フォームに送信されたPDFファイルを結合して、Discordに通知する
試してみる
■概要
フォームから送信される複数のPDFファイルを手作業で結合し、都度Discordへ通知する作業は、手間がかかる上に、ファイルの取り違えや通知漏れなどのミスも起こりやすいのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、フォームへの送信をきっかけに、PDFファイルの結合からDiscordへの通知までを自動で実行できるため、こうした手作業による負担やヒューマンエラーの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った複数のPDFファイルの管理や共有に手間を感じている方
- 手作業でのファイル結合やDiscordへの通知作業でミスを減らしたいと考えている方
- 定型的なファイル処理と通知業務を自動化し、他の業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のPDF結合とDiscord通知が自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるファイルの結合ミスや、Discordへの通知漏れ、送信先の間違いといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、PDFファイルを含むフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合する」アクションを設定し、フォームから送信された複数のPDFファイルを選択します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信する」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のチャンネルやユーザーに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、対象とするフォームや取得する項目などを任意で設定してください。
- PDFファイルを結合するアクションでは、結合後のファイル名に、フォームの送信日時や特定の入力値といった前段階で取得した情報を変数として利用したり、任意の固定値を設定したりすることが可能です。
- Discordへのファイル送信アクションでは、通知先のチャンネルを任意で指定できます。また、通知メッセージの本文に固定のテキストを設定するだけでなく、フォームから取得した情報を変数として埋め込み、状況に応じたメッセージ内容にすることも可能です。
■注意事項
「複数のPDFファイルを一つにまとめる作業、毎回手作業で時間がかかる…」
「請求書や報告書など、関連するPDFを結合する際に、うっかり順番を間違えたり、ファイルを選び間違えたりしてしまう…」
このように、PDFファイルの結合に関する手作業での業務に、手間やストレスを感じていませんか？
もし、フォームから送信された複数のPDFファイルが自動的に一つのファイルに結合され、指定したツールに通知されたり、ストレージに保存されたりする仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を確保することができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで誰でも簡単に設定でき、専門的な知識や複雑な操作は一切不要なので、ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の業務をもっと快適にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには複数のPDFファイルを自動で結合する業務フローの自動化テンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームに送信されたPDFファイルを結合して、Discordに通知する
試してみる
■概要
フォームから送信される複数のPDFファイルを手作業で結合し、都度Discordへ通知する作業は、手間がかかる上に、ファイルの取り違えや通知漏れなどのミスも起こりやすいのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、フォームへの送信をきっかけに、PDFファイルの結合からDiscordへの通知までを自動で実行できるため、こうした手作業による負担やヒューマンエラーの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った複数のPDFファイルの管理や共有に手間を感じている方
- 手作業でのファイル結合やDiscordへの通知作業でミスを減らしたいと考えている方
- 定型的なファイル処理と通知業務を自動化し、他の業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のPDF結合とDiscord通知が自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるファイルの結合ミスや、Discordへの通知漏れ、送信先の間違いといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、PDFファイルを含むフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合する」アクションを設定し、フォームから送信された複数のPDFファイルを選択します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信する」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のチャンネルやユーザーに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、対象とするフォームや取得する項目などを任意で設定してください。
- PDFファイルを結合するアクションでは、結合後のファイル名に、フォームの送信日時や特定の入力値といった前段階で取得した情報を変数として利用したり、任意の固定値を設定したりすることが可能です。
- Discordへのファイル送信アクションでは、通知先のチャンネルを任意で指定できます。また、通知メッセージの本文に固定のテキストを設定するだけでなく、フォームから取得した情報を変数として埋め込み、状況に応じたメッセージ内容にすることも可能です。
■注意事項
PDFファイルを自動で結合し、各ツールへ連携する方法
ここでは、フォームなどで受信した複数のPDFファイルを自動で結合し、その結果を様々なツールに通知したり保存したりする方法を具体的なテンプレートを交えて紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
結合したPDFファイルをチャットツールに通知する
フォームから送信されたPDFファイルを自動で一つにまとめ、その結合されたPDFファイルをDiscordにスピーディーに通知することができるので、関係者への情報共有が迅速かつスムーズになり、確認漏れや対応遅れを防ぐのに役立ちます！
フォームに送信されたPDFファイルを結合して、Discordに通知する
試してみる
■概要
フォームから送信される複数のPDFファイルを手作業で結合し、都度Discordへ通知する作業は、手間がかかる上に、ファイルの取り違えや通知漏れなどのミスも起こりやすいのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、フォームへの送信をきっかけに、PDFファイルの結合からDiscordへの通知までを自動で実行できるため、こうした手作業による負担やヒューマンエラーの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った複数のPDFファイルの管理や共有に手間を感じている方
