「Googleフォームの回答を毎回Airtableに手動で転記するのが面倒…」
「アンケート回答があっても、気付くのが遅れて対応が後手に回ってしまう…」
このように、Googleフォームで集めたアンケート結果の管理や共有に手間や課題を感じていませんか？
もしGoogleフォームへ回答が送信された際にその内容を自動でAirtableに記録し、関係者へメール通知まで完了する仕組みがあれば、こうした悩みから解放されますね。
これにより転記ミスや対応漏れを防ぎながら、アンケート結果を迅速に活用できる体制が整うでしょう。
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミング不要のノーコードで簡単に設定できます。専門知識がなくてもすぐに始められるので、ぜひ導入して日々の業務をもっと効率化していきましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
Googleフォームで受け付けたアンケート回答を記録・通知する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームのアンケート結果をAirtableで追跡してメール通知する
試してみる
Googleフォームの回答を記録・通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、
Googleフォームのアンケート結果をAirtableで追跡してメール通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしもまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／Airtable／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleフォーム、Airtable、Gmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定、AirtableとGmailのアクション設定
- フローをONにしてテスト
Googleフォームのアンケート結果をAirtableで追跡してメール通知する
試してみる
ステップ1：Googleフォーム、Airtable、Gmailのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
Googleフォーム・GmailとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Googleフォームについては、ナビで解説されているGmailと同じ手順で連携可能です。
AirtableとYoomのマイアプリ登録
以下の手順で連携できます。Airtableのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Googleフォームのアンケート結果をAirtableで追跡してメール通知する
試してみる
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
まず準備としてアンケートフォームを作成し、ご自身で回答しておきましょう。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「フォームに回答が送信されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま「次へ」をクリックします。
まず、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、テキストボックス下部の説明通りにフォームIDを入力してテストしましょう。
成功したら保存してください。ここで取得した値は次のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
なお、取得した値に取得したいレコードが反映されていないことがあります。その場合「+ 取得する値を追加」から項目を追加可能です。Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法
ステップ4：Airtableのアクション設定
先ほど取得したアンケートの回答内容をAirtableに記録します。
まず準備として、記録するためのテーブルを用意しましょう。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「レコードを作成」をクリック。
ステップ3と同様、アクションは「レコードを作成」のまま「次へ」をクリックします。
まず、テキストボックス下部の説明を参考にベースIDとテーブルIDまたは名前を入力してください。
次にフィールド情報を入力していきます。
-
文字列のフィールド名…テーブルのヘッダーにあたる項目名です。今回でいうと「タイムスタンプ」「メールアドレス」「評価」「評価の理由」が該当します。
-
文字列の値…レコードに記録したい内容です。Googleフォームから取得した「回答の作成日時」や「回答者のメールアドレス」などの値を設定しましょう。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の回答内容を反映できます。
「+ フィールド情報を追加」から枠を増やすことができるので、フィールド名の数だけ同じように設定していってください。
「メールアドレス」や「評価の理由」の項目は文字列のため文字列のフィールド名・文字列の値の欄を使用しています。
数字で入力される「評価」など、文字列以外を記録したい場合は文字列以外のフィールド名・文字列以外の値の欄を使用しましょう。
※「タイムスタンプ」はTやZといったアルファベットを含んでいるため、文字列として扱っています。
設定が完了したらテストしてください。
成功したら保存しましょう。
アンケートの回答内容がAirtableに記録されました！
ステップ5：Gmailのアクション設定
アンケートの新規回答がAirtableに記録された旨をGmailで送信します。
「メールを送る」をクリック。
※
「メールを送る」でできることもご参照ください。
メールの設定に入ります。まず
連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に
Toの欄に、任意のメールアドレスを入力してください。
CC・
BCCの設定もできます。
続けて
件名と
本文を入力しましょう。GoogleフォームやAirtableから取得した値などの変数、固定の文章を組み合わせて自由にカスタマイズ可能です。
