Outlookに予定が登録されたら、Salesforceの取引先に活動履歴を登録する

■概要

Outlookでの打ち合わせ予定を、都度Salesforceに手動で入力していませんか？重要なSalesforceの取引先に対する活動履歴の登録ですが、手作業では入力漏れや手間が発生しがちです。
このワークフローを活用することで、Outlookに予定が登録されると、関連する取引先に活動履歴が自動で登録されるため、こうした入力作業を効率化し、顧客情報の一元管理を円滑に進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookとSalesforceを併用し、取引先への活動履歴の入力に手間を感じている営業担当者の方
• Salesforceの取引先情報を常に最新に保ち、活動状況を正確に管理したいマネージャーの方
• 手作業によるデータ入力ミスを防ぎ、顧客管理の精度を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookに予定を登録するだけでSalesforceの取引先へ活動履歴が自動登録されるため、データ転記の時間を削減できます
• 手作業による入力漏れや内容の誤りをなくし、Salesforceに登録される活動情報の正確性を向上させます

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとSalesforceをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、Outlookの予定の件名や本文から取引先名などの情報を抽出します
4. 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに該当の取引先を検索します
5. 最後に、オペレーションでSalesforceの「取引先オブジェクトに活動履歴を登録」アクションを設定し、該当の取引先に活動情報を登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookの予定情報からどの情報（件名、本文、参加者など）を抽出するかは任意で設定が可能です
• Salesforceに登録する活動履歴の内容（件名、活動日、ステータスなど）は、Outlookから取得した情報や固定のテキストを組み合わせて自由に設定できます

■注意事項‍

• OutlookとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。