- 手作業でのファイル結合やDiscordへの通知作業でミスを減らしたいと考えている方
- 定型的なファイル処理と通知業務を自動化し、他の業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のPDF結合とDiscord通知が自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるファイルの結合ミスや、Discordへの通知漏れ、送信先の間違いといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、PDFファイルを含むフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合する」アクションを設定し、フォームから送信された複数のPDFファイルを選択します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信する」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のチャンネルやユーザーに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、対象とするフォームや取得する項目などを任意で設定してください。
- PDFファイルを結合するアクションでは、結合後のファイル名に、フォームの送信日時や特定の入力値といった前段階で取得した情報を変数として利用したり、任意の固定値を設定したりすることが可能です。
- Discordへのファイル送信アクションでは、通知先のチャンネルを任意で指定できます。また、通知メッセージの本文に固定のテキストを設定するだけでなく、フォームから取得した情報を変数として埋め込み、状況に応じたメッセージ内容にすることも可能です。
■注意事項
結合したPDFファイルをメールで送信する
複数のPDFファイルを結合し、完成したファイルをOutlook経由で指定した宛先に自動で送信するように設定できるため、定期的な報告書送付や、顧客への資料提供といった業務の手間を大幅に削減し、送信ミスも防ぐことができます！
フォームに送信されたPDFファイルを結合して、Outlookに通知する
試してみる
■概要
フォームに送信された複数のPDFファイルを手作業で結合し、関係者にメールで通知する業務は、手間がかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に、定期的に発生する作業の場合、その都度対応するのは大きな負担となり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームへのファイル送信をトリガーに、PDFファイルの自動結合とOutlookでの通知までを一気通貫で行い、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム経由で受け取った複数PDFの結合と通知作業に手間を感じている方
- 手作業によるPDFの結合ミスやOutlookでの通知漏れを防ぎたい担当者の方
- 定型的なファイル処理と連絡業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへのファイル送信だけで、PDFの結合からOutlookでの通知までが自動処理されるため、手作業の時間を削減し、業務効率を向上させます。
- 手作業によるファイルの取り違えや結合順の誤り、通知内容の記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomのフォームトリガー機能を設定し、PDFファイルを含むフォームが送信された際にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでYoomのデータ変換機能にある「PDFファイルを結合」アクションを設定し、フォームから複数の送信されたPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを添付して、指定した宛先に通知メールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、PDFファイルを受け付ける項目以外にも、通知に必要な情報（例：申請者名、案件名など）を任意で設定し、後続の処理で利用できます。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」では、結合後のファイル名に、フォームトリガーで取得した情報（例：申請日＋申請者名など）を変数として組み込んだり、固定の文字列を設定したりすることが可能です。
- Outlookの「メールを送る」アクションでは、メールの件名や本文に、フォームトリガーで取得した情報や結合したPDFファイル名などの変数を活用でき、定型文と組み合わせて通知内容を柔軟に作成できます。また、通知先のメールアドレスも任意で設定可能です。
■注意事項
- OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
結合したPDFファイルをストレージサービスに保存する
自動で結合されたPDFファイルをBoxの指定フォルダへ自動的に格納することが可能なので、ファイルの整理整頓やバックアップが確実に行われ、後から必要な情報を簡単に見つけ出せるようになります！
フォームに送信されたPDFファイルを結合して、Boxに格納する
試してみる
■概要
フォームから送信された複数のPDFファイル、手作業で1つにまとめてBoxへ保存していませんか？この作業は時間がかかり、ファイルの取り違えといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームへの送信をきっかけにPDFファイルの結合からBoxへの格納までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受信したPDFファイルの結合とBoxへの格納を手作業で行っている方
- 複数のPDFファイルを扱う業務で、作業時間の短縮やミス削減を目指したい方
- Boxを活用したファイル管理の効率化に関心がある情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のPDF結合とBoxへのアップロードが自動化され、手作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの結合ミスや格納漏れ、ファイル名の誤りなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を設定し、フォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、フォームから送信された複数のPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、PDFファイルを受け取るためのフォーム項目を任意で設定してください。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」では、結合後のファイル名に、フォームで入力された情報（例えば申請者名や日付など）を変数として含めたり、固定の命名規則を設定したりすることが可能です。
- Boxの「ファイルをアップロード」アクションでは、結合したPDFファイルを格納するBox内のフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
