・
「PDFファイルで受け取った請求書の表データを、一つひとつ手作業でGoogleスプレッドシートにコピーしている…」
「この単純作業に時間を取られて、本来の分析業務が進まない…」
このように、PDFからのデータ転記作業に追われ、非効率さを感じていませんか？
もし、メールで受け取ったPDFファイルから表データを自動で読み取り、Googleスプレッドシートの指定した行に転記してくれる仕組みがあれば、日々のルーティンワークから解放されますよね。
そうすると重要な分析や戦略立案といった業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはPDFファイルから表形式のデータを抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要 Gmailに添付された表形式のPDFファイルから手作業で内容をGoogle スプレッドシートへ転記する作業は、時間と手間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、添付されたPDFの表データをOCR機能で自動的に読み取ります。
さらに、Google スプレッドシートへ読み取り結果を自動反映するため、データ管理の負担軽減が見込めるでしょう。
Gmailで受信したPDFの表をGoogle スプレッドシートに転記するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のPDFファイルを受信した際に、その中の表データを読み取ってGoogle スプレッドシートに自動で転記するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要 Gmailに添付された表形式のPDFファイルから手作業で内容をGoogle スプレッドシートへ転記する作業は、時間と手間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、添付されたPDFの表データをOCR機能で自動的に読み取ります。
さらに、Google スプレッドシートへ読み取り結果を自動反映するため、データ管理の負担軽減が見込めるでしょう。
ステップ1：GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1．Gmailのマイアプリ連携
以下よりご確認ください。
2．Google スプレッドシートのマイアプリ連携
以下よりご確認ください。
これで今回使うアプリのマイアプリ登録が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要 Gmailに添付された表形式のPDFファイルから手作業で内容をGoogle スプレッドシートへ転記する作業は、時間と手間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、添付されたPDFの表データをOCR機能で自動的に読み取ります。
さらに、Google スプレッドシートへ読み取り結果を自動反映するため、データ管理の負担軽減が見込めるでしょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：アプリトリガーを設定する
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定していきましょう。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
メールを絞り込むキーワードも入れてください。今回は「表の共有」にしました。
テストボタンを押します。テストが成功し、メールの内容が取得した値に入ればOKです。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
ここまで終わったら「完了」ボタンを押してください。
ステップ4：OCRで文字を抽出する
次はOCRで文字を抽出していきます。「OCRで文字を抽出」をクリックしてください。
・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
OCRの設定画面に遷移します。今回は以下のように設定しました。
使用するAIと言語はここでは設定できないので、そのままで構いません。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
ここまで終わったらテストボタンを押します。テストが完了し、取得した値が入ったら「完了」ボタンを押してください。
ステップ5：同じ処理を繰り返す
データを取得する際、特定の条件に合致する複数のレコードが返されることがあります。
これらをまとめて処理することは難しいため、「繰り返し」機能を使って、レコードを一件ずつ処理する設定を行います。
「同じ処理を繰り返す」をクリックしてください。
ここまでの設定がうまくいっていれば、すでに下記のように値が入っているかと思います。
もし入っていない項目があれば、1つのフィールドに選択できるのは1項目のため、必要なフィールドを追加します。
この操作について、詳しくは公式ヘルプページをご確認ください。
ヘルプ：複数取得したレコードに対して、繰り返しコマンドを使用して順番に一つずつ処理を行う方法
なお、この操作はスタンダード/プロ/チーム/サクセスプランプランでご利用いただけます。
設定が終わったら、「完了」ボタンをクリックします。
ステップ6：Googleスプレッドシートにレコードを追加する
最後にGoogleスプレッドシートへレコードを追加します。「レコードを追加」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
アクションはデフォルト設定のままで構いません。
データベースの連携の箇所では、スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名を候補から入れます。
テーブル範囲は今回は「A1:G」にしました。ここはシートの仕様によって調整してください。
ここまで終わったら「次へ」で次のページに進みます。
指定したGoogle スプレッドシートに新しいレコードを追加していきます。
追加するレコードの値の部分に、取得した値から抽出した項目を入れていきます。
ここまで入力が終わったらテストボタンを押します。テストが成功すればOKです。
該当のGoogleスプレッドシートも見に行ってみましょう。項目が追加されていれば完了です。
Yoom設定画面一番下の「完了」を押してください。
ステップ7：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
Yoomでは、Google スプレッドシートを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Google スプレッドシートに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Google広告、Meta広告、Googleアナリティクス、マネーフォワード クラウド経費、カオナビ、Talentioなど、多岐にわたるサービスからのデータを自動でGoogleスプレッドシートに集約・記録するテンプレート集です。データが集まったら、Geminiによる要約、ジョーシスへの従業員登録、Slackやoviceへの通知までをシームレスに実現し、手動でのデータ転記や集計作業をなくして、情報の鮮度と正確性を担保します。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらoviceに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・チーム内の情報共有を行うチームの方
