フォームに送信されたPDFファイルを結合して、Discordに通知する

■概要

フォームから送信される複数のPDFファイルを手作業で結合し、都度Discordへ通知する作業は、手間がかかる上に、ファイルの取り違えや通知漏れなどのミスも起こりやすいのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、フォームへの送信をきっかけに、PDFファイルの結合からDiscordへの通知までを自動で実行できるため、こうした手作業による負担やヒューマンエラーの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け取った複数のPDFファイルの管理や共有に手間を感じている方
• 手作業でのファイル結合やDiscordへの通知作業でミスを減らしたいと考えている方
• 定型的なファイル処理と通知業務を自動化し、他の業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信後のPDF結合とDiscord通知が自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業によるファイルの結合ミスや、Discordへの通知漏れ、送信先の間違いといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、PDFファイルを含むフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合する」アクションを設定し、フォームから送信された複数のPDFファイルを選択します。
4. 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信する」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のチャンネルやユーザーに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、対象とするフォームや取得する項目などを任意で設定してください。
• PDFファイルを結合するアクションでは、結合後のファイル名に、フォームの送信日時や特定の入力値といった前段階で取得した情報を変数として利用したり、任意の固定値を設定したりすることが可能です。
• Discordへのファイル送信アクションでは、通知先のチャンネルを任意で指定できます。また、通知メッセージの本文に固定のテキストを設定するだけでなく、フォームから取得した情報を変数として埋め込み、状況に応じたメッセージ内容にすることも可能です。

■注意事項

• DiscordとYoomを連携してください。