「毎日大量に届く問い合わせメールへの返信に追われて、他の業務が進まない…」
「不在時の定型的な自動返信だけでなく、メールの内容に応じた返信を自動化できないか…」
このように、日々のメール対応業務に多くの時間を費やし、非効率だと感じていませんか？
もし、受信したメールの内容をAIが自動で解析し、問い合わせ内容に応じた適切な回答文を生成して自動で返信する仕組みがあれば、こうした手作業による返信業務の負担から解放されます。
顧客対応の質を落とすことなく、より重要なコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定でき手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookで受信したメールに自動で返信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Outlookで受信した内容をAIで解析して回答を生成し、自動返信する
試してみる
■概要
「Outlookで受信した内容をAIで解析して回答を生成し、自動返信する」ワークフローは、メール対応の効率化を実現する業務ワークフローです。このワークフローを活用することで、Outlookで受信したメールをAIが自動で解析し、適切な回答を生成します。その回答を自動的に返信することで、メール対応のプロセスを効率化できます。これにより、迅速な対応と業務のスムーズな進行が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・多数のメールを日常的に処理しているカスタマーサポート担当者の方
・メール対応にかかる時間を削減したいビジネスパーソンの方
・AIを活用して業務の自動化を図りたい企業のIT担当者の方
・Outlookを利用しているが、メール管理に課題を感じている方
・メールの自動返信システムを導入して、業務効率化を目指している経営者の方
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信したメールにAIで自動返信を作成するフローを作ってみよう
それではここから、Outlookで受信したメールの内容をAIで解析し、自動で返信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Outlookのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Outlookのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Outlookで受信した内容をAIで解析して回答を生成し、自動返信する
試してみる
■概要
「Outlookで受信した内容をAIで解析して回答を生成し、自動返信する」ワークフローは、メール対応の効率化を実現する業務ワークフローです。このワークフローを活用することで、Outlookで受信したメールをAIが自動で解析し、適切な回答を生成します。その回答を自動的に返信することで、メール対応のプロセスを効率化できます。これにより、迅速な対応と業務のスムーズな進行が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・多数のメールを日常的に処理しているカスタマーサポート担当者の方
・メール対応にかかる時間を削減したいビジネスパーソンの方
・AIを活用して業務の自動化を図りたい企業のIT担当者の方
・Outlookを利用しているが、メール管理に課題を感じている方
・メールの自動返信システムを導入して、業務効率化を目指している経営者の方
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：OutlookとYoomをマイアプリ連携
まずはじめに、YoomとOutlookを連携して、操作が行えるように設定します。
マイアプリ連携の設定方法については、以下のナビをぜひご覧ください！
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Outlookで受信した内容をAIで解析して回答を生成し、自動返信する
試してみる
■概要
「Outlookで受信した内容をAIで解析して回答を生成し、自動返信する」ワークフローは、メール対応の効率化を実現する業務ワークフローです。このワークフローを活用することで、Outlookで受信したメールをAIが自動で解析し、適切な回答を生成します。その回答を自動的に返信することで、メール対応のプロセスを効率化できます。これにより、迅速な対応と業務のスムーズな進行が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・多数のメールを日常的に処理しているカスタマーサポート担当者の方
・メール対応にかかる時間を削減したいビジネスパーソンの方
・AIを活用して業務の自動化を図りたい企業のIT担当者の方
・Outlookを利用しているが、メール管理に課題を感じている方
・メールの自動返信システムを導入して、業務効率化を目指している経営者の方
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：Outlookのトリガー設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Outlookと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。
- ご利用プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「メールフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
フローボットを起動するための「キーワード」を設定してください。
ここで指定したキーワードを含む件名のメールを受信した際に、フローボットが起動します。
今回のテストでは【問い合わせ】というキーワードを設定しました。
次に、テストを行うので設定したメールフォルダにテストメールを送信しましょう。
