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「SmartHRに登録されている事業所情報を、他の管理表に手作業で転記するのに時間がかかっている…」
「情報の更新があるたびに手動で修正するのが面倒で、ヒューマンエラーも心配…」
このように、SmartHRの事業所情報の管理に手間や課題を感じていませんか？
もし、SmartHRから事業所情報を定期的に自動で取得し、スプレッドシートなどに自動で同期できる仕組みがあれば、こうした日々の面倒な作業から解放され、常に最新の情報をミスなく管理できるようになり、より重要な業務に集中できるかもしれません！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできて手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはSmartHRから事業所情報を自動で取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
SmartHRに登録されている事業所情報を管理するために、定期的に情報を取得してGoogle スプレッドシートなどに転記する作業は手間がかかるものです。また、手作業による転記は入力ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、SmartHRから事業所情報を定期的に自動で取得し、Google スプレッドシートに同期できるため、こうした手作業による課題を解消し、常に最新の情報を一元管理することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、SmartHRの事業所情報を定期的に取得し、Google スプレッドシートに自動で同期するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：SmartHR
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
SmartHRに登録されている事業所情報を管理するために、定期的に情報を取得してGoogle スプレッドシートなどに転記する作業は手間がかかるものです。また、手作業による転記は入力ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、SmartHRから事業所情報を定期的に自動で取得し、Google スプレッドシートに同期できるため、こうした手作業による課題を解消し、常に最新の情報を一元管理することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【SmartHRのマイアプリ連携】
検索窓にSmartHRと入力し、選択します。
以下の画面が表示されたら、「アカウント名」と「アクセストークン」を設定しましょう。
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
SmartHRに登録されている事業所情報を管理するために、定期的に情報を取得してGoogle スプレッドシートなどに転記する作業は手間がかかるものです。また、手作業による転記は入力ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、SmartHRから事業所情報を定期的に自動で取得し、Google スプレッドシートに同期できるため、こうした手作業による課題を解消し、常に最新の情報を一元管理することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です。
ここから「SmartHRの事業所情報をGoogle スプレッドシートに自動同期する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
まずは、スケジュールトリガーの「タイトル」を設定します。
元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOKです！
続いて、「スケジュール設定」でフローボットを起動したい日付や時刻を設定しましょう。
今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
入力する際は入力欄下の注釈を参照してください。
最後に「保存する」をクリックしましょう！
最後の設定です！
ここでは、SmartHRの事業所情報を取得する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
以下の内容を確認し、次に進みましょう！
次の画面で「テナントID」を設定しましょう！入力欄下の注釈を参照して設定してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功したら取得した値を確認します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
確認後、「保存する」をクリックして次のステップに進みましょう！
最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう！
次の画面で、連携するアカウント情報が正しいかを確認しましょう。
タイトルや実行アクションは変更せず、画面を下にスクロールしましょう！
次の画面で、SmartHRの同期先となるスプレッドシートIDとシート名を設定していきます！
ここでは、入力欄下の部分を参照して記入しましょう。
「スプレッドシートID」や「タブ名」は入力欄をクリックして表示される候補から選択することも可能です。
注意点として、ヘッダがテーブル範囲内に含まれている必要があります。
設定後、「次へ」のボタンをクリックしてください。
※今回はテスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は「A1:C」になります。
続いて、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
まずは、「更新したいレコードの条件」を設定しましょう。
入力欄をクリックすると、先ほど取得した値が表示されます。
今回は、事業所IDが更新先シートの「事業所ID」に指定した「事業所ID」が入力されていたら、レコードを更新するように設定しました。
条件の変更や追加は自由なので、運用に合わせて設定してください！
続いて、「更新後のレコードの値」を設定します。
入力欄をクリックして表示される取得した値を引用して、各項目を設定していきましょう！
今回は以下のように設定をしました。
設定後、「テスト」をクリックします。
取得した値が表示されたら、Google スプレッドシートの画面に移り、レコードが追加されているか確認をしてみましょう。
無事に更新されましたね。
最後に「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です。ここまでお疲れ様でした！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