PDFファイルとDiscordを連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、フォームに送信された複数のPDFファイルを自動で結合し、その結果をDiscordに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Discordのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フォームトリガーの設定とPDF結合、Discord通知アクションの設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
フォームに送信されたPDFファイルを結合して、Discordに通知する
試してみる
■概要
フォームから送信される複数のPDFファイルを手作業で結合し、都度Discordへ通知する作業は、手間がかかる上に、ファイルの取り違えや通知漏れなどのミスも起こりやすいのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、フォームへの送信をきっかけに、PDFファイルの結合からDiscordへの通知までを自動で実行できるため、こうした手作業による負担やヒューマンエラーの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った複数のPDFファイルの管理や共有に手間を感じている方
- 手作業でのファイル結合やDiscordへの通知作業でミスを減らしたいと考えている方
- 定型的なファイル処理と通知業務を自動化し、他の業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のPDF結合とDiscord通知が自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるファイルの結合ミスや、Discordへの通知漏れ、送信先の間違いといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、PDFファイルを含むフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合する」アクションを設定し、フォームから送信された複数のPDFファイルを選択します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信する」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のチャンネルやユーザーに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、対象とするフォームや取得する項目などを任意で設定してください。
- PDFファイルを結合するアクションでは、結合後のファイル名に、フォームの送信日時や特定の入力値といった前段階で取得した情報を変数として利用したり、任意の固定値を設定したりすることが可能です。
- Discordへのファイル送信アクションでは、通知先のチャンネルを任意で指定できます。また、通知メッセージの本文に固定のテキストを設定するだけでなく、フォームから取得した情報を変数として埋め込み、状況に応じたメッセージ内容にすることも可能です。
■注意事項
ステップ1：マイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Discordのマイアプリ登録
1.検索する
検索ボックスにDiscordと入力し、Discordのアイコンをクリックします。
2.アクセストークンの入力
Discordの新規登録画面が表示されます。
アカウント名欄には任意で管理しやすい名前を入力してください。
アクセストークン欄には、Discordで取得したアクセストークンを入力しましょう。
※アクセストークンの取得方法について、詳しくはこちらのヘルプページをご覧ください。
Yoomの画面に戻り、下図赤枠の表示が出たらYoomとの連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
フォームに送信されたPDFファイルを結合して、Discordに通知する
試してみる
■概要
フォームから送信される複数のPDFファイルを手作業で結合し、都度Discordへ通知する作業は、手間がかかる上に、ファイルの取り違えや通知漏れなどのミスも起こりやすいのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、フォームへの送信をきっかけに、PDFファイルの結合からDiscordへの通知までを自動で実行できるため、こうした手作業による負担やヒューマンエラーの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った複数のPDFファイルの管理や共有に手間を感じている方
- 手作業でのファイル結合やDiscordへの通知作業でミスを減らしたいと考えている方
- 定型的なファイル処理と通知業務を自動化し、他の業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のPDF結合とDiscord通知が自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるファイルの結合ミスや、Discordへの通知漏れ、送信先の間違いといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、PDFファイルを含むフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合する」アクションを設定し、フォームから送信された複数のPDFファイルを選択します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信する」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のチャンネルやユーザーに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、対象とするフォームや取得する項目などを任意で設定してください。
- PDFファイルを結合するアクションでは、結合後のファイル名に、フォームの送信日時や特定の入力値といった前段階で取得した情報を変数として利用したり、任意の固定値を設定したりすることが可能です。
- Discordへのファイル送信アクションでは、通知先のチャンネルを任意で指定できます。また、通知メッセージの本文に固定のテキストを設定するだけでなく、フォームから取得した情報を変数として埋め込み、状況に応じたメッセージ内容にすることも可能です。
■注意事項
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：フォームトリガー設定
1.記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.ここでは、トリガーとなるフォームを作成します。
今回は、下記のようなフォームを作成しました。質問の追加や削除も可能ですので、お好みでカスタマイズしてください!
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
フォームトリガーの設定方法
3.先ほど設定したフォームの表示を確認しましょう。
下記の赤枠を選択し、先ほど設定したフォームの内容が正しく反映しているかプレビューで確認してみましょう。
内容に誤りがあれば、前画面に戻り修正してください。
プレビュー内容が正しければ、作成したフォームの回答サンプルを入力していきます。
今回は、下記のような内容で入力しました。
入力が完了したら、「保存する」を押して次のステップに進みましょう!
