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■概要
freee会計に登録されているユーザーの棚卸しや管理は定期的に発生する業務ですが、手作業での確認や共有に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでfreee会計からユーザー一覧を自動取得し、その結果をMicrosoft Teamsへ通知できるため、こうした管理業務を効率化し、より重要な業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
「freee会計のユーザー一覧、定期的に確認する必要があるけど、毎回手動で取得するのは面倒だな…」
「他の業務に追われて、ついユーザー情報の確認を忘れてしまうことがある…」
このように、freee会計のユーザー管理に関する手作業に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、指定した日時にfreee会計からユーザー一覧を自動で取得し、関係者に共有まで完了する仕組みがあれば、こうした手作業の手間や確認漏れがなくなり、セキュリティ管理やライセンス管理といった、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはfreee会計のユーザー一覧を自動で取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
freee会計に登録されているユーザーの棚卸しや管理は定期的に発生する業務ですが、手作業での確認や共有に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでfreee会計からユーザー一覧を自動取得し、その結果をMicrosoft Teamsへ通知できるため、こうした管理業務を効率化し、より重要な業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
それでは例として、指定した日時にfreee会計からユーザー一覧を取得し、Microsoft Teamsに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[freee会計]
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
freee会計に登録されているユーザーの棚卸しや管理は定期的に発生する業務ですが、手作業での確認や共有に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでfreee会計からユーザー一覧を自動取得し、その結果をMicrosoft Teamsへ通知できるため、こうした管理業務を効率化し、より重要な業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
freee会計とYoomのマイアプリ登録
マイアプリから「新規接続」を押した後、freee会計を検索し、クリックしてください。
以下の画面を下にスクロールし、「許可する」をクリックします。
これでアプリ登録は完了です！
Microsoft TeamsとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
freee会計に登録されているユーザーの棚卸しや管理は定期的に発生する業務ですが、手作業での確認や共有に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでfreee会計からユーザー一覧を自動取得し、その結果をMicrosoft Teamsへ通知できるため、こうした管理業務を効率化し、より重要な業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
はじめに1つ目の工程をクリックします。
指定したスケジュールになったらフローボットが起動する設定を行いましょう。
今回は、毎月1日の9時にフローボットが起動するように設定しました。
詳しくは以下のヘルプページもご参照ください。
スケジュールトリガーの設定方法
設定したら「完了」をクリックします。
次に2つ目の工程をクリックします。
ここでは、freee会計から事業所に所属するユーザー一覧を取得する設定を行いましょう。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
事業所IDのフィールドをクリックすると、候補が出てくるので選択しましょう。
選択したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
確認し、「完了」をクリックしましょう。
次に3つ目の工程をクリックします。
ここでは前項で取得した値からAIでテキストを生成する設定をしていきますよ！
指示可能なプロンプトの文字数によって消費するタスク数が異なります。
適切なものを選択しましょう。
「テキストを生成する」の設定方法
プロンプトには、前項で取得した値から「ユーザーIDのリスト」「メールアドレスのリスト」「表示名のリスト」を選択し、この情報をユーザーごとにまとめるように指示しました。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されますよ。
入力したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下のようにテキストが生成されていますね！
確認し「完了」をクリックしましょう。
次に4つ目の工程をクリックします。
ここではMicrosoft Teamsのチャンネルにメッセージを送る設定をしていきますよ！
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
連携するチームIDとチャンネルIDを候補から選択します。
メッセージには、定型文と前項で取得した値から「生成結果」を選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動する度に新しい値を反映することができます。
なお、定型文や取得した値は自由にカスタマイズできるのでお試しください。
入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、以下のように表示され、Microsoft Teamsにはメッセージが作成されていますね！
確認し「完了」をクリックしましょう。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
指定した日時にfreee会計からユーザー一覧を取得し、Microsoft Teamsに自動で通知する方法は以上です。
Yoomでは、freee会計を活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、freee会計に関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Googleフォーム、kintone、Yoomなどの外部サービスからfreee会計へ取引先や売上データを自動登録し、請求書発行から経費精算の承認通知までを一括管理するテンプレート集です。
手作業による転記作業や申請漏れをゼロにし、経理・バックオフィス業務の劇的なスピードアップを実現します。
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、freee会計に取引先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートで取引先情報を管理している方
・取引先情報の追加をしているバックオフィス業務の担当者
・顧客リストを管理する営業担当者
2.業務でfreee会計を使用している方
・freee会計への取引先の登録を手動で行っている方
・Google スプレッドシートとfreee会計を連携して業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはデータ管理に役立つツールで、共同編集にも適しています。
しかし、Google スプレッドシートに追加した取引先をfreee会計にも登録する場合、誤入力や入力漏れといったミスが発生する可能性があります。
freee会計への取引先の登録を自動化したい方に、このテンプレートは適しています。
Google スプレッドシートで取引先が追加されるとfreee会計にも自動で登録されるため、手動による作業を効率化することが可能です。
