Outlookでメールを受信したらタスクを作成し、Slackに通知する
Outlookでメールを受信したらタスクを作成し、Slackに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信する重要なメールを起点としたタスク管理において、手作業での登録や関係者への共有に手間を感じていませんか。対応漏れや共有忘れは、業務遅延の大きな原因になり得ます。
このワークフローを活用すれば、特定のOutlookメールの受信をトリガーとして、自動でタスクを作成しSlackへ通知する一連の流れを構築できるため、こうした課題を円滑に解消し、効率的なタスクマネジメントを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookを起点としたタスクマネジメントをより効率的に行いたいと考えている方
- メールで受けた依頼をチームのタスクとして管理しており、共有漏れを防ぎたい方
- 日々多くのメールに対応しており、手作業によるタスク登録の時間を削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信した後に自動でタスクが作成、通知されるため、これまで手作業での登録に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの作成漏れや関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の確実性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能のテキスト抽出を選択し、受信したメールの本文からタスクに必要な情報を抽出するための指示を設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、AI機能が抽出した情報をもとにタスクを登録します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成されたタスク内容を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールが格納されているフォルダIDや、件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
- AI機能のオペレーションでは、受信メールの本文からタスク名や担当者、期日といった、抽出したいテキスト項目を自由に設定することが可能です。
- Slackへの通知オペレーションでは、メッセージを送信するチャンネルIDや通知メッセージの文面を、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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