのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。また、本文には固定のテキストを入力したり、前段のトリガーで取得した情報を変数として埋め込んだりするカスタムが可能です。
- Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Outlookでのメール対応に多くの時間を費やしているビジネスパーソンの方
- Microsoft Teamsを活用し、チームへの情報共有をよりスピーディに行いたい方
- 生成AIを用いて、メールの要点把握や要約作成を自動化したいと考えている方
- Outlookのメールが届くと自動で要約と通知が行われるため、長文メールを読む時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 重要なメールの要点を自動でチームに共有することで、確認漏れや情報連携の遅れといったリスクの軽減に繋がります。
- はじめに、Outlook、ChatGPT、Microsoft TeamsをYoomと連携する
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションで受信したメールの内容を要約するよう設定する
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャットにメッセージを送る」アクションで、要約したテキストを指定のチャネルに送信するよう設定する
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象として任意で設定することが可能です。
- ChatGPTのオペレーション設定では、要約の形式や文字数などのプロンプトや、利用するモデルを任意で設定できます。
- Microsoft Teamsのオペレーション設定では、メッセージを送信したいチームやチャネルを任意で設定してください。
- Outlook、ChatGPT、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Outlookで受信した重要なメールの内容を、手作業でTickTickに転記してタスク管理をしていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスやタスク登録の漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信した際にAIが内容を読み取り自動でTickTickにタスクを作成するため、こうした課題が解消されタスク管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する依頼などをTickTickでタスク管理している方
- メールの見落としやタスク登録漏れによる対応遅延を防ぎたいチームリーダーの方
- 手作業によるタスク登録の手間をなくし、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信からTickTickへのタスク作成までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの登録漏れや内容の転記ミスを防ぎ、抜け漏れのない確実なタスク管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとTickTickをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文からタスク作成に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでTickTickを選択し、「タスクを作成」アクションで抽出した情報を元にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールフォルダやフローボットを起動する件名のキーワードを任意で設定してください。
- AI機能のアクションでは、メール本文からタスクの件名や詳細として抽出したい項目を自由に設定できます。
- TickTickのタスク作成アクションでは、前のステップで取得したメールの件名や本文から抽出した値を変数として埋め込み、タスクを生成できます。
■注意事項
- Outlook、TickTickのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Outlookで管理しているチームの予定や重要な会議に更新があった際、都度Slackで共有するのは手間ではありませんか。手作業での共有は、漏れや遅延が発生しやすく、重要な情報の伝達ミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーでイベントが更新されると、その内容が自動でSlackに通知されるため、情報共有を効率化し、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookカレンダーの予定更新を手作業でSlackに共有しており、手間を感じている方
- チームのスケジュール共有を効率化し、伝達漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
- 定型的な連絡業務を自動化して、より重要な業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookカレンダーのイベント更新が自動でSlackに通知されるため、手動での情報共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による連絡漏れや内容の誤記といったヒューマンエラーを防ぎ、チームへの正確な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーのイベントが追加・更新されたら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理をコントロールします。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャンネルにカレンダーのイベント情報を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのオペレーションでは、メッセージを送信するチャンネルを任意で設定することが可能です。
- 通知するメッセージ内容には、トリガーで取得したOutlookのイベント名や日時などの情報を変数として埋め込み、カスタマイズできます。
■注意事項
- OutlookとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
kintoneに新規のレコードが登録されたら、Outlookに送信するフローです。
kintoneとOutlookを連携することで追加されたレコード内容を自動的にOutlookに送信されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Outlookの送信内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・kintone、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Wixで作成したWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、一件ずつOutlookを開いて手動で返信メールを作成・送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。対応が遅れたり、送信ミスが発生したりするリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Wixフォームへの送信をきっかけに、Outlookから設定した内容のメールを自動で送信できるため、確実な一次対応を実現し、顧客満足度の向上に繋げられます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wixでサイトを運営し、フォームからの問い合わせ対応に時間を要している方