「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストしてください。
※「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。送付されてもいいアドレスか事前にご確認いただくと安心です。
※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。@などが大文字になっていないか確認してみましょう。それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。
成功したら保存してください。
連携したGmailアドレスから、新規回答のAirtable追加完了通知が送信されました！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、
Googleフォームのアンケート結果をAirtableで追跡してメール通知する方法でした！
GoogleフォームのAPIを使ったその他の自動化例
GoogleフォームのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Googleフォームを使った自動化例
Gooleフォームに送信されたアンケートの回答内容をデータベースやスプレッドシートに自動で記録したり、特定の回答に応じてサンクスメールや通知メールを送信したりできます。また、回答をトリガーにして外部ツールにタスクを登録したり、書類を自動発行することも可能です。
Googleフォームで送信された情報でBASEに商品情報を登録する
試してみる
■概要
「Googleフォームで送信された情報でBASEに商品情報を登録する」フローは、商品登録の手間を大幅に削減する業務ワークフローです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームから送信されたデータをBASEに自動で登録できます。
手動での入力作業をなくし、効率的な商品管理が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して商品情報を収集しているショップ運営者の方
・BASEでオンラインストアを管理し、商品登録の作業を簡略化したい方
・商品情報の一元管理と効率化を図りたい経営者や担当者の方
■注意事項
・GoogleフォームとBASEのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームに回答があったら、Googleカレンダーに予定を作成してメールを送付する
試してみる
■概要
イベントの申し込みや面談の日程調整などをGoogleフォームで受け付けた後、手作業でGoogleカレンダーに予定を登録し、関係者にメールで通知する業務は手間がかかるものです。
また、手作業による対応は、予定の登録漏れや通知の遅延といったミスを引き起こす可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答を起点に、Googleカレンダーへの予定作成とメール通知までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け付けた申し込み情報を、手動でカレンダーに登録している担当者の方
・フォームの回答者や関係者への案内メールの作成・送信に時間がかかっている方
・予定登録や連絡などの定型業務を自動化し、本来の業務に集中したい方
■注意事項
・Googleフォーム、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Google Meetの予定を作成したい場合は、下記のテンプレートをご参照ください。
https://lp.yoom.fun/fb-templates/294974
Googleフォームに添付されたPDF書類をSlackで送信する
試してみる
■概要
「Googleフォームに添付されたPDFをSlackで送信する」ワークフローは、書類の共有が自動化されるため作業効率が向上します。
定型的な業務が自動化されるため、作業負担が軽減されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームでアンケートや申請を管理している方
・PDF形式のファイルを迅速に共有したいと考えている方
・Googleフォームに送信された情報をスムーズに確認したい方
・コミュニケーションツールとしてSlackを利用している企業
・Slackを日常的に使用しており、情報共有をスピーディに行いたい方
・チームメンバーとスピーディに情報共有し、業務効率を向上させたいと考える方
■注意事項
・GoogleフォームとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームの回答をもとに、Squareに顧客情報を登録する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答をもとに、Squareに顧客情報を登録する」ワークフローは、顧客データの自動連携を実現し、業務の効率化をサポートする業務ワークフローです。
Googleフォームで集めた顧客情報を、Yoomを活用してSquareに自動的に登録することで、手動入力の手間を省き、データの一貫性を保ちます。
これにより、迅速かつ正確な顧客管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使って顧客情報を収集し、Squareで管理しているビジネスオーナーの方
・手動でのデータ入力に時間を取られている営業担当者
・顧客データの二重入力によるエラーを防ぎたい中小企業の管理者
・業務プロセスの自動化を通じて業務効率を向上させたい方
・GoogleフォームとSquareを連携させて、スムーズな顧客管理を実現したい方
■注意事項
・Googleフォーム、SquareのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームの内容をもとに、Misocaで請求書を作成する
試してみる
■概要
「Googleフォームの内容をもとに、Misocaで請求書を作成する」フローは、Googleフォームで収集したデータをもとに、Misocaで自動的に請求書を作成する業務ワークフローです。
手動での入力作業を削減し、効率的な業務運営をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して請求に必要な情報を収集している事業者の方
・Misocaでの請求書作成に手間を感じている経理担当者の方