メールの内容は架空の情報でOKですが、必ず指定したキーワードを件名に入力してください。
送信が完了したらYoomに戻り「テスト」を実行しましょう。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
メールの内容が反映していればOKです。
「完了」を押して次に進みましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：AI機能でテキストを生成する
「テキストを生成」を、クリックしてください。
デフォルトで「テキストを生成｜500文字以内（3タスク）」 が、設定されています。
指示可能なプロンプトの文字数によって消費タスク数が変動するので、変更したい場合は「変更」から選択可能です。
「プロンプト」では、AIへの指示内容を自由に入力できます。
取得した値を引用することで、トリガーが実行されるたびに最新の値が反映されます。
また、入力欄にはデフォルトで指示文の例が入っていますが、そのまま利用しても、必要に応じて任意の指示に変更しても問題ありません。
言語は変更があれば設定し、「テスト」を実行しましょう。
テストに成功すると、返信文が出力されます。
内容を確認し「完了」を押してください。
ステップ5：メールを返信する設定
生成された返信文を自動で送信する設定を行います。
「メールを送る」を、クリックしてください。
再度、Outlookと連携するアカウントに間違いがないかを確認しましょう。
「To」は、取得した値を引用し返信するメールアドレスを設定してください。
「CC」や「BCC」も任意で設定できます。
なお、最後にメール送信テストを行うので、受信可能なアドレスを入力しておきましょう。
「件名」と「本文」は、取得した値や日付を引用し設定できます。
本文にはAIで生成された返信文を設定しましょう。
入力が完了したら「次へ」を押してください。
入力した内容が表示されます。
内容に誤りがないか確認し、問題なければ「テスト」を押してください。
テストに成功すると、指定したメールアドレス宛にメールが届くので確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、Outlookで受信したメールの内容をAIで解析し、自動で返信するフローの連携手順になります！
Outlookを使った自動化例
メール受信やカレンダー更新をトリガーに、タスク管理ツールにタスクを自動作成したり、チャットツールへ通知します。
また、メール内容をAIで要約してチャットに送信、受信内容を他社メールに転送も可能。
外部ツールからの通知や自動返信にも対応し、手動での転記や二重対応の手間を削減します。
Bubbleに登録された情報をOutlookに通知する
試してみる
■概要
「Bubbleに登録された情報をOutlookに通知する」ワークフローは、Bubbleでデータが登録された際に、自動的にOutlookへ通知を送信する業務ワークフローです。Bubbleを活用していると、さまざまなデータが日々追加・更新されますが、それらの情報をチーム全体で迅速に共有するのは容易ではありません。そこで、このワークフローを利用すれば、Bubbleに新しい情報が登録された瞬間にOutlookに通知が届くため、情報共有がスムーズになり、業務効率の向上が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Bubbleを利用しており、データ登録時にチームへ即時通知を送りたい方
・Outlookを日常的に使用していて、通知機能を活用したいビジネスパーソン
・手動での情報共有に手間を感じている業務担当者
・情報共有の自動化を検討し、効率化を図りたいプロジェクトマネージャー
・チーム内での迅速なコミュニケーションを重視する方
■注意事項
・Bubble、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google Meetで会議終了後、録画URLをOutookに送信する
試してみる
■概要
「Google Meetで会議終了後、録画URLをOutlookに送信する」ワークフローは、会議の録画URLを自動でOutlookに送信する仕組みです。
これにより、会議終了後すぐに録画へのアクセスを関係者に通知でき、共有作業が効率的に行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Meetを使って定期的に会議を開催しており、会議後の録画データの共有を簡単に行いたい会議の主催者の方
会議録画のリンクを手動で送信しており、その作業を効率化したいと考えているプロジェクトマネージャーやオフィスマネージャーの方
会議終了後に録画リンクを参加者に通知したいと考えているIT担当者や運営チームの方
Outlookでのメール管理をメインにしており、会議録画のリンクを自動で送信したいと感じている業務担当者の方
■注意事項
・Google Meet、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookでカレンダーのイベントが更新されたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
「Outlookでカレンダーのイベントが更新されたら、Slackに通知する」ワークフローは、予定の変更を素早く通知できます。
予定が変更されても迅速に把握できるため、適切な対応をとりやすくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを利用してスケジュール管理を行っている方
・カレンダーのイベントが頻繁に変更される職場で働いている方
・会議やイベントの変更を迅速に把握して、業務に役立てたい方
・コミュニケーションツールとしてSlackを利用している方
・Slackを日常的に使っていて、スケジュールの変更をすぐに把握したい方
■注意事項
・OutlookとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、TickTickにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Outlookで特定の件名のメールを受信したら、TickTickにタスクを作成する」フローは、メール管理とタスク管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
手動でのタスク登録が不要になるため、業務の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信するメールを効率的にタスク管理したいビジネスパーソン
・TickTickを活用してプロジェクトや日々のタスクを整理したい方
・メールからタスクへの手動移行に時間を取られている方
・業務フローの自動化を通じて生産性向上を目指す企業の担当者
・OutlookとTickTickの連携を簡単に実現したい方
■注意事項
・Outlook、TickTickのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookにメールが届いたら、Gmailでメール本文を送信する
試してみる
Outlookに新しいメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信するフローです。
Outlookにメールが届いたら、要約してMicrosoft Teamsに送信する
試してみる
Outlookに新しいメールを受信したらその本文の内容をChatGPTで要約して、要約した文面をMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加する
試してみる
Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローボットです。Asanaでメール対応のタスク管理を行う場合などにご利用ください。
kintoneにレコードが登録されたらOutlookに送信する
試してみる
kintoneに新規のレコードが登録されたら、Outlookに送信するフローです。
Outlookの受信内容からTrelloにカードを作成する
試してみる
■概要
「Outlookの受信内容からTrelloにカードを作成する」フローは、メール管理とタスク整理をスムーズに行う業務ワークフローです。
重要なメールを自動的にTrelloに転送することで、見逃しや漏れを防ぎ、チームでのタスク共有が簡単になります。
日々のメール対応に追われている方に最適な連携方法です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に使用し、重要な情報を見逃さないように管理したいビジネスユーザーの方
・Trelloでプロジェクト管理を行っており、メールからタスクを自動で登録したいチームリーダーの方
・メール対応とタスク管理を効率化し、作業の重複を避けたい営業担当者の方
・複数のプロジェクトを同時に進行しているため、メール内容を迅速にタスク化したい方
■注意事項
・Outlook、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Wixでフォームが送信されたら自動でOutlookからメールを返信する
試してみる
■概要
Wixで作成したWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、一件ずつOutlookを開いて手動で返信メールを作成・送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
対応が遅れたり、送信ミスが発生したりするリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Wixフォームへの送信をきっかけに、Outlookから設定した内容のメールを自動で送信できるため、確実な一次対応を実現し、顧客満足度の向上に繋げられます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Wixでサイトを運営し、フォームからの問い合わせ対応に時間を要している方
・Outlookを使った手動での定型メール返信に非効率を感じている担当者の方
・フォームからのリードに対して、一次対応を自動化したいと考えている方
■注意事項
・ Wix、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・WixのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
Microsoftのメール（Outlook）での返信作業をAIと連携して自動化することで、これまで手作業で行っていた問い合わせ対応などの定型的な返信業務から解放され、ヒューマンエラーを防ぎつつ、迅速で質の高い顧客対応を実現できます。
これにより、担当者は日々追われていた単純作業の時間を削減し、より創造的で重要な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：AIが生成する返信文の精度を上げるには？
A：
質の高い返信を得るには、以下のようなコツが挙げられます。
- 最初に目的を明確に伝える（何をしたいのか・どのような返信が理想かを指定する）
- 入力データの形式を揃える、または使用するパターンを明示する（AIが判断しやすくなり、誤解や抜け漏れを防ぎます）
Q：件名以外の条件で自動返信を起動できますか？
A：
はい、可能です。
今回は「件名に特定のキーワードを含む」場合をトリガーとしましたが、「本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら」やキーワードに関係なく「メールを受信したら」をトリガーとすることもできます。
Q：この自動化で消費するYoomのタスク数はどれくらいですか？
A：
今回のフローの場合、
- テキストを生成する(最低3タスク)
- メールを送る(1タスク)
の最低4タスク消費となります。
AIを使用した「テキストの生成」は指示可能なプロンプトの文字数によって消費タスク数が変動するのでご注意ください。
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