■概要
フォームから送信された複数のPDFファイル、手作業で1つにまとめてBoxへ保存していませんか？この作業は時間がかかり、ファイルの取り違えといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームへの送信をきっかけにPDFファイルの結合からBoxへの格納までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受信したPDFファイルの結合とBoxへの格納を手作業で行っている方
- 複数のPDFファイルを扱う業務で、作業時間の短縮やミス削減を目指したい方
- Boxを活用したファイル管理の効率化に関心がある情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のPDF結合とBoxへのアップロードが自動化され、手作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの結合ミスや格納漏れ、ファイル名の誤りなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を設定し、フォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、フォームから送信された複数のPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、PDFファイルを受け取るためのフォーム項目を任意で設定してください。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」では、結合後のファイル名に、フォームで入力された情報（例えば申請者名や日付など）を変数として含めたり、固定の命名規則を設定したりすることが可能です。
- Boxの「ファイルをアップロード」アクションでは、結合したPDFファイルを格納するBox内のフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
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