■概要
日々の業務で受信する大量の問い合わせメールに対し、一つひとつ手作業で返信するのは時間と手間がかかるのではないでしょうか。特に定型的な内容のメール対応に追われ、本来注力すべき業務に時間を割けないこともあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した特定のメール内容をAIが自動で解析し、返信文を生成して送信するため、メール対応業務の負担を軽減し、業務効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでの定型的なメール返信作業に多くの時間を費やしている方
- AIを活用して、顧客からの問い合わせ対応を効率化したいと考えている方
- メールの返信漏れや対応の遅延といったヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで特定のメールを受信すると、AIによる返信文の生成から送信までが自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 定型的な返信業務を自動化することで、対応漏れや返信内容の誤りといった人為的なミスの発生リスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、受信したメールの内容を元に返信文を生成するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、AIが生成したテキストを本文に含めて自動で返信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動するメールの件名に含まれるキーワードや対象のメールフォルダID、フローの起動間隔を任意で設定してください。
- AI機能の「テキストを生成する」では、受信したメールの本文などのアウトプットを活用して、より精度の高い返信文を生成するためのプロンプトを自由に設計できます。
- Outlookでメールを送信するアクションでは、件名や本文の内容を自由に設定できます。AIが生成したテキストなどのアウトプットを活用して設定してください。
■注意事項
- OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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