フォームに送信されたPDFファイルを結合して、Outlookに通知する

■概要

フォームに送信された複数のPDFファイルを手作業で結合し、関係者にメールで通知する業務は、手間がかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に、定期的に発生する作業の場合、その都度対応するのは大きな負担となり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームへのファイル送信をトリガーに、PDFファイルの自動結合とOutlookでの通知までを一気通貫で行い、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム経由で受け取った複数PDFの結合と通知作業に手間を感じている方
• 手作業によるPDFの結合ミスやOutlookでの通知漏れを防ぎたい担当者の方
• 定型的なファイル処理と連絡業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル送信だけで、PDFの結合からOutlookでの通知までが自動処理されるため、手作業の時間を削減し、業務効率を向上させます。
• 手作業によるファイルの取り違えや結合順の誤り、通知内容の記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでYoomのフォームトリガー機能を設定し、PDFファイルを含むフォームが送信された際にフローが起動するようにします。
3. 次に、オペレーションでYoomのデータ変換機能にある「PDFファイルを結合」アクションを設定し、フォームから複数の送信されたPDFファイルを1つにまとめます。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを添付して、指定した宛先に通知メールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、PDFファイルを受け付ける項目以外にも、通知に必要な情報（例：申請者名、案件名など）を任意で設定し、後続の処理で利用できます。
• データ変換機能の「PDFファイルを結合」では、結合後のファイル名に、フォームトリガーで取得した情報（例：申請日＋申請者名など）を変数として組み込んだり、固定の文字列を設定したりすることが可能です。
• Outlookの「メールを送る」アクションでは、メールの件名や本文に、フォームトリガーで取得した情報や結合したPDFファイル名などの変数を活用でき、定型文と組み合わせて通知内容を柔軟に作成できます。また、通知先のメールアドレスも任意で設定可能です。

■注意事項

• OutlookとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。