■概要
Gmailに添付された表形式のPDFファイルから手作業で内容をGoogle スプレッドシートへ転記する作業は、時間と手間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、添付されたPDFの表データをOCR機能で自動的に読み取ります。
さらに、Google スプレッドシートへ読み取り結果を自動反映するため、データ管理の負担軽減が見込めるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取るPDFの表データを手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- PDFからのデータ入力作業において、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
- 定型的なデータ入力業務を自動化し、コア業務への集中を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したPDFの表データを自動でOCR処理しGoogle スプレッドシートに転記するため、手作業による入力時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記に伴う入力ミスや読み取り漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーとしてGmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に「分岐機能」を設定し、特定の条件（例：添付ファイルが存在するかなど）に基づいて処理を分岐させます。
- 条件に合致した先のアクションで「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信メールに添付されたPDFファイルから表データを抽出します。
- 続いて「繰り返し処理」を設定し、繰り返し取得したい対象値を指定します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに新しい行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、どのような条件で後続のOCR処理やGoogle スプレッドシートへの書き込み処理を分岐させるか、任意に設定・追加できます。
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、PDF内のどの部分のテキストを抽出対象とするかを任意でカスタムできます。
- 「レコードを追加する」では、前段のOCR処理などで取得した値をどのセルに埋め込むかなどを変数として活用し、任意にカスタムすることが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「OCRまたは音声を文字起こしする」「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらを参照ください。
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