従業員情報が登録・更新されたら、データベースなどへ自動転記したり、チャットツールへ通知します。
逆に、他ツールからの情報をトリガーに従業員情報を登録したり更新します。
手動でのデータ入力がなくなり、情報連携の正確性と従業員ライフサイクルの管理効率が向上します。
■概要
Airtableで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でAirtableを利用する方
・従業員情報をAirtableのデータベースで管理している方
・AirtableのデータをSmartHRにも連携している方
2.管理業務でSmartHRを活用している方
・SmartHRで従業員情報の一元管理をしている方
・AirtableとSmartHRを連携して業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは人事労務の業務を効率化できるクラウド型のプラットフォームです。
しかし、Airtableのデータベースで管理している従業員情報をSmartHRにも反映する必要がある場合、手動による転記作業は時間がかかります。
このテンプレートは、Airtableで従業員情報が登録されると自動でSmartHRにも追加できるため、手動作業を軽減することができます。
SmartHRへの従業員情報の追加作業が効率化されるため、誤入力や追加漏れといったヒューマンエラーの防止をすることが可能です。
このフローの後に、チャットツールと連携することで従業員情報の追加をメンバー間で共有できるため、管理業務をスムーズに進めることができます。
■注意事項
・Airtable、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
採用担当者や関連部署から新しい従業員の情報がメールで届くたびに、その内容を確認しながら手作業で従業員情報を登録する業務は、手間がかかり入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけでAIがメール本文から必要な情報を自動で読み取り、SmartHRに従業員情報として登録できます。こうした定型業務を自動化することで、人事労務担当者の負担を軽減できるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
SPIRALで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でSPIRALを利用する方
・SPIRALで従業員情報を管理している方
・従業員情報をSmartHRにも連携している方
2.SmartHRで人事労務の業務を進めている方
・SmartHRを利用して入社手続きや書類発行を担当している方
・SmartHRへの従業員情報の登録を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRはクラウドで従業員情報の管理ができるため、メンバー間の情報共有を容易にし、人事労務の業務を効率的に進めることができます。
しかし、従業員情報の登録をSPIRALから手動でSmartHRに転記している場合、時間がかかり非効率的だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SPIRALで従業員情報が登録されると自動でSmartHRに追加できるため、登録作業にかかる時間を大幅に削減することができます。
SmartHRへの従業員情報の登録がシームレスに行われるため、登録後に発生する作業をスピーディーに進めることが可能です。
また、ツール間のデータの整合性が常に保たれるため、管理業務も楽になります。
■注意事項
・SPIRAL、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
SmartHRで従業員が削除されたらMicrosoft Entra IDからユーザーを削除するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の管理や削除を頻繁に行う必要がある方
2.ユーザー管理作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.SmartHRとMicrosoft Entra IDを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・自動化されたフローにより、手作業でのユーザー削除手続きを省力化し、IT部門や人事部門の負担を軽減します。
・自動化により、ヒューマンエラーによるミスや遅延を防ぎ、企業のリソースを最適化します。
■注意事項
・SmartHR、Microsoft Entra IDそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Entra IDはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
SmartHRで従業員が削除されたらZoomでユーザーを削除するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで従業員情報の管理を行っている人事担当者
・従業員の入退社情報を管理しているが、退社した従業員のZoomアカウントを手動で削除するのが手間と感じている方
・人事情報と連携して効率的にアカウント管理を行いたいと考える方
2.Zoomを利用して会議を行うことが多い企業
・複数のSaaSツールを日常的に使用しており、それらのツール間での手作業が多くなっていると感じている方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRで従業員が削除されたらZoomでユーザーを自動削除するフローを使うことで、管理の手間を削減できるというメリットがあります。
手動での削除作業が不要になるため、時間と労力を他の重要な業務に集中できるでしょう。
また、自動で削除されることで削除し忘れるリスクが軽減します。
これによりセキュリティリスクが軽減するため、会社の信頼性向上に寄与します。
■注意事項
・SmartHRとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたらMicrosoft Excelの従業員管理表にも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで労務管理をしている方
・入退社関連の手続きを行う方
・従業員の情報を蓄積している方
2.Microsoft Excelを使ってデータを整理している方
・従業員の一覧表を作成している方
・従業員に関する資料を情報と同時にシート上で管理し業務に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員の情報を本人に登録依頼できるため、労務管理を効率化できるツールです。
さらにMicrosoft Excelを併用することで集計や分析業務を効率化できます。
しかし、SmartHRで登録された従業員情報を手作業でMicrosoft Excelに入力するのは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