ステップ4：PDFファイル結合設定
1.PDFファイルを結合するアクションを設定します。
以下の赤枠をクリックしてください。
2.ここでは、結合するPDFファイルを設定していきます。
タイトルと変換タイプはそのままで大丈夫です。
ページを下に進み、下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
- 結合するPDFファイル：先ほどフォームでアップロードした内容が反映しています。特に変更は不要です。
「データを操作・変換する」の設定方法
- 結合後のファイル名：入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されます。アウトプットを活用して、ファイル名を設定してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のように書類のダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。
ダウンロードボタンを押して、PDFデータが結合されているか確認してみましょう。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択し次のステップへお進みください。
ステップ5：Discordへのファイル送信設定
1.Discordへファイルを送信するためのアクション設定をします。
以下の赤枠をクリックしてください。
2.タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「ファイルを送信」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.ここでは、DiscordのどのチャンネルにPDFファイルを送信するか設定します。
今回は、下記赤枠のようなテスト用のチャンネルを準備したので、ここにファイルを送信したいと思います。
Discordの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
- チャンネルID：入力欄下の注釈を参考に、先ほど準備したDiscordのチャンネルIDを入力してください。
- メッセージ内容：Discordにファイルを送信する際に、一緒に送信するメッセージ内容をお好みで入力してください。
- ファイルの添付方法、ファイル：前のステップで作成した結合後のPDFファイルが、デフォルトで設定されています。変更は不要なので、そのままで大丈夫です。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、Discordにメッセージが送信されているはずなので確認してみましょう。
下記赤枠のように、設定したメッセージとファイルが送信されていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
データ変換に関するその他の自動化事例
ファイル結合以外にも、データ変換機能を活用した様々な業務自動化が可能です。
ここでは、関連するテンプレート事例をいくつかご紹介します。ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ参考にしてみてください。
Discordに送信された内容で複数ファイルを作成・結合し、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
Discordで共有される情報から書類を作成・格納する作業に手間を感じていませんか。
これらの作業は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Discordへのメッセージ投稿をきっかけにAIが必要なデータを抽出し、複数の書類を作成・結合した後、Google Driveに格納するまでを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordで共有された情報をもとに、手作業で書類作成を行っている方
- 複数のファイルを手動で結合し、Google Driveに格納する作業に非効率を感じている方
- AIを活用して、日々の定型業務を自動化したいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordへの投稿からファイル作成、結合、格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による情報の転記ミスや、ファイルの作成・結合漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Discord、Google スプレッドシート、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メッセージ内容から必要な情報を取り出します。
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを2つ設定し、抽出したデータを用いてそれぞれ書類を作成します。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションで、作成した2つのPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定では、通知を監視したいサーバーやチャンネルを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、Discordのメッセージからどの情報を抽出するかを指定でき、抽出精度を高めるためのプロンプトも自由に設定できます。
- Google スプレッドシートで書類を発行する際には、テンプレートとなる任意の雛形ファイルを指定してください。
雛形内の変数部分にAIで抽出した値が挿入されます。 - PDFファイルを結合するオペレーションでは、どのファイルを結合対象にするかを任意で設定できます。
- Google Driveへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダやアップロードする際のファイル名を自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Discord、Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームから回答が送信されたら正規表現による置換処理を自動で行い、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケートや申込情報をGoogle スプレッドシートへ手作業で転記し、さらに特定のルールに基づいてテキストを修正する作業は、手間がかかる上にミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、AI機能が正規表現を用いて自動でテキストの置換処理を行い、整形されたデータをGoogle スプレッドシートへ自動で追加するため、こうした定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集したデータの表記ゆれを手作業で修正し、非効率を感じている方
- テキストの置換や転記のミスをなくし、Google スプレッドシートのデータ精度を向上させたい方
- 正規表現を用いたテキスト処理を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からテキストの置換、スプレッドシートへの追加までを自動化し、手作業によるデータ加工や転記に費やしていた時間を削減します。
