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■概要
Google スプレッドシートのIMPORTXML関数でWebサイトから情報を取得しているものの、その更新が手動であり手間だと感じていたり、更新忘れで古い情報を見てしまうことはありませんか。このワークフローを活用すれば、指定した日時にIMPORTXML関数を自動で更新できるため、手作業での更新の手間を省き、常に最新の情報を参照できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「Webサイトから定期的に情報を取得してGoogle スプレッドシートにまとめているけどIMPORTXML関数の更新が手動で面倒…」
「スクレイピングしたデータが常に最新の状態になっていないと困るのに、つい更新を忘れてしまう…」
このように、Google スプレッドシートのIMPORTXML関数を使って外部サイトからデータを取得しているものの、そのデータの自動更新ができずに困っていませんか？
もし、特定のスケジュールやメール受信、チャットへの投稿などをトリガーにして、IMPORTXML関数が自動的に再計算され、常に最新の情報をGoogle スプレッドシートに反映できる仕組みがあれば、手動での更新作業から解放され、データの鮮度を気にすることなく分析や資料作成といった本来の業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGoogle スプレッドシートのIMPORTXML関数を自動更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Google スプレッドシートのIMPORTXML関数でWebサイトから情報を取得しているものの、その更新が手動であり手間だと感じていたり、更新忘れで古い情報を見てしまうことはありませんか。このワークフローを活用すれば、指定した日時にIMPORTXML関数を自動で更新できるため、手作業での更新の手間を省き、常に最新の情報を参照できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Google スプレッドシートにIMPORTXML関数で取り込んだデータを、様々なトリガーをきっかけに自動で更新する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
毎日や毎週といった定期的なスケジュールをトリガーとして、Google スプレッドシートのIMPORTXML関数を自動で再計算させることができます。
例えば市場の価格情報やニュース記事など、常に最新の外部データをシートに反映させておきたい場合に非常に便利であり、手動での更新作業を完全に排除してデータの鮮度を保ちながら日々の業務を進めることができます。
■概要
Google スプレッドシートのIMPORTXML関数でWebサイトから情報を取得しているものの、その更新が手動であり手間だと感じていたり、更新忘れで古い情報を見てしまうことはありませんか。このワークフローを活用すれば、指定した日時にIMPORTXML関数を自動で更新できるため、手作業での更新の手間を省き、常に最新の情報を参照できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Gmailなどで特定の条件（送信者、件名、ラベルなど）を満たすメールを受信したタイミングで、Google スプレッドシートのIMPORTXML関数を自動的に再計算させることもできます。
外部システムからのデータ更新通知メールや、定期レポートメールが届いた直後にGoogle スプレッドシートの情報を最新化したいといった場合に役立ち、手動での確認や更新作業の手間を大幅に削減できます。
■概要
Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、Google スプレッドシートのIMPORTXML関数を手動で更新する作業は、手間がかかり更新忘れのリスクも伴うのではないでしょうか。定期的な情報収集やデータ更新が遅れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Gmailでの特定メール受信をトリガーとして、Google スプレッドシート上のIMPORTXML関数を含むセルを自動で更新処理し、これらの課題を円滑に解決することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Slackなどのチャットツールで特定のキーワードを含むメッセージが投稿されたり、特定チャンネルに新しい投稿があったりした際に、Google スプレッドシートのIMPORTXML関数を自動で再計算させるフローです。
チーム内での特定のコミュニケーションや情報共有を起点に、関連するGoogle スプレッドシートのデータを即座に更新したい場合に有効であり、リアルタイムな情報連携とデータ反映を実現し、迅速な意思決定をサポートします。
■概要
Slackでの情報収集や共有は便利ですが、特定の投稿内容を受けてGoogle スプレッドシートのIMPORTXML関数を手動で更新する作業は、見落としや対応の遅れに繋がることがあるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Slackでの特定のメッセージ投稿をきっかけに、Google スプレッドシートのIMPORTXML関数が入力されたセルを自動で更新できるため、情報収集やデータ反映の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、指定した日時（例えば毎日午前9時）にGoogle スプレッドシートのIMPORTXML関数を自動で更新し、常に最新のデータを参照できるようにするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Google スプレッドシートのIMPORTXML関数でWebサイトから情報を取得しているものの、その更新が手動であり手間だと感じていたり、更新忘れで古い情報を見てしまうことはありませんか。このワークフローを活用すれば、指定した日時にIMPORTXML関数を自動で更新できるため、手作業での更新の手間を省き、常に最新の情報を参照できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Google スプレッドシートの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Google スプレッドシートのIMPORTXML関数でWebサイトから情報を取得しているものの、その更新が手動であり手間だと感じていたり、更新忘れで古い情報を見てしまうことはありませんか。このワークフローを活用すれば、指定した日時にIMPORTXML関数を自動で更新できるため、手作業での更新の手間を省き、常に最新の情報を参照できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.それでは、最初の設定を始めましょう！
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.つぎに、トリガーを実行する時間の指定をしましょう。
「タイトル」は、任意で変更可能なのでお好みで修正してください。
「スケジュール設定」は、下記赤枠のタブを選択することで日付や曜日をトリガーとして設定することが出来ます。トリガーを起動したいタイミングをお好みで設定してください。
設定が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
1.次に、Google スプレッドシートのセルに値を入力する設定を行います。
まずは、下記の赤枠をクリックしてください。
2.画面が切り替わるので、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。なお、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アクションは、テンプレート通りに「セルに値を入力」のままで大丈夫です。
設定が完了したら、「次へ」を押して進みましょう!