また、ツール間のデータの一貫性が保てるため、常に最新の情報を確認することができ、スピーディーに業務を進めることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Googleフォームで収集した新しい取引先の情報を、都度freee会計に手入力するのは手間がかかり入力ミスも心配ではないでしょうか？特に多くの情報を扱う場合、その作業は負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、それを基にfreee会計に取引先が自動で作成されるため、これらの課題を解消して業務をより円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、登録されたレコードの情報を取得してfreee会計に取引先を登録するフローボットです。
kintoneで管理している企業情報とfreee会計を連携する際にご利用ください。
■注意事項
・kintone、freee会計それぞれとYoomを連携してください。
・freeeに同一の取引先名が登録されている場合、エラーになるためご注意ください。
■概要
Stripeで支払いが作成されたら、freee会計に自動的に売上取引を登録します。
freee会計の取引は未決済取引として登録されます。
Stripeの顧客がfreee会計に登録されていない場合、新たにfreee会計に取引先として登録します。
■注意事項
・Stripe、freee会計それぞれとYoomを連携してください。
・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
◼️概要
Yoomデータベースに登録された請求情報を使用して、freeeで請求書を作成できます。
作成された請求書はfreee内で確認が可能です。
◼️設定方法
1.freeeとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.「データベースから対象のレコードを選択する」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。
3.freeeの「取引先を検索」というオペレーションで、Yoomデータベースから取得した情報をもとに設定を実施してください。
4.freeeの「請求書を作成」というオペレーションで、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、請求書の情報（品目、数量、単価など）を設定してください。
5.該当のデータベースからチェックボックスなどで任意のレコードを指定してフローボットを起動すると、見積書がfreeeに作成されます。
◼️注意事項
・freee会計アカウントとの連携設定が必要です。
・freeeのオペレーションで「勘定科目ID」や「事業所ID」などの設定情報を任意の値に変更してご利用ください。
・Yoomで請求情報を管理するデータベースを作成してご利用ください。
■概要
Yoomデータベースから、freeeに取引先を新たに登録します。
■設定方法
・freeeとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・Yoomデータベースから「データベースから対象のレコードを選択する」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。
・freeeの「取引先を作成」というオペレーションで、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、取引先名、メールアドレス、電話番号、住所などの情報を設定してください。
・該当のデータベースからチェックボックスなどで任意のレコードを指定して、フローボットを起動してください。
・取引先がfreeeに登録されます。
■注意事項
・freee会計アカウントとの連携設定が必要です。
・freeeのオペレーションの設定情報を任意の値に変更してご利用ください。
■概要
freeeの経費申請が承認されたら、申請内容の情報を取得し、Microsoft Teamsの特定チャネルに通知するフローボットです。
Microsoft Teamsへの通知内容や通知先のチャネルは自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・freee会計、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・各種申請や支払依頼で利用する場合、設定内容を変更する必要があります。
・代理承認の場合、トリガーが発火しないためご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
freeeの経費申請が承認されたら、申請内容の情報を取得し、Slackの特定チャンネルに通知するフローボットです。
Slackへの通知内容や通知先のチャンネルは自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・freee会計、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・各種申請や支払依頼で利用する場合、設定内容を変更する必要があります。
・代理承認の場合、トリガーが発火しないためご注意ください。
■概要
freee会計で経費申請が承認されたら、Google Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee会計を業務で活用している方
・プロジェクトの経費管理をしているプロジェクトマネージャー
・部署ごとの経費を管理している方
2.Google Chatを使って業務をこなしている方
・効率的なコミュニケーションを取るためにGoogle Chatを使用している方
・プロジェクトのコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを使用している方
■このテンプレートを使うメリット
freee会計は経費に関わる情報を一元管理できることがメリットです。
しかし、経費申請を出しても承認状況を都度freee会計で確認する必要があるため、リアルタイムでの把握ができません。
経費申請における承認状況をリアルタイムで確認したい方に、このテンプレートは適しています。
経費申請が承認されたらGoogle Chatに自動で通知されるため、リアルタイムで承認状況を確認でき、後続業務を円滑に進めることができます。
■注意事項
・freee会計、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
■概要
freee会計に新しい経費申請が作成されたら、Gmailに申請内容を送信するフローです。
freee会計とGmailを連携することで、手動で経費申請の内容をGmailに送信する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
■注意事項
・freee会計、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
freee会計のユーザー一覧取得を自動化することで、これまで手作業で行っていた定期的な確認作業の手間を削減し、確認漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、管理担当者は常に最新のユーザー情報を正確に把握でき、セキュリティ管理やライセンス管理といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：取得できるユーザー情報の項目は？
A：「ユーザーIDのリスト」「メールアドレスのリスト」「表示名のリスト」「名（カナ）のリスト」「姓（カナ）のリスト」「名のリスト」「姓のリスト」が取得されます。
Q：自動取得に失敗した場合、どうなりますか？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばチャットツールなどに自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから再連携を試み、上書きすることで復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：Teams以外のツール（Slackやメール）にも通知できますか？
A：可能です。Slackやその他のメールツールと連携して通知することも可能です。
その場合は、4つ目のアクションを削除し、連携したいツールとアプリ連携し、アクションを追加してお試しください。
連携できるアプリの詳細は連携可能なアプリからご確認ください。
