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「受け付けた面談希望日時を、手作業でGoogleカレンダーに登録するのが面倒…」
「締め切りをGoogleカレンダーに転記し忘れて、対応が遅れてしまった…」
このように、様々なツールとGoogleカレンダーの間で発生する手作業の予定登録に手間やリスクを感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">受け付けた回答内容をもとにGoogleカレンダーへ自動で予定を作成したり、登録されたタスクの期日を自動でGoogleカレンダーに反映させたりできる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されますね。
また、予定の登録漏れやダブルブッキングといったミスを防ぎ、より重要な業務に集中する時間を生み出せるかもしれません！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。
手間や時間もかからないので、ぜひ導入してスケジュール管理をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Googleカレンダーに自動で予定を作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールを起点としてGoogleカレンダーへの予定作成を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
手作業による転記の手間や登録ミスをなくし、効率的なスケジュール管理を実現できるでしょう。気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどのフォームサービスで回答が送信されたことをトリガーにして、回答内容に含まれる日時や氏名などの情報をもとにGoogleカレンダーへ自動で予定を作成する</span>フローです。
面談やイベントの予約受付といった業務を効率化し、手作業による登録ミスを防ぎます。
<span class="mark-yellow">Asanaなどのタスク管理ツールで新しいタスクが作成された際、そのタスク名や期日といった情報をGoogleカレンダーに自動で登録する</span>フローです。
タスクの締め切りをカレンダー上で一元管理し、対応漏れを防ぐのに役立ちます。
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールで特定のキーワードを含むメッセージが投稿された際、そのメッセージ内容からGoogleカレンダーの予定を自動で作成する</span>フローです。
チャットでのやり取りから発生した会議や打ち合わせの予定を、手間なくカレンダーに反映させることができます。
それではここから代表的な例として、Googleフォームから回答が送信されたら、Googleカレンダーを作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／Googleカレンダー
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
右上の検索窓からGoogleフォームを検索しましょう。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGoogleフォームのマイアプリ連携が完了します。
Googleフォームと同じ手順で進め、ログイン後の画面で全てのチェックボックスにチェックを入れて「続行」をクリックしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
準備として、テスト用の予約フォームを作成して自分で回答しておきましょう。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「予約フォームの回答が送信されたら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま「次へ」をクリック。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、テキストボックス下部の説明を参考にフォームIDを入力してテストしてください。
Googleフォームは自身で回答を追加する必要があります。
「+ 取得する値を追加」から以下の赤枠の項目を追加しました！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
先ほど取得したGoogleフォームの回答内容をもとに、Googleカレンダーに予定を登録します。
「予定を作成」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「予定を作成」のまま「次へ」をクリック。
API接続設定に移るので、まずカレンダーIDを候補から選択してください。
次に予定のタイトルを入力しましょう。
固定の文章や、Googleフォームから取得した値などの変数を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
これにより、Googleフォームの回答ごとに変わる情報をGoogleカレンダーへ動的に反映できます。
続けて、予定の開始日時・終了日時にそれぞれ日付と時間のアウトプットを設定してください。
この時、テキストボックス下部の説明通り日付と時間の間に「T」と入力しましょう。
任意で予定の説明を加えることも可能です。
参加者の欄には取得した値から「メールアドレス」を設定したり、固定のアドレスを直接入力したりできます。
予定を共有する相手に合わせて必要であれば指定してください。
ただし、固定値で入力した箇所は今後追加されるすべての予定に反映されます。
主催者以外の参加者が予定を変更できるかどうか・タイムゾーンも設定可能です。
最後に、場所・公開するか否か・デフォルトリマインダー設定をするか否かをそれぞれ任意で設定しましょう。
デフォルトリマインダー設定を適用しない場合はカスタムリマインダーの設定もできます。
※デフォルトリマインダー設定を適用する場合はカスタムリマインダーは設定できません。
両方設定するとエラーとなってしまうのでご注意ください。
設定が全て完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。
Googleフォームの回答内容をもとに予定が作成されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Googleフォームから回答が送信されたら、Googleカレンダーを作成する方法でした！
予定作成をトリガーに、ドキュメントに自動で追加したり、会議を作成してURLを予定に反映したりできます。
また、予定が更新された際にチャットツールに通知することも可能です。
チーム内の情報共有とタスク管理を効率化します。
Googleカレンダーへの予定登録を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報の転記作業が不要になり、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを削減できます。</span>
これによりスケジュール管理の精度が向上し、ダブルブッキングなどのトラブルを未然に防ぐことができますね。その結果、安心して本来のコア業務に集中する環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：繰り返し（毎週、毎月など）の予定も自動で設定できますか？
A：はい、できます。
その場合はGoogleフォームのトリガーを削除し、代わりにスケジュールトリガーを使用してください。
Q：Google MeetのURLも自動で発行・記載できますか？
A：可能です。
トリガー下の+マークをクリックし、Google Meetの「会議スペースを作成」アクションを追加して設定してください。
そこで発行した「会議URL」をGoogleカレンダーの「場所」の欄に設定することで予定に記載できます。
Q：Googleフォーム以外のフォームツールでも連携できますか？
A：はい、できます。
下記の手順でGoogleフォームのトリガーを削除し、TypeformやJotformなど普段お使いのツールをトリガーとして設定してください。
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