3.ここでは、Google スプレッドシートにセルを追加するための具体的な設定をしていきます。
まだ、セルを追加したいGoogle スプレッドシートを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のGoogle スプレッドシートにセルを追加するよう設定していきたいと思います!
Google スプレッドシートの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にして、それぞれの項目を入力してください。
それぞれの項目を、下記のように入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してみましょう。
成功すると、下記赤枠のように指定したGoogle スプレッドシートに、関数が入っているはずです。
設定した通りのIMPORTXML関数がセルに反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Google スプレッドシートを使った自動化は、今回ご紹介したGoogle スプレッドシートのIMPORTXMLを自動更新する以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてくださいね！
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・部内の共有シートで業務管理を行う事務職の方
・同じシートを同時に編集したいチームの責任者
2.Slackを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・部門ごとの情報共有ツールとして使用している企業
・プロジェクトごとチャンネルを作成し、情報共有を行うチームの担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは同時に複数人でシートの編集を行えるため、業務を円滑に行うために有効なツールです。
Slackを併せて使用し情報の共有を行うことで、チーム内の情報精度を上げることができます。
しかし行の更新をその都度手動通知するのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
Google スプレッドシートのデータが更新ごとに通知が欲しい、と考える方にこのフローは有効です。
情報更新がGoogle スプレッドシートで行われたら更新内容を基に自動でSlackへ通知を送付するため、手入力によるミスを防ぎます。
また更新後すぐに通知を行えるため、チーム内への素早い情報共有を行います。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートで案件や顧客リストを管理する際、新しい情報が追加されるたびにGoogle Driveに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、指定したGoogle Drive内にフォルダが自動で作成され、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報をもとに、手作業で書類を作成してGmailで送付する業務に手間を感じていませんか？この一連の作業は件数が増えるほど時間に追われ、宛先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からGmailでの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・共有データを管理し、情報共有を行う事務職の方
・取引先企業とシートを共有し、情報のやりとりを行う営業アシスタント
2.Salesforceで商談管理を行なっている企業
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
・社内案件すべてを確認している経営者や営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは情報を蓄積し共有することがスムーズにできるため、業務を円滑に進めることに役立ちます。
しかし、Google スプレッドシートの情報をSalesforceに手動で入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
異なるアプリ間での登録を時間をかけないで行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Googleスプレッドシートの登録内容を引用してSalesforceへも登録することができるため、手作業によるミスを防ぎ、手間を省きます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。
NotionとGoogle スプレッドシートを連携することで、新しく追加された情報を自動的にGoogle スプレッドシートのデータベースへ格納されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
また、Notionのデータベースへの登録または更新によってトリガーが起動するため、作成日時や更新日時を用いて、分岐オペレーションを使用して登録と更新のルートを分岐させてGoogle Chatに通知するといった高度なフローも作成することができます。
■注意事項
・Notion、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートのIMPORTXML関数を自動更新することで、これまで手作業で行っていた情報収集と更新作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎながら、常に最新のデータを活用できる状態を維持できます。
これにより、データの鮮度が求められる分析業務やレポート作成が効率化され、より迅速で正確な意思決定に繋げることが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
