【ノーコードで実現】Asanaのデータを自動で通知する様々な方法

Asanaのデータをメールツールに自動で送信・転送する

Asanaのデータ更新を、Gmaillなどのメールアプリに送信・転送するフローです。メールで自動的に情報更新を把握できます。

Asanaのデータを自動で通知するフローを作ってみよう

それでは、実際にAsanaのデータを自動で通知するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はAsanaの特定のプロジェクトでタスクが作成されたらSlackに通知するフローボットを作成していきます！
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

• AsanaとSlackをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Asanaのトリガー設定とSlackのオペレーション設定
• トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする

ステップ1：AsanaとSlackをマイアプリ連携

AsanaとSlackをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

連携前に、Asanaにタスクを作成しましょう！
※今回は、以下画像のようなタスクを作成しました。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Asana」と入力し、検索結果からAsanaのアイコンを選択します。

2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「続行」をクリックしてください。

次の画面で、パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。

3.続いてSlackをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、Slackを検索します。
表示された画面で、URLを入力し、「続行する」をクリックしてください。

次の画面で、「許可する」をクリックしてください。

マイアプリにAsanaとSlackが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

‍

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：Asanaのトリガー設定

※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Asanaの特定のプロジェクトでタスクが作成されたらSlackに通知する」をクリックすると表示されます。

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら」をクリックしてください。

2.表示された画面で各項目を確認します。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。

3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してください。

4.「ワークスペースID」「プロジェクトID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

5.入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。

ステップ4：Slackの設定

1.アプリと連携する「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「投稿先のチャンネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

「メッセージ」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

※設定が完了すると、以下画像のようにSlackに通知されます。

ステップ5：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

AsanaやSlackのAPIを使ったその他の自動化例

AsanaやSlackのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

Asanaを使った自動化例

GoogleフォームやSalesforceの情報をAsanaに自動登録したり、タスク情報をGoogleスプレッドシートと同期できます。さらに、タスクの作成をトリガーにSlack通知やGitHub Issueの自動作成も可能です。

終わりに

いかがでしたか？Asanaと他のアプリを連携すれば、「タスクの進捗を見逃したくない」「チーム内での情報共有をもっとスムーズにしたい」「確認作業の手間を減らしたい」といった日常の業務課題を解決できるのではないでしょうか。タスク作成をトリガーに他のアプリへ自動通知することで、情報の抜け漏れを防ぎながら、チーム全体の動きが可視化され、より効率的なコミュニケーションが実現できます。

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