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「PDFファイルで受け取った請求書の表データを、一つひとつ手作業でGoogleスプレッドシートにコピーしている…」
「この単純作業に時間を取られて、本来の分析業務が進まない…」
このように、PDFからのデータ転記作業に追われ、非効率さを感じていませんか？
もし、メールで受け取ったPDFファイルから表データを自動で読み取り、Googleスプレッドシートの指定した行に転記してくれる仕組みがあれば、日々のルーティンワークから解放されますよね。
そうすると重要な分析や戦略立案といった業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはPDFファイルから表形式のデータを抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Gmailに添付された表形式のPDFファイルから手作業で内容をGoogle スプレッドシートへ転記する作業は、時間と手間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、添付されたPDFの表データをOCR機能で自動的に読み取ります。
さらに、Google スプレッドシートへ読み取り結果を自動反映するため、データ管理の負担軽減が見込めるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受け取るPDFの表データを手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
・PDFからのデータ入力作業において、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
・定型的なデータ入力業務を自動化し、コア業務への集中を目指す方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信したPDFの表をGoogle スプレッドシートに転記するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のPDFファイルを受信した際に、その中の表データを読み取ってGoogle スプレッドシートに自動で転記するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Gmailに添付された表形式のPDFファイルから手作業で内容をGoogle スプレッドシートへ転記する作業は、時間と手間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、添付されたPDFの表データをOCR機能で自動的に読み取ります。
さらに、Google スプレッドシートへ読み取り結果を自動反映するため、データ管理の負担軽減が見込めるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受け取るPDFの表データを手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
・PDFからのデータ入力作業において、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
・定型的なデータ入力業務を自動化し、コア業務への集中を目指す方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1．Gmailのマイアプリ連携
以下よりご確認ください。
2．Google スプレッドシートのマイアプリ連携
以下よりご確認ください。
これで今回使うアプリのマイアプリ登録が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
Gmailに添付された表形式のPDFファイルから手作業で内容をGoogle スプレッドシートへ転記する作業は、時間と手間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、添付されたPDFの表データをOCR機能で自動的に読み取ります。
さらに、Google スプレッドシートへ読み取り結果を自動反映するため、データ管理の負担軽減が見込めるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受け取るPDFの表データを手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
・PDFからのデータ入力作業において、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
・定型的なデータ入力業務を自動化し、コア業務への集中を目指す方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：アプリトリガーを設定する
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定していきましょう。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
メールを絞り込むキーワードも入れてください。今回は「表の共有」にしました。
テストボタンを押します。テストが成功し、メールの内容が取得した値に入ればOKです。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
ここまで終わったら「完了」ボタンを押してください。
ステップ4：OCRで文字を抽出する
次はOCRで文字を抽出していきます。「OCRで文字を抽出」をクリックしてください。
・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
OCRの設定画面に遷移します。今回は以下のように設定しました。
使用するAIと言語はここでは設定できないので、そのままで構いません。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
ここまで終わったらテストボタンを押します。テストが完了し、取得した値が入ったら「完了」ボタンを押してください。
ステップ5：同じ処理を繰り返す
データを取得する際、特定の条件に合致する複数のレコードが返されることがあります。
これらをまとめて処理することは難しいため、「繰り返し」機能を使って、レコードを一件ずつ処理する設定を行います。
「同じ処理を繰り返す」をクリックしてください。
ここまでの設定がうまくいっていれば、すでに下記のように値が入っているかと思います。
もし入っていない項目があれば、1つのフィールドに選択できるのは1項目のため、必要なフィールドを追加します。
この操作について、詳しくは公式ヘルプページをご確認ください。
ヘルプ：複数取得したレコードに対して、繰り返しコマンドを使用して順番に一つずつ処理を行う方法
なお、この操作はスタンダード/プロ/チーム/サクセスプランプランでご利用いただけます。
設定が終わったら、「完了」ボタンをクリックします。
ステップ6：Googleスプレッドシートにレコードを追加する
最後にGoogleスプレッドシートへレコードを追加します。「レコードを追加」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
アクションはデフォルト設定のままで構いません。
データベースの連携の箇所では、スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名を候補から入れます。
テーブル範囲は今回は「A1:G」にしました。ここはシートの仕様によって調整してください。
ここまで終わったら「次へ」で次のページに進みます。
指定したGoogle スプレッドシートに新しいレコードを追加していきます。
追加するレコードの値の部分に、取得した値から抽出した項目を入れていきます。
ここまで入力が終わったらテストボタンを押します。テストが成功すればOKです。
該当のGoogleスプレッドシートも見に行ってみましょう。項目が追加されていれば完了です。
Yoom設定画面一番下の「完了」を押してください。
ステップ7：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
Yoomでは、Google スプレッドシートを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Google スプレッドシートに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Google広告、Meta広告、Googleアナリティクス、マネーフォワード クラウド経費、カオナビ、Talentioなど、多岐にわたるサービスからのデータを自動でGoogleスプレッドシートに集約・記録するテンプレート集です。データが集まったら、Geminiによる要約、ジョーシスへの従業員登録、Slackやoviceへの通知までをシームレスに実現し、手動でのデータ転記や集計作業をなくして、情報の鮮度と正確性を担保します。
まとめ
PDFからGoogle スプレッドシートへのデータ転記を自動化することで、これまで手作業で行っていた請求書や報告書のデータ入力の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は単純作業から解放され、データの分析や戦略立案といった、よりコアな業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくある質問
Q：手書きの文字や画質の粗いPDFに対応できますか？
A：YoomのOCR機能では、手書きでも読み取れます。しかしながら低画質すぎる場合や文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。画質や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
Q：記事で紹介された機能は無料プランでどこまで試せますか？
A：今回使用したOCRや繰り返しの機能は、フリープランではご利用になれません。
プランによってできることは変わりますので、料金表をご覧ください。
なお、2週間の無料トライアルを行うことも可能です。
無料トライアルでできることと開始方法について
Q：読み取りに失敗した場合の対処法はありますか？
A：読み取りに失敗するなどで、連携が一時的に失敗（エラー）した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
Yoomお問い合わせ窓口
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