・コメント機能を活用し、シートに直接指示を追加するリーダー
2.oviceを活用して業務を行う企業
・バーチャルスペースをリモートワークで活用しているチーム
・オンラインイベントやセミナーを企画運営するカスタマーサービス部門担当者
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは一つのシートを同時に編集ができるため、リモートワークを行うチームの情報共有に有効的なツールです。
さらにoviceを使用しリモートワークの環境を整え、円滑に業務を進行します。
しかし、Google スプレッドシートでの情報の追加を手作業で通知しなければならないのは、他のタスクへの集中を妨げることがあります。
手作業による手間を省き、業務進行をスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
Googleスプレッドシートで情報が追加されたら自動でoviceに通知するため、手入力による手間を省きます。
また引用した内容を通知するため、手作業によるヒューマンエラーを未然に防ぎます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、oviceのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
カオナビで従業員が登録されたらGoogleスプレッドシートの従業員管理表にも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビを利用する人事・総務担当者
・カオナビで管理している従業員情報をGoogleスプレッドシートでも一覧化・分析したい方
・従業員情報をカオナビとGoogleスプレッドシート間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新の従業員情報をGoogleスプレッドシート上で確認したい方
2.カオナビの従業員情報に基づいて業務を行う担当者
・カオナビの従業員情報が更新されたら自動的にGoogleスプレッドシートに反映させたい方
・Googleスプレッドシート上で従業員情報をフィルタリングしたり、並べ替えたりなどを行い効率的に業務を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは企業にとって貴重な従業員情報を一元管理できるツールですが、その情報を他のシステムに連携させるには、手作業での転記が必要となり人事担当者にとって大きな負担となることがあります。
情報が複数のプラットフォームに分散してしまうと、情報の更新漏れや不整合が発生し業務効率が低下するだけでなく、意思決定の遅れや誤った判断に繋がるリスクもあります。
このフローを導入することで、カオナビで従業員が登録された情報をGoogle スプレッドシートの従業員管理表にも自動的に情報が追加され、人事担当者は手作業での転記作業をせずに採用活動や人材育成など、より戦略的な業務に集中することが可能となります。
■注意事項
・カオナビ、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Meta広告（Facebook）でリード情報が登録されたら、Google スプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティング担当者
・Meta広告（Facebook）の成果をGoogleスプレッドシートのデータと連携させて分析したい方
・Google スプレッドシートでリード情報を可視化してチームで共有したい方
2.営業担当者
・Meta広告（Facebook）から獲得したリード情報に対してGoogle スプレッドシートのデータベースで迅速に対応したい方
・Google スプレッドシート上でリードの進捗状況を一元管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
Meta広告（Facebook）で獲得したリード情報を適切に管理して活用するためには、他のシステムとの連携が不可欠です。リード情報をGoogle スプレッドシートに自動的に追加する仕組みがあれば、手作業によるデータ入力の手間を省くことができ、より効率的なマーケティング活動が可能になります。
このフローを活用することで、Meta広告（Facebook）から取得したリード情報を自動的にGoogle スプレッドシートに転送するため、手作業によるデータ入力作業などが不要になります。
これにより、業務効率が大幅に向上してヒューマンエラーの軽減にも繋がります。
■概要
Google スプレッドシートで管理している情報を更新するたびに、手作業でSlackへ通知をしていませんか？このような定型的な報告業務は、手間がかかるだけでなく、通知の遅れや漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行追加をトリガーとして、指定したSlackチャンネルへ自動でメッセージを送信し、情報共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらジョーシスで従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogle スプレッドシートを使用している方
・部門間でGoogle スプレッドシートを共有して活用しているチームメンバー
・Google スプレッドシートをIT資産の台帳として使用しているデータ管理者
2.業務でジョーシスを使用している方
・ジョーシスを使用してIT資産の管理を行っている企業
・Google スプレッドシートとジョーシスのデータを同期したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
ジョーシスは企業のIT資産を管理する上で効果的なツールです。
しかし、Google スプレッドシートの情報を毎回手動でジョーシスへ登録するのは、非効率的で時間がかかります。
ジョーシスへの従業員情報の登録を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Google スプレッドシートで行が追加されれば自動的にジョーシスへ従業員を登録するため、手作業による登録作業を省くことができます。
また、テンプレートをカスタマイズすることでコミュニケーションツールとも連携できるため、ジョーシスへ登録するアプリ情報を別途通知することも可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、ジョーシスのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートで追加された内容をGeminiを使って要約しGoogle スプレッドシートに更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で使用する方
・会議内容をGoogle スプレッドシートに蓄積している方
