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「複数のPDFファイルを一つにまとめる作業、毎回手作業で時間がかかる…」
「請求書や報告書など、関連するPDFを結合する際に、うっかり順番を間違えたり、ファイルを選び間違えたりしてしまう…」
このように、PDFファイルの結合に関する手作業での業務に、手間やストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">フォームから送信された複数のPDFファイルが自動的に一つのファイルに結合され、指定したツールに通知されたり、ストレージに保存されたりする仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を確保することができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで誰でも簡単に設定でき、専門的な知識や複雑な操作は一切不要なので、ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の業務をもっと快適にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">複数のPDFファイルを自動で結合する業務フローの自動化テンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここでは、フォームなどで受信した複数のPDFファイルを自動で結合し、その結果を様々なツールに通知したり保存したりする方法を具体的なテンプレートを交えて紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">フォームから送信されたPDFファイルを自動で一つにまとめ、その結合されたPDFファイルをDiscordにスピーディーに通知する</span>ことができるので、関係者への情報共有が迅速かつスムーズになり、確認漏れや対応遅れを防ぐのに役立ちます！
<span class="mark-yellow">複数のPDFファイルを結合し、完成したファイルをOutlook経由で指定した宛先に自動で送信する</span>ように設定できるため、定期的な報告書送付や、顧客への資料提供といった業務の手間を大幅に削減し、送信ミスも防ぐことができます！
<span class="mark-yellow">自動で結合されたPDFファイルをBoxの指定フォルダへ自動的に格納する</span>ことが可能なので、ファイルの整理整頓やバックアップが確実に行われ、後から必要な情報を簡単に見つけ出せるようになります！
それではここから代表的な例として、フォームに送信された複数のPDFファイルを自動で結合し、その結果をDiscordに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Discordのマイアプリ登録
1.検索する
検索ボックスにDiscordと入力し、Discordのアイコンをクリックします。
2.アクセストークンの入力
Discordの新規登録画面が表示されます。
アカウント名欄には任意で管理しやすい名前を入力してください。
アクセストークン欄には、Discordで取得したアクセストークンを入力しましょう。
※アクセストークンの取得方法について、詳しくはこちらのヘルプページをご覧ください。
Yoomの画面に戻り、下図赤枠の表示が出たらYoomとの連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.ここでは、トリガーとなるフォームを作成します。
今回は、下記のようなフォームを作成しました。質問の追加や削除も可能ですので、お好みでカスタマイズしてください!
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.先ほど設定したフォームの表示を確認しましょう。
下記の赤枠を選択し、先ほど設定したフォームの内容が正しく反映しているかプレビューで確認してみましょう。
内容に誤りがあれば、前画面に戻り修正してください。
プレビュー内容が正しければ、作成したフォームの回答サンプルを入力していきます。
今回は、下記のような内容で入力しました。
入力が完了したら、「保存する」を押して次のステップに進みましょう!
1.PDFファイルを結合するアクションを設定します。
以下の赤枠をクリックしてください。
2.ここでは、結合するPDFファイルを設定していきます。
タイトルと変換タイプはそのままで大丈夫です。
ページを下に進み、下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のように書類のダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。
ダウンロードボタンを押して、PDFデータが結合されているか確認してみましょう。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択し次のステップへお進みください。
1.Discordへファイルを送信するためのアクション設定をします。
以下の赤枠をクリックしてください。
2.タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「ファイルを送信」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.ここでは、DiscordのどのチャンネルにPDFファイルを送信するか設定します。
今回は、下記赤枠のようなテスト用のチャンネルを準備したので、ここにファイルを送信したいと思います。
Discordの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、Discordにメッセージが送信されているはずなので確認してみましょう。
下記赤枠のように、設定したメッセージとファイルが送信されていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
ファイル結合以外にも、データ変換機能を活用した様々な業務自動化が可能です。
ここでは、関連するテンプレート事例をいくつかご紹介します。ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ参考にしてみてください。
複数のPDFファイルを結合する作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業にかけていた時間を大幅に削減し、ファイル選択ミスや順番の間違いといったヒューマンエラーも防止できます。</span>
これにより、資料作成や情報共有の効率が格段に向上し、より付加価値の高い業務に注力できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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