入力作業に手間と時間をかけたくないと考える方に、このフローは適しています。
このテンプレートを活用すると、SmartHRで従業員の登録後自動でMicrosoft Excelの従業員管理表に従業員を追加するため、入力ミスやデータの転記漏れを防ぎます。
また、手作業の時間を省くことで、チーム全体がコア業務に注力することができ、業務効率化につながります。
■注意事項
・SmartHR、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でSmartHRを利用する方
・従業員管理でSmartHRを活用している方
・各種申請の効率化でSmartHRを利用している方
2.フォルダ管理を担当している方
・従業員毎にフォルダを作成し管理している方
・Onedriveでのフォルダの作成を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
OneDriveはクラウド上でフォルダやファイルの管理ができるため、場所を問わずアクセスできるのがメリットです。
しかし、OneDriveのフォルダを従業員毎に作成・管理している場合、手動による作成作業が煩わしいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに自動で従業員毎にフォルダを作成することができるため、手動による作成作業が不要になります。
OneDriveへのフォルダの作成がシームレスに行われることで、タスクの集中を妨げることが無くなり、業務効率を向上させることが可能です。
また、フォルダの作成漏れやフォルダ名の誤りといったヒューマンエラーを防止することができます。
■注意事項
・ SmartHR、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、GoogleChatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録をGoogle Chatで関係部署や担当者に迅速に通知したい方
・従業員情報をGoogle Chatで共有し、入社手続きをスムーズに進めたい方
・手作業での通知の手間を省き、業務効率を向上させたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチームメンバーに共有し、歓迎ムードを高めたい方
・入社日に合わせたタスクやイベントのリマインダーをGoogle Chatで自動送信したい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRに従業員が登録されたら直ぐにGoogle Chatに通知が届くため、迅速な対応が可能となり情報伝達がスムーズに行くことで入社手続きの遅延を防ぎます。
・Google Chatに通知することによって、担当者はSmartHRにアクセスすることなく、新規従業員の情報をすぐに把握することができます。
・手作業でのGoogle Chatへの通知や情報共有が不要になるため、人事担当者の負担を軽減することができ、他の業務に時間を割くことができます。
・手入力による情報伝達に伴うミスを削減して、正確な情報を関連する部署に共有することができます。
■注意事項
・SmartHR、GoogleChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、ジョーシスにも自動的に従業員情報を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している企業やチーム
2.ジョーシスを利用している企業やチーム
3.人事情報とシステム連携の自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での情報入力の手間を省き、リアルタイムで正確な従業員情報がジョーシスに反映されるため、業務効率が大幅に向上します。
・従業員情報の一元管理が可能になり、人事業務やIT管理のプロセスがシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能となることで業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・SmartHR、ジョーシスそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneで従業員管理を行う方
・従業員の情報登録を行い手続きを行う方
・人事情報の可視化に活用している方
2.SmartHRで人事業務を行なっている方
・従業員の勤怠管理に使用している方
・入退社に伴う手続きを行う方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは従業員名簿として使用することで、情報の一元管理ができるツールです。
さらにSmartHRで勤怠管理や手続きを行うことで、業務進行を円滑にします。
しかし、kintoneの従業員情報を再度手入力でSmartHRに登録するのは、業務フローの改善を阻害する可能性があります。
このフローでは、kintoneの従業員情報の登録をトリガーにして、自動でSmartHRに情報追加を行い、手入力を省きます。
これまで手入力で起きていた入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務の効率化をすることができます。
また手作業にかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体がコア業務に注力でき生産性向上に繋げることができます。
■注意事項
・kintone、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
SmartHRの事業所情報取得を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報の転記や更新作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎながら常に最新のデータを維持できます。
これにより、担当者は面倒な手作業から解放され、人事戦略の立案や制度設計といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携が失敗したらどうなりますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知されます。
エラーの対処法は以下をご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：Google スプレッドシート以外のツールにも連携できますか？
A：はい、できます！
Yoomでは様々なアプリと連携可能です。
Q：定期実行以外のタイミングで自動化できますか？
A：Yoomでは、事業所についてのトリガーは現時点でありません。
「従業員が新たに登録されたら」や「部署が登録または更新されたら」などのトリガーは利用できるので、ぜひお試しください。