・Google スプレッドシートをチーム間で共有して業務を進めている方
2.業務でGeminiを活用している方
・Geminiを利用して文章の要約をすることが多い方
・会議内容の要約作業に時間がかかっている方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはクラウド上でデータを管理できるため、情報共有やデータの蓄積に有効なツールです。
しかし、定期的に開催される会議内容をGoogle スプレッドシートに蓄積した後に、要約してチーム間で情報共有をしている場合、時間がかかり手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Google スプレッドシートに行が追加されるとGeminiで要約した結果をGoogle スプレッドシートに更新することができるため、要約作業を効率化できます。
会議内容が多く要約に時間がかかる場合でも、スピーディーに内容の要約が行われるため、業務時間の短縮を図ることが可能です。
また、チャットツールから通知を出すことで、内容の要約結果をチーム間で共有でき、業務をスムーズに進めることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、GeminiのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Talentioで候補者が登録されたらGoogleスプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Talentioの応募情報に基づいて業務を行う担当者
・Talentioの応募情報が追加されたら自動的にGoogleスプレッドシートに反映させたい方
・Googleスプレッドシート上で応募情報をフィルタリングしたり、並べ替えなどを行い効率的に業務を行いたい方
2.Googleスプレッドシートを活用する人事担当者
・Talentioの応募情報をGoogleスプレッドシートに取り込んで詳細な分析を行いたい方
・応募データをグラフ化したりピボットテーブルで集計したりしたい方
■このテンプレートを使うメリット
Talentioは採用管理業務を効率化し企業の競争力強化に貢献するツールです。しかし、候補者が登録されるたびにGoogle スプレッドシートに手動で情報を入力していては、貴重な時間が奪われて本来注力すべき業務に支障をきたす可能性があります。
このフローを導入することによって、Talentioで候補者が登録されるとGoogle スプレッドシートのデータベースに情報が自動的に追加されます。これにより、採用担当者は煩雑な手作業を行う必要がなく候補者とのコミュニケーションや面接準備など、より価値の高い業務に集中できます。
さらに、Google スプレッドシートへの自動連携により候補者情報の収集・管理が効率化されてリアルタイムなデータ分析が可能になります。
■注意事項
・Talentio、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
マネーフォワード クラウド経費で経費が申請されたらGoogle スプレッドシートの指定のシートに申請内容を連携するフローボットです。
Google スプレッドシート上で経費申請内容を管理する場合などに便利なフローボットです。
■注意事項
・Google スプレッドシート、マネーフォワード クラウド経費それぞれとYoomを連携してください。
・Google スプレッドシートで経費申請情報を管理するテーブル（表）を作成してご利用ください。
・マネーフォワード クラウド経費で申請されてから5~15分後にGoogle スプレッドシートにも情報が連携されます。
■概要
毎日指定の時間に前日のGoogle Adsからレポート情報を取得して、Google スプレッドシートに自動的に格納するフローボットです。
Google Adsの情報をGoogle スプレッドシート上で管理したり、広告レポート作成を自動化する際にご利用ください。
起動タイミングは任意の時間を指定可能です。
■注意事項
・Google Ads、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レポート情報を格納するスプレッドシートを作成してご利用ください。
■概要
毎日Google アナリティクスから最新のレポートを取得し、Google スプレッドシートに記録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google アナリティクスを使用している企業
・ウェブサイトのアクセス状況を確認し、改善している方
・競合企業と自社の数値を比較し、自社の強み弱みを把握し業務に活用している方
2.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・チーム内の共有シートで情報管理や共有を行う方
・データの蓄積に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Google アナリティクスはコンテンツの最適化で自社のWebサイト全体のエンゲージメントを高めることに活用できるツールです。
しかし必要なデータを都度手作業で取得して、Google スプレッドシートにデータを追加するのは、本来注力すべきコア業務への時間を奪うことになります。
このフローを使用すると、毎日指定した時間にGoogle アナリティクスでレポートを取得し、Google スプレッドシート結果を追加することができます。
レポートの取得を自動化し手作業を省くことで、これまで手作業にかかっていた時間を課題解決のために充てることができます。
コア業務にチーム全体が注力できるようになり、業務全体の進行を円滑にします。
■注意事項
・Google アナリティクス、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
PDFからGoogle スプレッドシートへのデータ転記を自動化することで、これまで手作業で行っていた請求書や報告書のデータ入力の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は単純作業から解放され、データの分析や戦略立案といった、よりコアな業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくある質問
Q：手書きの文字や画質の粗いPDFに対応できますか？
A：YoomのOCR機能では、手書きでも読み取れます。しかしながら低画質すぎる場合や文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。画質や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
Q：記事で紹介された機能は無料プランでどこまで試せますか？
A：今回使用したOCRや繰り返しの機能は、フリープランではご利用になれません。
プランによってできることは変わりますので、料金表をご覧ください。
なお、2週間の無料トライアルを行うことも可能です。
無料トライアルでできることと開始方法について
Q：読み取りに失敗した場合の対処法はありますか？
A：読み取りに失敗するなどで、連携が一時的に失敗（エラー）した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
Yoomお問い合わせ窓口
