Googleフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する
Googleフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
Googleフォームで受け付けた申込やアンケートの回答内容を、手作業で書類に転記してGoogle Driveへ保存する作業に手間を感じていませんか？定型的な作業でありながら、入力ミスが許されないため、時間と注意力を要する業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Googleドキュメントでの書類発行からGoogle Driveへの自動保存までを一気通貫で実行できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた回答をもとに、手作業で書類を作成している担当者の方
- Googleドキュメントを使った定型的な書類発行とGoogle Driveへの保存を自動化したい方
- 手作業による転記ミスをなくし、正確な書類管理を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると、書類発行からGoogle Driveへの保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を書類の雛形に反映させます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、発行した書類を指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、元となる雛形書類や発行する書類の詳細を任意で設定できます。
- Google Driveへのファイルアップロード設定では、書類を格納したいフォルダのIDや、保存する際のファイル名を任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
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