・請求プロセスを自動化し、業務効率を向上させたいビジネスオーナーの方
・データ入力のミスを減らし、正確な請求書を発行したい方
■注意事項
・Googleフォーム、MisocaのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Yoomのデータベースに、データコネクト機能を利用してMisocaの情報を同期しておいてください。データコネクト機能については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8309502
Googleフォームの内容をチャネルトークの社内チャットに通知する
試してみる
■概要
「Googleフォームの内容をチャネルトークの社内チャットに通知する」ワークフローを利用すると、情報共有がスムーズになります。
手作業で通知する必要がないため、作業負担が軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して情報収集を行っている方
・Googleフォームで収集した情報を迅速に社内で共有したい方
・情報共有のスピードを重視し、業務の効率化を図りたい方
・チャネルトークを社内チャットツールとして利用している企業
・チャネルトークを日常的に使用していて、重要な通知を見逃したくない方
・Googleフォームの最新の情報をタイムリーに把握し、チームの共通認識を高めたい方
■注意事項
・GoogleフォームとチャネルトークのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームの内容を用いてWordPressで記事を新規投稿する
試してみる
Googleフォームの内容を用いてWordpressで記事を新規投稿するフローです。
Googleフォームの回答をDeepSeekで分析しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答をDeepSeekで分析しGoogle スプレッドシートに追加する」フローは、Googleフォームで収集した回答データを自動的にDeepSeekで分析し、その結果をGoogle スプレッドシートに追加する業務ワークフローです。この連携により、データの整理や分析作業が効率化され、手間を大幅に削減できます。日々の業務におけるデータ管理をスマートにサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用してアンケートや申請を行っているが、データの分析に時間がかかっている方
・DeepSeekを利用してデータ分析を自動化し、業務効率を向上させたい方
・Google スプレッドシートに自動で分析結果を整理・保存したい方
・データの手動入力や分析ミスを減らしたい業務担当者
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、DeepSeekをそれぞれYoomと連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローはデータ収集から書類作成、保管までを一貫して自動化する業務ワークフローです。
Googleフォームで集めた回答を基に必要な書類をGoogleドキュメントで自動生成し、Google Driveに整理して保存します。
これにより手動でのデータ入力やファイル管理の手間を省き、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して定期的にデータを収集しているビジネスパーソン
・書類作成やファイル管理に多くの時間を費やしている担当者
・業務の自動化を検討し、効率化を図りたいと考えている企業のIT担当者
・GoogleドキュメントやGoogle Driveを活用して業務プロセスを最適化したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームの回答内容をもとにClickUpにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答内容をもとにClickUpにタスクを作成する」ワークフローは、タスク管理の一元管理に寄与します。
転記する手間が省けるため、作業時間が短縮されるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを日常的に活用している方
・Googleフォームの回答を手動で管理する手間を減らしたいと考えている方
・タスク管理ツールとしてClickUpを利用している方
・ClickUpを活用して効率的にタスク管理を行いたい方
・チームでスムーズにタスクの共有や進捗管理を行いたい方
・GoogleフォームとClickUpを連携させて業務の自動化を図りたい方
■注意事項
・GoogleフォームとClickUpのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
まとめ
Googleフォームのアンケートに関する一連の業務を自動化することで、
これまで手作業で行っていた回答内容の転記や関係者へのメール連絡といった手間を削減し、ヒューマンエラーや対応漏れを防ぐことができます。これにより回答に対して迅速かつ正確に対応できる体制が整い、顧客満足度の向上やスムーズな情報共有が実現できますね。その結果、担当者は本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ登録フォームから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：アンケートの質問項目を追加・変更した場合、Yoomの設定をどう修正すればよいですか？
A：
編集後の回答内容を正しく取得できるよう、まずステップ3で「+ 取得する値を追加」から最新の項目を追加しましょう。
次にステップ4で、フィールド情報のフィールド名と値を最新の内容に置き換えてください。
Q：特定の回答があった時だけ通知できますか？
A：
分岐設定を追加することで可能です。詳細は「分岐」の設定方法をご参照ください。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションがエラーとなりますので注意しましょう。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Q：通知先をSlackなどに変更できますか？
A：
可能です。Gmailのアクションを削除し、代わりにSlackの「チャンネルにメッセージを送る」などのアクションを追加してください。
