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「Salesforceへの活動履歴の入力を毎回手作業で行うのが面倒…」
「カレンダーの予定をSalesforceに転記する手間がかかり、入力漏れも発生してしまう…」
このように、Salesforceへの活動記録に関する業務に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">カレンダーに予定が作成された際に、Salesforceの該当する取引先に自動で活動履歴を登録できる仕組み</span>があれば、入力の手間やミスをなくし、より正確な顧客管理を実現しながら本来注力すべき営業活動に集中できるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">カレンダーの予定をSalesforceの活動履歴として登録する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、「Outlookに予定が作成されたら、Salesforceの取引先に活動履歴として登録する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[Outlook]／[Salesforce]
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
1.Outlookのマイアプリ連携
以下の手順を参考にして、OutlookとYoomを連携してください。
※Microsoft 365（旧称 Office 365）には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
2.Salesforceのマイアプリ連携
以下の手順を参考にして、SalesforceとYoomを連携してください。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリです。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができますので、ぜひお試しください！
Yoomにログインし、下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされます。
OKをクリックして設定を進めていきましょう！
「カレンダーにイベントが登録されたら」をクリックします。
クリックすると以下の画面に移ります。
アカウント情報と書かれた項目にはステップ1でマイアプリ連携した際のアカウント情報が記載されています。
トリガーアクションは、「カレンダーにイベントが登録されたら」のままで次に進みましょう！
まずは事前準備として、Outlookで予定を作成しましょう！
今回はテスト用に、下記のように予定を作成しました。
※Salesforceの取引先と連携させるためには、タイトルや説明欄に取引先の会社名を必ず含める必要があります！
会社名が含まれていない場合、連携がうまくいかないので、ご注意ください。
Outlookで予定を作成したら、Yoomの操作画面に戻ります。
YoomがOutlookで作成された予定を何分間隔で確認するかを設定します。
編集欄をクリックし、5分、10分、15分、30分、60分から任意で選択してください。
ご利用プランにより設定できる最短の間隔が異なるため、ご注意ください。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、どのユーザーが作成した予定をSalesforceに連携するかを設定します。
編集欄をクリックすると、Outlookに登録されているユーザー候補が表示されるので、連携させたいユーザーを選択してください。
選択すると、ユーザーIDが自動で反映されます。
編集欄をクリックして、プルダウンからタイムゾーンを選択します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると取得した値の横に、Outlookで作成した予定の詳細情報が表示されます。
「保存する」をクリックして完了です！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値として引用できます。
次に、Outlookで作成した予定からテキストを抽出する設定を行います。
「テキスト抽出」をクリックしてください。
テキストを抽出する際に使用するGPTの種類は、あらかじめテンプレートで設定されているのでこのままで問題ありません。
運用イメージに合わせて変更したい場合は、赤枠内の「変更する」をクリックすると変更が可能です。
()内のタスクを消費します。
Salesforceの取引先と連携させるためには、取引先の会社名が必要なので、会社名を抽出する設定を行います。
編集欄をクリックして、「カレンダーにイベントが登録されたら」からOutlookで作成した予定の詳細情報を引用できます。
会社名がタイトルに含まれている場合は「タイトル」を選択し、会社名が説明に含まれている場合は「説明」を選択しましょう。
抽出したい項目は「会社名」と、あらかじめ設定されているので、このままでOKです！
指示内容は空欄のままで問題ないので、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、「保存する」をクリックして完了です！
次に、Outlookで作成した予定をSalesforceのデータベースと連携する設定を行います。
「レコードを取得する」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に移ります。
Outlookと同様に、ステップ1でマイアプリ連携したSalesforceのアカウント情報が自動で表示されます。
アクションは、「レコードを取得する」のままで次に進みましょう！