- 自動処理によって、手作業で起こりがちな置換ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでAI機能の「データを操作・変換する」アクションを設定し、正規表現を用いた置換ルールを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、整形後のデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「データを操作・変換する」アクションにて、置換対象としたいフォームの回答項目や、適用する正規表現の変換ルールを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートへレコードを追加するアクションにて、データを出力するファイルやシート、列に対して、どの値を登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
毎週YouTubeからレポートを取得し、書類を自動作成してDropBoxに保存する
試してみる
■概要
毎週のYouTubeチャンネルのレポート作成業務に、手間や時間を取られていないでしょうか？
手作業でのデータ収集や書類作成は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでYouTubeのレポート情報を自動で取得し、Google スプレッドシートを雛形に書類を作成後、Dropboxへ保存する一連の流れを自動化し、定型的なレポーティング業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- YouTubeチャンネルのレポート作成を定期的に手作業で行っているマーケティング担当者の方
- 複数のSaaSを跨いだデータ集計や書類作成業務の効率化を検討しているチームリーダーの方
- 定型的なレポーティング業務を自動化し、分析などのコア業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎週決まった日時にレポート取得から書類作成、保存までを自動で実行するため、これまで手作業で行っていたレポーティング業務の時間を短縮できます。
- 手動でのデータ収集や転記作業が不要になるため、数値の入力ミスやファイルの保存忘れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、YouTube、Google スプレッドシート、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでデータ操作・変換機能の「1週間前の日付を取得」アクションを設定し、レポート対象期間を定めます。
- 次に、オペレーションでYouTubeの「チャンネルレポートを取得」アクションを設定します。
- その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータをもとに書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成した書類を指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、レポートを作成したい曜日や時間など、任意の日時を設定してください。
- データ操作・変換機能では、レポート期間の指定方法に合わせて、対象とするテキストや変換ルールを任意で設定します。
- YouTubeでチャンネルレポートを取得するアクションでは、対象のチャンネルIDや、取得したいレポート期間の開始日・終了日を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、レポートの雛形となる書類や、取得したデータを反映させるための置換後の文字列を任意で設定します。
- Dropboxでファイルをアップロードするアクションでは、作成したレポートを保存したいフォルダのパスやファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- YouTube、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームの請求書をOCRで読み取り、現在の為替レートに変換してMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
フォームの請求書をOCRで読み取り、現在の為替レートに変換してMicrosoft Excelに追加するフローです。
YoomのOCR機能でフォームで受信した請求書情報を読み取り、最新の為替レートに自動変換し、結果をMicrosoft Excelに追加します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 請求書処理に時間を取られている経理担当者の方
- 為替レートの変動を反映させながらMicrosoft Excelでデータ管理を行いたいビジネスパーソン
- 手動入力によるヒューマンエラーを減らしたい企業の担当者
- 業務プロセスの自動化を進めたい経営者や管理職の方
- 複数通貨での取引があり、正確な為替換算が求められるチーム
■このテンプレートを使うメリット
このフローは、請求書に記載されている請求額を現在の為替レートに自動変換し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
変換されたデータをMicrosoft Excelにスムーズに追加することで、手作業の手間やミスを減らし、経理業務をより迅速に行えます。
これまで手作業で発生していたヒューマンエラーを回避することで、データの正確性を保ちます。
また、請求書が届いた時点の最新の為替レートを自動反映することで、正確な金額管理が可能となります。
これらによって業務ワークフローが効率化され、時間とコストを節約できるでしょう。
Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して通知する
試してみる
■概要
「Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して通知する」ワークフローは、Slackで共有された日付情報を「YYYYMMDD」形式に自動変換し、必要なメンバーに通知する業務ワークフローです。日付データの一貫性を保ちつつ、通知作業の手間を省くことで、チームのコミュニケーションをスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackを日常的に活用しており、日付データの管理に課題を感じている方
- 「YYYYMMDD」形式でのデータ統一を図りたいチームリーダー
- 手動での日付変換や通知作業に時間を取られている業務担当者
- チーム内の情報共有を効率化し、ミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して、自動的に通知されるため、手動でのデータ変換の手間を省けます。
投稿された日付データを変換することで手動入力によるフォーマットのばらつきを防ぎ、データの一貫性を保てます。
自動化によって、データ変換におけるヒューマンエラーを防止でき、正確なデータ管理を実現できます。
まとめ
複数のPDFファイルを結合する作業を自動化することで、これまで手作業にかけていた時間を大幅に削減し、ファイル選択ミスや順番の間違いといったヒューマンエラーも防止できます。
これにより、資料作成や情報共有の効率が格段に向上し、より付加価値の高い業務に注力できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