- Outlookを使った手動での定型メール返信に非効率を感じている担当者の方
- フォームからのリードに対して、一次対応を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Wixのフォーム送信をトリガーにOutlookから自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた返信業務の時間を短縮できます
- 手動対応によるメールの送信漏れや、宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客対応を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、WixとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでWixを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを任意の内容に設定できます
- Wixのフォームから取得した氏名や問い合わせ内容などの情報を、メールの件名や本文中に変数として差し込むことで、パーソナライズされた自動返信メールを作成できます
- 固定のテキストと変数を組み合わせることで、「[氏名]様 お問い合わせありがとうございます」といった形で、受信者に応じたメールを自動で作成することが可能です
■注意事項
- Wix、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- WixのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Bubbleで開発したアプリケーションに新しいデータが登録されるたびに、関係者に手動で通知していませんか？
こうした作業には手間がかかる上に連絡漏れのリスクも伴います。
このワークフローでは、Bubbleに特定のデータが作成されたら自動でOutlookでの通知を行います。
手作業による情報共有の手間を省き、迅速で確実な連携を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Bubbleで管理しているデータの変更を、素早く関係者に共有したい方
- BubbleとOutlookを日常的に利用しており、手動での通知作業をなくしたい方
- ノーコードツールを活用して、迅速かつミスなく情報連携を行いたい事業担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Bubbleにデータが追加されると自動でOutlookから通知されるため、手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業で起こりがちな通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BubbleとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBubbleの「Thingが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい宛先や内容を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Bubbleのトリガー設定では、通知を行うデータのデータタイプを指定してください。
- Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、Bubbleから取得した情報を埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Bubble、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Google Meetでの会議後、録画URLの共有に手間を感じていませんか？録画の生成を待ってから手動でメールを作成・送信する作業は、時間もかかり、共有漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、会議が終了すると自動で録画URLを取得し、Outlookから関係者へメールを送信するため、こうした共有作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Meetでの会議が多く、録画共有を手作業で行っている方
- 会議の議事録共有を効率化し、参加者への情報伝達を円滑にしたい方
- Outlookを使い、定型的なメール送信の手間を省きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 会議終了後の録画生成待ちやメール作成といった一連の作業が自動化され、手作業にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手動での共有作業がなくなることで、URLの貼り間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google MeetとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで待機機能を追加し、録画ファイルが生成されるまで一定時間待機するよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Meetの「レコーディング情報を取得」アクションを設定し、会議の録画URLなどを取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した録画URLを含むメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先のアドレスや件名を任意で設定できます。また、本文には固定のテキストに加え、前段のオペレーションで取得した会議の録画URLなどの情報を組み込むことが可能です。
■注意事項
- Google Meet、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
Outlookでのタスク管理を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の確認やタスクの登録、関係者への共有といった一連の作業をなくし、対応漏れや遅延を防ぐことができます。
これにより、重要な連絡に迅速に対応できる体制が整い、より重要なコア業務に集中する時間を生み出せるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：タスクではなくOutlookの予定表に自動登録することも可能ですか？
A：
はい、可能です。
「タスクを作成する（リマインド設定非対応）」アクションの欄にある「変更」ボタンをクリックしましょう。
アクション一覧が表示されるので、「自分のカレンダーにイベントを登録する」を選択してください。
Q：Outlookではなく他のタスク管理ツール（AsanaやTrelloなど）に連携できますか？
A：
はい、可能です。
例として、Asanaと連携したい場合の設定方法をご紹介します。
まずは、Outlookの「タスクを作成する（リマインド設定非対応）」アクションの三点リーダーをクリックし、「削除」を選択しましょう。
その後、「テキスト抽出」アクションの下にある＋ボタンをクリックします。
アプリ一覧からAsanaを選択してアクションを設定してください。
参照：Yoomで連携できるアプリ一覧
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