マイドメインURLは、Salesforceから確認して入力します。
Salesforceの画面右側にある歯車アイコンをクリックし、「設定」を選択します。
「私のドメイン」を検索バーに入力して選択すると、下記の画面が表示されます。
「現在の私のドメインのURL」をコピーしてください。
Yoomの操作画面に戻り、マイドメインURL欄にコピーしたURLを貼り付けます。
再度Salesforceに戻り、設定から「オブジェクトマネージャー」を選択します。
Outlookで作成した予定を連携したいオブジェクトのAPI参照名を確認しましょう！
今回は、取引先の活動履歴として登録したいので、赤枠内のAPI参照名をコピーします。
Yoomの操作画面に戻り、コピーしたAPI参照名を貼り付けて「次へ」をクリックします。
取得したいレコードの条件を下記の内容で設定してください。
条件の設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、「保存する」をクリックして完了です！
最後に、Outlookで作成した予定をSalesforceの取引先の活動履歴に連携する設定を行います。
「取引先オブジェクトに活動履歴を登録」をクリックしてください。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
トリガーアクションは、「取引先オブジェクトに活動履歴を登録」のままで次に進みましょう！
先ほどと同様に、マイドメインURLを入力してください。
下記はテンプレートであらかじめ設定されているのでこのままでOKです！
※デフォルトで入力されている「←レコード取得アクションの値を設定してください」は削除してくださいね！
【Tips】
取得した値を活用することで、フローボットを起動するたびに変動した値が反映されます！
優先度は、編集欄をクリックし、プルダウンから選択できます。
【Tips】
この連携で登録される活動履歴すべてに反映されるので、柔軟に設定したい場合は、空欄にしておくのがおすすめです！
コメントは、カスタマイズ可能です！
編集欄をクリックし、「カレンダーにイベントが登録されたら」からOutlookで作成した予定の情報を引用できるので、必要な情報を追加して編集しましょう！
今回は下記のように入力してみました。
【Tips】
テキストを直接入力した部分は固定値として扱われます。
そのため、毎回変動が必要な情報（例：開始日時・終了日時・説明）は、取得した値を活用することで毎回変動した値で反映されます。
これにより、毎回変動する情報は手動で入力する必要がなく、効率的に連携できます！
コメントの編集が完了したらテストを実行し、成功したら「保存する」をクリックして完了です！
連携したSalesforceの取引先に、活動履歴が登録されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
実際にフローボットを起動して、Outlookで予定を作成したら、Salesforceの取引先に活動履歴が登録されるか確認してみてくださいね！
新規リードや取引先が登録されたら、チャットツールへ通知したり、データベースに情報を自動記録します。
逆に、Webフォーム、決済システム、カレンダー、他社CRMからの情報をトリガーにリードや商談を自動作成します。
情報連携の正確性と営業活動のスピードが向上します。
Salesforceへの活動記録を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた顧客とのやり取りの転記作業や、それに伴う入力漏れやミスを防ぐことができます。</span>
これにより、営業担当者は事務作業から解放され、より正確な顧客情報に基づいた迅速なアプローチが可能となり、商談などのコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：チームメンバー全員分を設定できる？
A：はい、可能です！
Outlookをマイアプリ連携する際に、会社の代表アカウントで連携し、ユーザー設定時にも同じアカウントを選択することで、チームメンバー全員が作成した予定を連携できます。
そのため、Outlookで予定を作成する際は、個人アカウントではなく、会社の代表アカウントから作成してください。
これにより、チーム全員の予定が自動でSalesforceに反映されるようになります！
Q：記録する活動の項目は変更できる？
A：はい、自由にカスタマイズ可能です！
予定の基本情報（日時や説明）に加え、オンライン会議のURLや重要度など、さまざまな項目を連携可能です。
運用イメージに合わせて、記録したい項目をカスタマイズしてご活用くださいね！
Q：連携が失敗したらどうしたらいい？
A：Yoomの画面でアプリ連携が失敗したことが表示されます。
原因としては、ログイン情報の入力ミスや承認の不備などが考えられます。
画面左側の「マイアプリ」から、再度マイアプリ連携を試してみてください。
特に、Outlookとの連携では、Microsoftの法人向けプラン（Microsoft 365 Business）を契約していない場合、Yoomかとの連携がうまくいかない可能性があります。
そのため、契約状況を確認してください。
また、フローボットでエラーが発生した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知にはエラーが発生したオペレーションも記載されているため、どの部分で問題が起きたかをすぐに確認できます。
なお、エラー発生時には自動で再試行は行われませんので、手動で再設定をお願いします。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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